Que faire lorsqu'un client ne gère pas le projet et vous coûte du temps / de l'argent

Je suis designer indépendant depuis environ 7 ans, mais plus récemment, je travaille plus comme une agence avec un projet privé et quelques employés .... Je voulais obtenir des conseils sur certaines questions qui continuent de me ramener autour des clients ne respecte pas le calendrier .....

En ce moment, je suis embauché par une entreprise sur une base par projet, appelons-les "L'Agence" pour faire le travail de conception pour leurs clients (L'Agence fait la charpente métallique) ...

L'agence s'occupe du client et me fait part de la rétroaction de la conception des relais (l'agence me paie pour le travail).

L'Agence et moi avons convenu d'un calendrier pour la conception et la rétroaction des clients (délai de traitement de 2 à 3 jours de la part du client) pour essayer de respecter leur délai déjà très serré.

J'ai respecté toutes les échéances de conception, mais leur client prend plus d'une semaine pour les commentaires, qu'il n'a pas vraiment très bien gérés et, par conséquent, affectera inévitablement le délai (cela a bien dépassé la contingence maintenant).

Le problème est: le retard saigne maintenant en jours que j'ai réservés sur d'autres projets. DE PLUS, j'ai réservé un développeur dont le calendrier est également affecté.

En fin de compte, leur manque d'adhésion au calendrier convenu affecte les horaires de deux autres personnes.

L'Agence me demande maintenant ce que je peux faire pour respecter le délai.

La seule façon de le faire est de travailler le soir et le week-end, ce qui signifie essentiellement qu'ils obtiennent mon temps libre ou embauchent une autre ressource pour travailler en tandem avec nous - il est évident que ce sera un coût supplémentaire que je pense qu'ils devraient payer car c'était leur manque de gestion de la clientèle.

Réflexions sur la façon dont vous gérez toutes ces situations?

Cela s'est produit plusieurs fois et je l'ai obligé, mais cela affecte maintenant mes autres travaux et les coûts qui sont finalement dus à leur manque de gestion.

Évidemment, je ne veux pas être frustré, mais je pense que des limites doivent être fixées.

Je n'ai pas établi de contrat ou de conditions avec eux (ce que je devrais clairement faire à l'avenir) - je serais donc heureux de signaler toutes les ressources qui montrent ce que sont les autres termes des agences ...

Toute autre suggestion / expérience que vous avez eue serait formidable d'entendre… ..

Merci!

— pixellateur
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Si ce projet implique le développement de logiciels (ou d'autres types de travaux avec des caractéristiques similaires), veuillez comprendre les réalités brutales autour de la planification. La clé est alors de savoir comment toutes les personnes impliquées réagissent à ces réalités et les gèrent, et «respecter un calendrier» n'est souvent tout simplement pas possible sans réduire l'étendue du travail. Il semble que vous ayez une barrière de communication avec le client dans ce cas; un meilleur partage de l'information mettrait tout le monde en meilleure position pour régler les problèmes d'horaire.

— jpmc26

Réponses:

J'ai en fait exactement ces clauses dans mon contrat.

Le client accepte d'examiner le travail dans les X jours suivant la soumission par le concepteur.
Le concepteur s'efforcera de respecter tous les délais fixés; cependant, si le client n'examine pas les travaux en temps opportun, le concepteur n'est pas responsable des délais manqués.

Donc, SI ce client vaut la peine de faire le travail, ET SI vous pensez que vous pouvez le balancer physiquement (parce que parfois vous ne pouvez pas sans Time-Turner ou TARDIS), rédigez un Périmètre de Travail (même si ce n'est qu'un e-mail ) détaillant ce que vous ferez, quand l'Agence DOIT vous faire part de vos commentaires et quels seront les frais de pointe.

Selon la taille du projet, l'importance du client et la difficulté de le faire, je facturerais 150 à 200% de mon temps de facturation d'origine (donc si vous facturez normalement 1,00 $ pour X, facturez-le 1,50 $ à 2,00 $).

L'Agence doit absolument payer pour sa mauvaise gestion du temps. Ce n'est pas de votre faute s'ils ont dépassé un délai, et si d'autres clients et employés en sont affectés.

