Des petits pas pour de meilleures conférences sur le SDC?

Souvent, lorsque nous participons aux conférences du SDC, nous remarquons quelques petits détails dont nous souhaitons que les organisateurs de la conférence se soient occupés. Et lorsque nous organisons des conférences, nous l’avons déjà oublié.

D'où la question: quelles petites mesures pourrions-nous facilement prendre pour améliorer les conférences du SDC ?

Espérons que cette question pourrait devenir une ressource que nous pourrions revérifier chaque fois que nous organisons des conférences, afin de nous assurer de ne pas répéter les mêmes erreurs encore et encore ...

Je suis ici intéressé par des détails relativement petits et peu coûteux - quelque chose que les organisateurs de conférence auraient pu facilement faire si seulement ils y avaient réfléchi à temps. Par exemple, il pourrait s’agir d’une information utile qui pourrait figurer sur la page Web de la conférence longtemps à l’avance; un gadget de cinq dollars qui pourrait sauver la journée; quelque chose à considérer lors du choix du restaurant pour le banquet; le meilleur moment pour les pauses café; ou votre conception idéale des badges de la conférence.

Nous pouvons couvrir ici tous les aspects des arrangements de la conférence (y compris les soumissions d'articles, les comités de programme, les revues, les arrangements locaux, etc.).

Ceci est une question wiki de la communauté. S'il vous plaît, postez une idée par réponse et votez les autres réponses à la hausse ou à la baisse, selon leur importance.

1. Gardez les prix bas : vous pouvez obtenir de délicieux hors-d’œuvre lors d’une $750conférence organisée par un hôtel, même si elle a tendance à nuire à l’atmosphère intellectuelle que vous pouvez obtenir avec une $100conférence organisée par une université. En outre, vous n'obtenez pas seulement les personnes présentes qui livrent des discussions. Permettre aux étudiants de l'université d'assister gratuitement;
2. Espace des sessions parallèles , afin que les gens puissent vraiment se déplacer entre eux;
3. Mais encouragez également à l’ avance les interactions entre les intervenants et les participants lors de sessions parallèles , afin que les sessions parallèles soient également des communautés autonomes. Cela encourage les interactions et donne l’impression que les sessions parallèles font avancer la discussion dans leur sous-champ. Certaines conférences (par exemple, la conférence de linguistique allemande, DGfS) ont décidé que toutes les sessions parallèles seraient des ateliers indépendants.

Un nombre limité de tables / bureaux dans une pièce calme

Problème : Tout le monde n’assistera pas à chaque session et ne restera pas non plus à l’hôtel où la conférence est la plus proche.

Solution : Quelques tables, bureaux et chaises dans une pièce silencieuse pour lire, écrire, dactylographier, naviguer sans être dérangé, éventuellement avec des prises de courant.

Donner des clés USB comme procédure

Oui, les journaux sont en ligne, mais les conférences disposent rarement de la technologie sans fil dans les salles de conférence ou les espaces publics à proximité. Les CD-ROM sont le support électronique actuel du hoice, mais une grande partie de la population dispose de tablettes et de netbooks sans lecteur de CD. Les clés USB coûtent moins cher que la saleté et fonctionnent avec presque tous les ordinateurs dont le nom ne correspond pas à l'expression rationnelle "iP *".

Si vous ne souhaitez pas pré-remplir chaque clé USB avec la procédure électronique, laissez les personnes la remplir elles-mêmes, soit depuis un PC (ou trois) au comptoir d’enregistrement, soit d’un collègue qui a déjà jeté leurs fichiers. coller sur un autre appareil.

Sur le site Web de la conférence, affichez des instructions simples mais détaillées pour vous rendre de l’aéroport à l’hôtel de la conférence par les transports en commun .

Ne donnez pas des dizaines d'options, mais juste un ou deux itinéraires simples et faciles à suivre. Dites quel genre de billets acheter, d'où, comment et combien ça coûte. Assurez-vous que les informations que vous publiez sont à jour et valides, en particulier si la conférence a lieu en été.

(Ce serait peut-être une bonne idée de consulter un guide de Lonely Planet pour avoir une bonne idée des informations utiles pour une personne visitant la ville pour la première fois.)

Ne programmez pas de discussions sur des sujets similaires en même temps.

Auto-explicatif. Il n'y a aucune excuse pour cela.

