Gérer les questions techniques difficiles ou inattendues lors des réunions [clos]

Selon le projet sur lequel je travaille, il se peut que je doive assister à plus de réunions avec les parties prenantes internes ou la direction technique dans les entreprises clientes.

Au cours de ces réunions, il y aura inévitablement quelques questions qui surgiront soit:

• Vous n'avez pas de réponse à.
• Vous n'y avez pas pensé pour une raison ou une autre.
• Vous estimez être hors de propos ou totalement hors de portée de la réunion en cours.

Dans chaque cas, comment répondez-vous à ces questions? Des conseils ou des astuces pour rester autoritaire tout en restant honnête?

a) Je vais trouver la réponse à cette question auprès de la personne responsable de cette zone du projet et je vous répondrai dans les deux prochains jours

b) C'est un bon point, merci de l'avoir soulevé. Je n'ai pas pensé à cet aspect mais le ferai et vous répondrai dans les deux prochains jours

c) Que voulez-vous réellement dire à ce sujet car cela ne semble pas correspondre à ma compréhension du projet.

Bien sûr, ce ne sont que des exemples, mais si vous lisez le sens derrière ceux-ci, il s'agit de gérer leurs attentes et de les faire se sentir partie prenante du processus. Également connu pour être assertif.

Vous avez mentionné trois types de questions:

a) vous ne connaissez pas la réponse: dites-leur que je ne connais pas la réponse, mais que vous trouverez la réponse. Écrivez ensuite leur question / préoccupation et répondez-leur rapidement.

b) vous n'y avez pas pensé pour une raison ou une autre: dites-leur que c'est une idée intéressante. Ensuite, notez-le et faites un suivi rapidement.

c) vous estimez être hors de propos ou totalement hors de portée de la réunion en cours: cette réponse est plus complexe. Si cela n'est pas pertinent pour l'ensemble du projet, essayez de leur dire doucement qu'il n'est pas lié. Mais faites-le soigneusement parce que vous ne savez pas pourquoi ils en parlent. S'il était lié au projet, mais non lié à la réunion; dites-leur que vous le transmettrez à la bonne personne. Ensuite, notez-le et faites un suivi rapide.

Au fur et à mesure que vous acquérez de l'expérience dans le projet, les problèmes d'embarras iront bien. Au fur et à mesure que vous acquérez plus d'expérience au travail, vous serez mieux à même de traiter ce type de questions.

Cela arrive à tout le monde de temps en temps, quelle que soit l'expérience ou la préparation. L'honnêteté est la meilleure politique dans ces situations, ce qui signifie reconnaître que vous n'avez pas les réponses. Vous serez beaucoup plus crédible à long terme que si vous essayez de bluffer.

Questions spécifiques:

(a) Si vous ne connaissez pas la réponse, au lieu de simplement hausser les épaules, l'important est de garantir aux gens que vous comprenez ce qu'ils demandent et que vous pouvez partir et le découvrir. Vous voudrez peut-être fournir un calendrier et une idée du travail impliqué s'il est susceptible de nécessiter un levage lourd.

(b) Si vous n'y avez pas pensé, encore une fois, ça va. Comme ci-dessus, faites-le-leur savoir et revenez vers eux.

(c) Si vous pensez que les questions ne sont pas pertinentes, vous devez généralement expliquer avec tact pourquoi c'est le cas; il est tout à fait possible qu'ils ne se soient pas rendu compte que ce n'était pas pertinent. Si vous travaillez avec des professionnels, ils accepteront que cela ne soit pas pertinent si vous fournissez des preuves / raisonnements, et en vérifiant avec eux, vous pourriez bien découvrir que c'est pertinent après tout.

Les suggestions ci-dessus sont certainement excellentes et fonctionnent bien dans la plupart des contextes. Comme les autres répondants ont indiqué que cela se produira inévitablement - surtout si vous présentez des idées à des personnes intelligentes et cherchez leur critique ou leurs commentaires (par exemple, en essayant de lever des fonds pour une start-up).

