Facturation des clients pour les dépenses en ressources

Je pourrais utiliser d'autres idées de designers. Je suis pigiste et j'effectue souvent des achats pour mes clients - photos, plug-ins de sites Web, noms de domaine, etc.

50% du temps, je fais simplement ces achats via mon propre compte et je mets une ligne sur la prochaine facture du client pour remboursement. Habituellement, je ne le marque pas sauf s'il imprime.

Je repense la façon dont je gère cela parce que 1) En période de pointe, les dépenses du client peuvent être élevées et je "baisse" X montant en dollars parce que j'ai payé d'avance ces dépenses pour le client. 2) C'est plus de travail pour moi d'entrer des factures de dépenses.

Je me demande si je devrais simplement demander les détails de la carte de crédit pour chaque client pour ce type d'achats. Cela ne me dérange pas tellement # 2 ci-dessus, mais # 1 peut être une douleur dans le cul pour les gros achats.

En général, demandez un acompte pour couvrir certaines parties des dépenses. Vous pouvez facturer ces dépenses à 100% de leur valeur + le reste de l'acompte que vous facturez habituellement.

Ne demandez pas de numéros de carte de crédit, cela pourrait vous poser plus de problèmes et peu de clients sont prêts à partager ces informations. De plus, cela vous oblige également à garantir que ces informations sont conservées de manière sécurisée.

En outre, selon l'endroit où vous vivez ... gardez à l'esprit que toutes les dépenses pour lesquelles vous êtes payé et remboursé sont toujours en partie considérées comme un revenu pour vous. Habituellement, vous obtenez également un crédit d'impôt pour les dépenses, mais les revenus continueront d'augmenter. Parfois et pour des raisons fiscales, vous souhaiterez peut-être rester en dessous d'une certaine fourchette pour ne pas en obtenir une plus élevée pour économiser des impôts. Donc, dans la mesure du possible, avec de grosses dépenses et si votre pays a des niveaux d'imposition différents, cela peut être une autre raison pour laquelle il serait préférable de laisser le client payer directement ses propres dépenses.

Pour les images de stock:

Je fais comme Ted Angel et je charge un montant fixe. Ne facturez pas exactement ce qu'ils vous coûtent, car comme vous l'avez dit, vous passez du temps à gérer cela et il y a parfois des frais de transaction. Si le client veut économiser, il peut ouvrir librement son propre compte sur un site de banque d'images et vous envoyer la haute résolution.

Utilisez la maquette ou la basse résolution jusqu'à ce que le projet soit entièrement approuvé. Envoyez ensuite la facture complète avant d'envoyer les fichiers finaux qui incluent la haute résolution. De cette façon, vous ne serez jamais coincé à acheter des images et à ne pas être payé pour elles.

Pour les plugins et l'hébergement:

Laissez le client ouvrir son propre compte où vous achetez les plugins. Vous pouvez leur expliquer que de cette façon, ils gardent le contrôle total des mises à jour et c'est également leur propriété.

De cette façon, vous n'aurez pas non plus à gérer les renouvellements et le client peut partager les détails de son compte avec vous ou vous ajouter en tant qu'administrateur à ce sujet.

Tirages:

Calculez une marge de 20 à 30% ajoutée aux coûts réels des tirages et commandez uniquement une fois le paiement envoyé.

En général:

Ajoutez un supplément qui inclura la gestion requise pour gérer les dépenses et les formalités administratives supplémentaires.

Il y a plusieurs problèmes avec ceci:

Aux heures de pointe, les dépenses du client peuvent être élevées et je suis "en baisse" de X dollars parce que j'ai payé d'avance ces dépenses pour le client.

Ne payez jamais d'avance sans l'approbation finale, de préférence par écrit, du client. L'approche que vous adoptez actuellement pourrait être très coûteuse un jour. Si vous travaillez sur un projet de site Web avec un domaine de votre poche, l'hébergement et l'achat de fichiers source et que le client marche, vous n'avez pas de chance.

• hébergement: utilisez toujours un sous-domaine, référence: Comment puis-je présenter un exemple de travail de mon travail de développement Web passé, sans lien avec le site en direct en constante évolution?
• plugins de site Web: voyez s'il y a une période d'essai disponible mais ne déployez pas la période d'essai jusqu'à ce que le développement initial soit terminé
• stock photos : utilisez les versions avec le filigrane jusqu'à ce que les photos soient approuvées et / ou demandez au client de les acheter pendant le développement.

C'est plus de travail pour moi d'entrer des factures de dépenses.

Il existe de nombreux itinéraires que vous pouvez emprunter sans réellement générer de revenus.
En fonction de votre flux de travail, si par exemple vous avez besoin de faire des dépenses d'un montant X au cours d'une certaine étape du projet, vous pouvez l'incorporer dans le brief initial en tant que coûts matières. Dans le mémoire initial, vous devriez de toute façon poser des questions sur le contenu et s'ils disent qu'ils veulent des photographies, demandez-leur quel budget ils ont à l'esprit et s'ils en ont un, vous pouvez essayer de demander ce montant à l'avance.

Dans la conception, vous devez généralement utiliser une version filigranée des photos de stock, vous permettant de soumettre la conception complète afin que le client puisse signer à la fois la conception et les photos à utiliser avant que vous (ou lui) n'achetiez.

Je me demande si je devrais simplement demander les détails de la carte de crédit pour chaque client pour ce type d'achats. Cela ne me dérange pas tellement # 2 ci-dessus, mais # 1 peut être une douleur dans le cul pour les gros achats.

Personnellement, je ne ferais jamais ça. Vous vous exposeriez à toutes sortes de problèmes juridiques qui pourraient vous infliger une amende ou même être arrêté et avoir un effet négatif sur votre réputation. Le problème n'est peut-être même pas de votre faute, quelqu'un dans l'entreprise pourrait dire "Je n'ai pas autorisé l'utilisation de cette carte" après coup, ce qui vous fait mal paraître jusqu'à ce qu'il découvre que la personne A vous a donné l'autorisation, mais il n'est pas allé à travers les étapes correctes, ce qui signifie que l'autorisation était effectivement invalide.

Pour mon entreprise de conception indépendante, je paie généralement les ressources et facture le client. Pour des choses comme les photos, je facture des frais fixes (15 $ - 20 $) par photo. Comme j'ai des abonnements à des sites de stock, je finis par faire un petit bénéfice, qui paie essentiellement mon abonnement et met un peu plus dans ma poche. Là encore, il y a des mois où je n'utilise peut-être pas assez de photos pour payer mon abonnement, donc cela se égalise probablement.

Pour les éléments comme les thèmes, les plugins, les polices, etc., je répercute le coût sur le client, sans balisage. Avec les noms de domaine, je demande au client d'acheter le domaine lui-même, puis de me donner accès à la gestion du domaine.

J'ai eu des clients qui m'ont offert une carte de crédit pour faire des achats, mais généralement c'est quelque chose que j'évite. Quelque chose dont je ne veux vraiment pas être responsable. Si les frais de ressources s'accumulent, je recommanderais de demander un acompte pour le projet.