Tout d’abord, assurez-vous de transporter tous les documents pertinents, physiquement. Donc, si l'entreprise a un accord avec l'hôtel, emportez-en une copie, s'il y a un courrier électronique où elle a accepté d'accepter cette carte, imprimez-la, etc.
Cela en soi peut le résoudre dans certains cas. Un client qui dit "mon entreprise est d'accord avec l'hôtel X" n'est pas le même document qu'un document avec l'en-tête de la chaîne, envoyé par la succursale principale, indiquant X.
(En outre, cela peut aider à clarifier la position des deux, car il peut y avoir de petits caractères dans le X-with-company-Y que ni vous ni le greffier ne connaissaient)
Néanmoins, il se peut qu'ils insistent pour que l'acceptation de votre carte de crédit d'employeur soit "impossible" ou même "illégale". Faites-les documenter . Demandez-leur de vous fournir un formulaire indiquant que vous leur avez demandé d'accepter la carte 1234, selon le document XYZ, mais qu'ils ne peuvent pas le faire car <leur excuse>, il n'y a pas d'autre option que d'utiliser votre carte de crédit personnelle et qu'ils acceptent que s’il s’agit d’une erreur de leur part, ils seront responsables de tout coût supplémentaire occasionné par cela. Faites-le signer par l'employé et idéalement avec le cachet de l'hôtel.
De préférence, préparez le texte à l’avance et passez-le en revue avec votre service juridique. Préparez ce document avec le jargon juridique approprié et un espace où il peut renseigner une description du problème.
S'il est vraiment impossible de faire autrement, il ne devrait pas y avoir de problème à le reconnaître par écrit, non?
Eh bien, vous découvrirez probablement qu'avant de le faire, ils feront tout leur possible pour le faire. Ou tout à coup, il y a en fait une autre alternative.
S'ils refusent, soutenez que vous devez justifier cette irrégularité (après tout, pourquoi votre entreprise vous rembourserait-elle si elle avait déjà tout géré?). S'ils le font, donnez-leur votre carte personnelle et continuez. Plus tard au bureau, vos comptables peuvent examiner le problème énoncé et décider du meilleur plan d'action. Il est possible qu'une partie de l'accord avec l'hôtel ne soit pas claire et qu'il soit nécessaire d'ajouter des clauses supplémentaires lors de la prochaine réservation. Il est possible que l'hôtel soit en faute, auquel cas vous avez à la fois un document par lequel ils acceptent d'accepter une carte et un autre par lequel ils refusent de le faire, ce qui semble un cas assez clair pour leur demander de rembourser les taxes à votre entreprise, le coût du travail de vos comptables traitant votre remboursement, les conséquences si votre carte était compromise en raison d'une violation... Ou ils préfèrent peut-être ne pas poursuivre (encore) à ce sujet, il suffit de se plaindre auprès de la liaison avec l'hôtel qui a accepté d'accepter la carte (ce qui devrait informer l'hôtel du problème, par exemple, cela peut les inciter à enseigner à leurs employés procédure appropriée dans ces cas), ou même ne rien faire. Dans tous les cas, vous forcez l’hôtel à exprimer sa contradiction et devrait être le point de départ.