Assurez-vous que le réseau local sans fil fonctionne réellement , même si tous les participants à la conférence se connectent simultanément pendant la pause-café.

Lectures complémentaires:

• Le problème «WiFi At Conferences» , de Joel Spolsky.
• Pourquoi l'accès à Internet et le Wi-Fi sont-ils toujours aussi pénibles lors de grandes conférences techniques? @ Défaut de serveur.

Brochures abstraites.

Problème : les procédures sont maintenant principalement en ligne (une bonne chose) et je n'ai pas envie de déboucher mon ordinateur portable pour voir le sujet d'un document.

Solution : Fournissez des brochures abstraites (certaines conférences le font déjà). C'est un petit livret qui répertorie les résumés par ordre de présentation et constitue une référence facile pour décider de quoi parle un discours.

Remarque: il s’agit là d’une solution provisoire jusqu’à ce que nous ayons tous affaire à IPads :), mais même dans ce cas, il est très pratique de regrouper tous les résumés au même endroit.

Calendrier des activités de la conférence

Problème : Il est difficile de suivre plusieurs sessions et, souvent, lors d'une grande conférence, je ne souhaite pas assister à toutes les discussions ou je souhaite conserver une liste spéciale de conférences à laquelle je vais assister.

Solution : La conférence doit au minimum fournir un fichier de calendrier pouvant être inséré dans Google Agenda ou dans l'application de calendrier que vous avez sur votre téléphone / ordinateur portable. Le format ICS est assez standard.

Remarque: les conférences peuvent aller beaucoup plus loin - chez KDD, vous avez ouvert une session sur un site de réseau social associé à la conférence et pouvez exporter un calendrier personnalisé en fonction des discussions qui vous intéressent. Mais cela nécessite plus d'infrastructure et d'argent, et portée de cette question.

Éliminez le format 2 colonnes et rationalisez généralement la préparation du papier

Actuellement, le papier TCS typique a 4 versions différentes:

1) Une version complète préliminaire - c'est la version avec les preuves complètes sur lesquelles vous travaillez avant la soumission de la conférence, et celle que de nombreuses personnes postent en ligne à peu près au même moment que la soumission.

2) Une version de soumission - Ceci est une version, préparée à la hâte quelques jours avant la date limite, où nous convertissons un beau papier de 30 pages en une annexe de 10 pages moins lisible + 20 pages en copiant / collant des épreuves en annexes.

3) Version prête à photographier - il s'agit de la version au format à deux colonnes qui est publiée dans la conférence. Ceci est obtenu en incorporant les commentaires des réviseurs et les idées que nous avons obtenues entre-temps dans la soumission ou la version intégrale préliminaire, puis en essayant de la rendre compatible avec le modèle de format de colonne à 2 colonnes fourni par la conférence. (Je pense qu'il y a un accord plus ou moins universel sur le fait que le format à deux colonnes est moche, et que la seule raison pour laquelle il existe est un souvenir de la procédure imprimée d'il y a peu de temps.)

4) Version du journal - il s'agit d'une version complète qui contient également les commentaires et les idées ci-dessus, ainsi que le résultat d'un autre laissez-passer que nous soumettons à un journal. Pour des raisons techniques, il est souvent difficile de conserver le même fichier tex pour les versions 3 et 4, ce qui signifie qu'il est nécessaire de dupliquer le travail lors de la création de ces deux versions.

Compte tenu de cela, il n’est peut-être pas surprenant que de nombreux articles n’arrivent pas au stade 4, et la version la plus mature qui reste est ce format laide à deux colonnes.

Je suggérerais les changements suivants:

1) Comme Emanuelle l’a dit, soumettez un document préliminaire complet (c’est-à-dire la version 1) à la conférence, étant entendu que le PC n’est pas obligé de lire au-delà des 10 premières pages et qu’il peut généralement utiliser son jugement pour ignorer les détails techniques. des preuves.

Cela facilite la tâche des auteurs (une version de moins) et du PC, car s’ils veulent réellement voir les preuves, ils n’ont pas à les rechercher dans les annexes et ils peuvent toujours simuler la situation actuelle en il suffit d’imprimer les 10 premières pages de la soumission et d’ignorer le reste. (Russell Impagliazzo a dit une fois qu'une soumission ne devrait avoir aucune limite de page, mais juste une instruction qui, pour x = 1,2,4,8, ... lire les x premières pages devrait inciter le relecteur à lire les x suivantes. )

2) Pour la version prête à photographier, utilisez un format à 1 colonne avec un gabarit en latex peu intrusif, ce qui facilitera le travail avec le même fichier.