Quelle que soit la façon dont vous répondez, vous souhaitez réaliser certaines choses:

• Conserver la crédibilité et l'autorité pour votre sujet / clients (cela signifie également ne pas fabriquer ou inventer des choses dont vous ne savez vraiment pas dont vous n'êtes pas sûr)
• Reconnaissez leur réponse (pour qu'ils se sentent entendus et compris)
• Gardez la présentation / réunion sur la bonne voie

Bien que les suggestions soient certainement utiles, un excellent modèle de conception pour ces questions fonctionne comme suit:

1. Reformulez la question et assurez-vous de comprendre ce qu'ils demandent et pourquoi (car parfois ce n'est pas évident, et vous voulez vous assurer que vous abordez leur cause première). Par exemple, "Pourquoi utilisez-vous [insérer la technologie ici] au lieu de [insérer ici une technologie que vous n'avez peut-être pas examinée]?" avec cette question, il serait bon de répondre par une question (ou une série de questions) sur la raison pour laquelle ils l'ont posée et s'ils ont de l'expérience avec différentes technologies, ou des relations avec les fournisseurs, etc. Assurez-vous de comprendre à quoi ils veulent en venir. et pourquoi (car ils peuvent être vraiment expérimentés avec quelque chose, ou tout simplement en entendre parler, etc. - et vous devez traiter chaque situation différemment).
2. Reconnaissez le «demandeur» et posez la question de manière non conflictuelle - c.-à-d. «C'est une excellente question ...» ou «C'est une perspective intéressante .....»
3. Identifiez comment vous envisagez de faire un suivi "... permettez-moi de vous revenir là-dessus par e-mail" (a) ou "... qui est certainement un sujet à approfondir, mais nous allons le déposer pour l'instant et peut-être vous et Je peux en discuter hors ligne. " (b) ou "... c'est un bon point, mais comme l'objectif de la réunion est {insérer ici}, allons de l'avant maintenant mais nous pouvons y revenir si le temps le permet."

Comprendre généralement «pourquoi» ils demandent quelque chose, vous aidera à sélectionner le meilleur suivi et à vous assurer qu'ils se sentent entendus et compris.

• N'improvisez jamais ou n'inventez pas des faits que vous ne connaissez pas ou que vous n'êtes pas suffisamment préparés à donner. Questions auxquelles vous ne pouvez pas répondre, demandez à revenir après l'avoir vérifié.
• Si quelque chose n'entre pas dans le cadre de la discussion en cours, dites-le et suggérez que vous puissiez en discuter avec cette personne après la réunion.
• Invitez toujours les gens à envoyer des questions avant la réunion, ce qui vous donne la possibilité de préparer des réponses. Si vous organisez la réunion, assurez-vous que vous avez un ordre du jour que vous envoyez à l'avance (peut être juste quelques lignes, tant qu'il décrit le sujet de la réunion).
• Si vous n'organisez pas la réunion, demandez à l'organisateur de vous fournir un ordre du jour à moins qu'il ne soit affiché.

D'après mon expérience, l'une des causes les plus courantes des discussions ou des questions hors de portée auxquelles vous n'êtes pas préparé sont les réunions sans ordre du jour. Exigez toujours une réunion avec un ordre du jour clair. Si la réunion est censée rendre une décision sur quelque chose, cela devrait être clairement indiqué dans l'ordre du jour, et cela devrait être reflété (et reconnu) dans les procès-verbaux ou les notes envoyés après la réunion.

Si les gens insistent pour convoquer des réunions sans ordre du jour, discutez-en avec eux et suggérez que ce serait beaucoup plus efficace avec un seul. Si cela ne fonctionne pas, discutez-en avec votre patron avec la motivation que votre temps est gaspillé de manière inefficace. Si vous sentez que vous pouvez vous en tirer (sans ressentir beaucoup de mauvaise volonté), n'hésitez pas à commencer par refuser les réunions sans ordre du jour. J'ai dû y recourir plusieurs fois lorsque les choses sont devenues trop incontrôlables.

Je n'ai pas vu cela mentionné, mais la pire chose que vous puissiez faire est d'essayer de les BS. Il est toujours juste de répondre:

a) vous ne connaissez pas la réponse à la
réponse: "Je ne sais pas, mais je vais découvrir"

b) vous n'y avez pas pensé pour une raison ou une autre
Réponse: "Le sujet n'est jamais venu. Je ferai des recherches et je vous répondrai"

c) vous jugez non pertinent ou complètement hors de portée de la réunion en cours
Réponse: "Nous devrions en discuter lors d'une autre réunion"