J'ai passé beaucoup de temps à effectuer des migrations de messagerie pour des entreprises qui avaient très peu d'informatique ou pas de personnel à temps plein pour gérer les problèmes courants. En conséquence, les politiques régissant l'utilisation des e-mails et les meilleurs processus n'ont jamais été instituées. Les utilisateurs finaux dans ces environnements ne sont pas techniques et ont tendance à résister au changement.
Je comprends certainement les mécanismes de changement / déplacement / mise à niveau des plates-formes de messagerie. Dans la plupart des cas, j'aide les entreprises à passer de POP3 ou IMAP basé sur Linux à Microsoft Exchange. Ce type de déplacement expose une multitude de mauvaises habitudes des utilisateurs.
Ma préoccupation ne concerne pas entièrement l'espace disque impliqué dans les problèmes de thésaurisation des e - mails que j'ai rencontrés dans le passé ; il y en a toujours un dans chaque entreprise . Il s'agit des problèmes et des abus que je vois souvent une fois que je travaille avec une entreprise particulière.
Lors de la dernière migration, j'ai vu:
Les utilisateurs qui
CC:
eux-mêmes sur chaque e-mail (probablement comme un moyen de garder une trace des fils de message?).Messages de 300 mégaoctets dans le dossier Éléments envoyés ?!?
Les personnes qui envoient Outlook lisent des reçus sur chaque message sortant.
Les utilisateurs qui gèrent des sous-dossiers pour chaque contact avec lequel ils correspondent. Parfois manuellement. Parfois avec des règles côté client très brisées.
Surorganisation des sous-dossiers . (certains dossiers contenant un seul message).
Sous-dossiers sous la boîte de réception (je ne sais pas si c'est une mauvaise pratique, mais ça ne va pas).
Utilisation gratuite des drapeaux prioritaires. Tout est de haute importance !!
4 ans et plus d'e-mails dans le dossier Éléments envoyés .
25 000 éléments ou plus dans la boîte de réception (avec un grand pourcentage d'entre eux non lus).
15 000 messages ou plus dans le dossier Éléments supprimés .
Un utilisateur avec 24 000 éléments dans son dossier Brouillons ! (résultat d'une règle côté client mal appliquée).
Les archives automatiques deviennent incontrôlables.
Comment cela peut-il arriver?
- Est-ce que le courrier électronique est relativement nouveau et que les utilisateurs ne sont pas informés sur la façon de bien l'utiliser?
- S'agit-il d'un problème d'interface lorsque le dossier Éléments supprimés est simplement un système de classement à clé unique?
- Les administrateurs ne font-ils pas leur part pour aider en douceur à corriger les actions?
- Si les utilisateurs ont des problèmes avec le courrier électronique de base, comment puis-je relever le défi de leur enseigner les réponses d'absence du bureau et comment travailler le calendrier de groupe (gulp)?
Ma question est de savoir s'il existe un ensemble standard de directives sur la façon de gérer son courrier électronique? (même une brochure?)
Les problèmes de formation des utilisateurs ont tendance à ralentir ces déploiements car je modifie le flux de travail sur lequel les gens sont arrivés par divers moyens. Et lorsque cela affecte des personnes à tous les niveaux / rôles d'une organisation, il semble qu'il n'y ait pas de norme en place.