Quelle est la meilleure solution pour l'archivage de documents?

Je recherche un utilitaire qui m'aide (ainsi que mes collègues) à archiver des documents de manière systématique (comme Zeitgeist mais permanent).

L'utilitaire doit nettoyer les anciens documents des bureaux et les stocker sur un serveur (aussi automatique que possible et cohérent) peut-être à partir de quelques emplacements seulement (répertoire de documents)
Les documents doivent être stockés sur de grands supports bon marché pendant de nombreuses années à venir - disque dur et système de fichiers peut-être? Facile à entretenir et à gérer pour une petite organisation.
Les documents doivent être faciles à trouver et à restaurer

Une manière systématique pourrait être une structure de répertoires par année, mois, utilisateur ou utilisateur, année, mois. C'est un plus si les documents pouvaient être liés à un projet, si les documents pouvaient être recherchés et si le document pouvait également être envoyé par courrier, les discussions IM non seulement les documents traditionnels d'OpenOffice.

Des idées?

software-recommendation document-management

— Anders Wallenquist
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Je ne pense pas que ce soit lié à Ubuntu.

— chris

Il se peut que le demandeur recherche une solution d'archivage de documents basée sur Linux, en particulier Ubuntu. Il ne mentionne aucune obligation d'utiliser Windows.

— Torben Gundtofte-Bruun

C'est une question valable. Voir linuxappfinder.com/office/documentmanagement pour une liste d'outils de gestion de documents pour Linux. Une exigence qui devrait se démarquer est la capacité de comprendre des formats tels que PDF et ODT et de les indexer automatiquement, de trouver des doublons, etc.

— user4124

Eh bien, nous avons un environnement Ubuntu avec des clients et des serveurs Ubuntu, donc je pense que c'est lié à Ubuntu. Je connais plusieurs systèmes de gestion de documents traditionnels. J'ai testé Knowledgeware, Alfresco, Drupal et OpenERP. Mais aucun d'entre eux ne fonctionne sur le bureau (et archive automatiquement des documents comme Backintime, Deja-Dup, UbuntuOne, pam_csync et DropBox pour la sauvegarde et la synchronisation d'annuaire). Un DMS traditionnel pourrait être la plate-forme de stockage combinée à un client qui effectue les «nettoyages» et déplace les documents qui sont assez vieux pour être archivés vers le stockage.

— Anders Wallenquist

L'inconvénient d'un DMS comme stockage est qu'il vieillit rapidement dans la perspective des archives. DMSes est livré avec de nouvelles versions plusieurs fois au cours d'une décennie et nécessite beaucoup de travail d'amour et de migration lorsque vous comparez avec un simple système de fichiers. Peut-être qu'un serveur de fichiers + serveur d'index (par exemple Solr) et Zeitgeist sur le client devraient faire le travail?

— Anders Wallenquist

Réponses:

vous pouvez dédier un ancien PC (avec de gros nouveaux disques durs) comme serveur de sauvegarde et installer BackupPC

Aucun logiciel côté client n'est nécessaire - il suffit d'exporter via les répertoires de sauvegarde NFS sur les clients (par exemple / home / ou / home / nom d'utilisateur / bureau, etc.) ou de partager des dossiers sur les stations Windows
Une puissante interface utilisateur Web permet l'administration, la visualisation des fichiers journaux, la configuration
des extensions de fichier peuvent être définies pour inclure / exclure des fichiers
utilise rsync pour une sauvegarde rapide

séparément, vous pouvez implémenter la recherche Web sur le serveur Linux en utilisant Xapian ou Omega

— jet
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Puis-je configurer BackupPC pour déplacer des fichiers vers l'archive? Habituellement, une sauvegarde est le miroir d'un état d'un tas de fichiers. Ce que je veux, c'est le processus d'archivage de fichiers d'un certain âge vers un magasin de fichiers.

— Anders Wallenquist

Xapian / omega semble intéressant Je pense que Drupal a une API de recherche pour la recherche xapian et à facettes. J'ai googlé quelque chose sur Zeitgeist et un plugin xapian - est-ce une solution pour rechercher dans l'archive centrale de la même manière que la recherche locale est effectuée? Est-il possible de conserver les autorisations de lecture et les groupes lors de l'indexation avec Xapian? Teamgeist-extension pour Zeitgeist est-il une sorte de serveur d'index pour une entreprise?

— Anders Wallenquist

J'ai recherché sur Google la combinaison de BackupPC et Xapian et je n'ai rien trouvé. Il semble que BackupPC stocke les documents compressés, Xapian peut-il indexer ces fichiers compressés?

— Anders Wallenquist

Vous pouvez utiliser des services de cloud computing comme Dropbox ou UbuntuOne

Je vous conseille d'utiliser Dropbox, vous pouvez choisir entre un plan gratuit (2 Go + 8 par invitation d'autres personnes) ou payant (50 ou 100 Go).

Vous pouvez partager des dossiers avec un autre utilisateur Dropbox ou en lecture seule avec n'importe qui.

Et restaurer les fichiers supprimés

— Matteo Pagliazzi
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Eh bien, je suis préoccupé par la sécurité, les coûts et la capacité d'utilisation de ce type de services. Par exemple, cela signifie que tous les répertoires personnels de tous les employés sur tous les appareils doivent avoir une taille de plusieurs To. Pour des raisons de sécurité, le service cloud doit proposer un stockage chiffré. Je ne pense pas que Dropbox ou UbuntuOne puissent rivaliser avec les gros disques bon marché en termes de rentabilité. Si le disque local n'était pas un problème rsync / backup-pc, le back-in-time ou le deja-dup vers un serveur ferait l'affaire.

— Anders Wallenquist

Bien qu'il ne soit pas basé sur Ubuntu, le musée pour lequel je travaille a évalué Archivista . Il s'agit d'une suite logicielle de stockage, de catalogage et d'indexation (et, si nécessaire, de numérisation et d'OCR) de documents qui est disponible en tant que CD live (quelque peu non standard) appelé " Archivista BOX " (c'est open source), mais la société vend principalement les appareils exécutant le logiciel. Le catalogue fournit une interface Web.

Ils affirment que les formats utilisés sont entièrement ouverts, documentés et visent la longévité. Je dois ajouter que je n'ai personnellement pas évalué cela en détail, cependant.

— jstarek
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Mon allemand est un peu rouillé. Il y a un chapitre sur l'archivage archivista.ch/de/pages/produkte/dms-und-erp/… Quelle est l'idée générale des archives? Utilisent-ils un serveur d'index séparé? Si tel est le cas, existe-t-il des connexions pour rechercher des utilitaires sur la plate-forme Gnome? Il semble qu'ils convertissent les documents en pdf puis les stockent dans un serveur de fichiers (est-ce correct?)

— Anders Wallenquist

Utilisez simplement archivista.ch/en/pages/products/dms-erp.php - toutes les pages semblent également être disponibles en anglais :-) Le lien de sélection de la langue se trouve dans la boîte de menu bleue à gauche, en bas.

— jstarek