Tout au long de ma carrière, j'ai rencontré pas mal d'utilisateurs qui étaient des thésauriseurs de messagerie ...
Je gère un environnement de 100 utilisateurs où les utilisateurs avaient auparavant des quotas de 100 Mo et une solution Cyrus IMAP / Postfix de base. Cela a conduit à beaucoup de courrier stocké localement et aux problèmes connexes de conservation des données et de courrier perdu suite à des pannes de PC.
Je me suis rapidement dirigé vers Exchange 2010 avec MailArchiva(pour la découverte / l'archivage) et bourdonnent depuis près d'un an dans cette configuration. Tous les éléments entrants et sortants sont archivés et conservés à des fins de conformité. J'ai initialement défini des limites de boîte aux lettres de 3 Go par utilisateur. Une poignée d'utilisateurs avait besoin d'espace supplémentaire pour leurs ensembles de courrier électronique de travail et a pu le justifier, j'ai donc fait quelques exceptions. Cependant, j'ai un utilisateur particulièrement mauvais (mais important) dont la boîte de réception est actuellement de 22 000 éléments, dont 14 000 non lus. Ce n'est probablement pas le nombre de messages, mais la nature de l'e-mail; de nombreux rapports, déclarations et pièces jointes PDF volumineuses. C'est également un utilisateur de Blackberry, donc je soupçonne qu'ils lisent le courrier de manière sélective, en fonction du sujet. L'utilisateur a atteint la limite de 3 Go pour la première fois et ne souhaite pas tailler la boîte aux lettres. J'ai pris soin de leurs 3 000 éléments supprimés pour que le courrier continue à circuler, mais je ne sais pas comment éduquer les utilisateurs sur la façon d'organiser leur courrier électronique. Je peux instituer des politiques strictes et être un dur à cuire, ou je pourrais m'asseoir avec l'utilisateur et aider à trier et purger le courrier. Quoi qu'il en soit, cela n'aborde pas le vrai problème de la façon d'aider à l'éducation.
Quelqu'un ici a-t-il des conseils sur la façon de faire face à ce type de situation? Je voudrais quelques exemples de directives. Si vous utilisez des politiques dans votre entreprise, quels types de politiques aident à garder le contrôle des personnes?
Je trouve que les gens utilisent le courrier différemment, mais c'est un défi de les forcer à un mode d'organisation particulier. Je ne suis peut-être même pas le meilleur exemple, mais je sais aussi quoi garder et quoi supprimer.
Mise à jour - La première bataille est terminée, en ce sens que j'ai pu garder l'utilisateur sous la limite de la boîte aux lettres Exchange en procédant à un élagage raisonnable. Cependant, je suis allé reconstruire l'ordinateur de l'utilisateur et j'ai découvert un fichier PST local de 17 Go avec un peu plus de 6 500 sous-dossiers! L'utilisateur copiait (ne déplaçait pas) les messages dans un tableau de sous-dossiers; parfois avec des messages uniques copiés / classés dans plusieurs dossiers. Les traits de soulignement (_) et les préfixes (az) ont été utilisés pour contrôler l'ordre d'affichage des dossiers dans le fichier!L'utilisateur s'était également CC'ing sur les e-mails sortants afin d'avoir un enregistrement Inbox des messages à archiver ultérieurement dans l'un des sous-dossiers du PST local. Il s'agit d'une utilisation abusive absolue de la technologie et d'une manière effrayante d'organiser les données de l'entreprise. Je la remets aux propriétaires pour régler la situation, car c'est maintenant une responsabilité de l'entreprise.