Il n'y a rien de mal à fixer ces limites. Vous voudrez peut-être consulter l' exemple de contrat AIGA si vous avez besoin de la langue.

— Lauren-Clear-Monica-Ipsum
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"Le Concepteur s'efforcera de respecter tous les délais fixés; cependant, si le Client n'examine pas le travail en temps opportun, le Concepteur n'est pas responsable des délais manqués." - D'OR là. J'inclus généralement une clause qui stipule que si le client choisit de passer plus de temps AU-DELÀ du délai prévu, il le fait à un taux horaire. Disons que vous donnez au projet 4 semaines à 20 heures par semaine. Si vous leur livrez (comme promis) 2 logos brillants et qu'ils ont eu une "fête du vin" et ont décidé de recommencer, ils peuvent payer plus pour votre temps ou obtenir ce qu'ils ont payé.

— elCavador

@elCavador Oui; mes contrats comportent 3 séries de révisions et tout ce qui suit est facturé toutes les heures. Heureux de voir autant de personnes sur la même page ici! :)

— Lauren-Clear-Monica-Ipsum

Si vous avez déjà convenu d'un prix avec un contrat et que ce contrat ne prévoit aucune pénalité pour votre client en raison du non-respect du calendrier, cela signifie, hélas, que cela vous coûtera de l'argent.

À l'avenir, vous devez être beaucoup plus explicite dans votre contrat avec ce client.

Je suggère le type de clause suivant:

"L'estimation dépend de l'adhésion des deux parties au calendrier. Le paiement final est dû sur une date convenue complètement. Si le calendrier du projet change, tout travail postérieurement convenu sera facturé à notre taux horaire de xxx $"

— DA01
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Merci j'ai pensé autant. C'est un client avec qui je travaille régulièrement et nous n'avons tout simplement pas eu le temps de rédiger un accord car nous étions tellement occupés à travailler, ce qui n'est pas une excuse je sais, mais c'est un moment où cela devient absolument nécessaire. J'apprécie les conseils, merci!

— pixellator

@pixellator J'appellerais cela des frais d'élimination ou des frais d'annulation. Votre client a annulé la partie employé / sous-traitant / vendeur / développeur du projet. Votre développeur a dû réserver du temps qui ne peut plus être facturé (en supposant le pire des cas), le client doit donc à Dev des frais de mise à mort pour compenser la perte de salaire.

— Lauren-Clear-Monica-Ipsum

Alternativement, peut-être qu'une retenue fonctionnerait. Avec une retenue, vous garantissez X heures par mois pour x $. C'est au client d'utiliser ces heures. Et s'ils le font, alors ils doivent simplement hiérarchiser les choses et attendre le mois prochain pour les faire.

— DA01

Merci à tous, c'est un excellent aperçu et des conseils utiles. Je n'avais pas pensé à des frais d'annulation ou à une provision, mais les deux j'examinerai maintenant. Merci encore!

— pixellator

"en disant qu'ils ne peuvent pas supporter les coûts des heures supplémentaires" #redflag - 100% vous devriez tenir compte de ce type de situation à l'avenir. Oui, ils le peuvent, ils ne veulent tout simplement pas payer pour cela. J'ai emprunté cette voie de la pire façon possible que vous puissiez imaginer. Je ne veux pas être négatif, mais c'est extrêmement irrespectueux de ne pas respecter l'horloge. Je l'ai vu dans le développement de logiciels et la post-production. La date limite du projet est le 11. Prod pense qu'ils ont jusqu'au 10 pour lancer leurs animations. Ils ne tiennent pas compte des tests de yada yada yada. Il semble que vous ayez un dialogue sain avec eux. Bonne chance.

— elCavador

Il s'agit d'un problème très courant lorsqu'il s'agit de travail créatif ou Web. La façon dont j'ai vu d'autres agences s'en occuper, et la façon dont nous la gérons, est de spécifier la durée de l'engagement pendant la phase d'estimation ou de soumission, avec une clause de non-responsabilité selon laquelle le travail au-delà de l'engagement d'origine est facturé séparément.

— Max Tokman
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