En fait, ce que je suggérerais (bien que ce soit un changement plus important) est de faire de la version prête à photographier un véritable "résumé étendu" en le limitant à 10 pages de colonne unique. Étant donné que votre article est déjà accepté et qu'une version avec tous les détails doit être disponible en ligne, vous n'avez pas à perdre de la place dans ces 10 pages pour expliquer plus de détails ou énumérer tous les arguments pour lesquels votre article est excellent. concentrez-vous sur l’explication la plus simple possible des idées principales qui sous-tendent votre travail. Je pense qu'un article dans ce format sera en fait une ressource précieuse et justifiera d'avoir une version de plus en plus de la version complète / du journal. De plus, je pense que le fait que la version de la conférence soit nécessairement dépourvue de preuves incitera les gens à se soumettre à des revues.

Recommander quelques bons hôtels aux participants à la conférence

Je suis allé à des conférences où la liste des hôtels recommandés comptait plus de 10 hôtels (ou aucun, avec le message "c'est une grande ville avec de nombreux hôtels, n'hésitez pas à en choisir un"). Bien que ce soit bien d'avoir autant de choix, cela signifie d'abord que quelqu'un qui ne connaît pas la ville devra choisir celui qui lui convient le mieux. Deuxièmement, cela réduit considérablement les chances d'être dans le même hôtel que beaucoup d'autres participants à la conférence.

Les organisateurs de la conférence, qui sont des locaux et peuvent évaluer l'optimalité des hôtels bien mieux que les participants, peuvent recommander au maximum 3 ou 4 hôtels, en fonction de leur prix. Il devrait y avoir une option peu coûteuse pour les étudiants et les personnes à petit budget, et une autre pour ceux qui n'ont pas de contraintes de financement. De cette façon, de nombreux participants se retrouveront dans le même hôtel et auront la chance de dialoguer pendant le petit-déjeuner, de faire l'aller-retour entre eux, etc.

Parfois, cette suggestion n’est pas réalisable lorsque les hôtels de la région sont petits et se remplissent très vite. Je veux diriger cette suggestion vers les conférences où il est possible de faire de telles recommandations.

Ne pas avoir plusieurs sites Web pour la conférence.

S'il existe plusieurs URL possibles, assurez-vous qu'elles sont toutes redirigées vers le même emplacement . N'essayez pas de gérer plusieurs sites en copiant manuellement les informations d'un endroit à un autre.

Cela peut sembler ridicule - pourquoi quelqu'un créerait-il plusieurs sites Web avec un contenu différent - mais pour une raison quelconque, cela semble se produire tout le temps. Il y a le site Web "officiel" avec un nom de domaine cool et une présentation élégante, mais il est trop difficile de le mettre à jour; puis un autre site Web est créé et bientôt personne ne sait sur quel site vérifier les dernières informations.

Les gens n'ont pas besoin de sites Web sophistiqués; ils veulent trouver des informations .

(Si vous n'avez jamais vu cela auparavant, voici un exemple récent: 1 , 2. )

Maintenez les prix bas, mais essayez d’ inclure le banquet de la conférence dans les frais d’inscription des étudiants .

Il semble trop fréquent que les étudiants manquent le banquet pour des raisons techniques: les frais d’inscription ne comprennent pas le banquet. Leurs professeurs et / ou universités seraient heureux de payer les frais d’inscription - quels qu’ils soient et quels qu’ils soient -, mais pour une raison quelconque, ils refusent de couvrir tous les coûts "supplémentaires".

Un banquet de conférence pourrait être une excellente occasion pour les étudiants de faire connaissance avec des gens et je suis désolé pour les étudiants chaque fois qu'ils manquent cette occasion. Les coûts supplémentaires (sur les vols, les hôtels, les frais d’inscription, etc.) seraient généralement insignifiants; il s’agit donc essentiellement d’une simple question de bureaucratie.

Pour que les frais d'inscription restent raisonnables, il est possible d'économiser de l'argent ailleurs - des choses comme les sacs de conférence sont beaucoup moins importantes. Vous pouvez également essayer de trouver une entreprise qui sponsorise le dîner pour les étudiants. Et le banquet n’a pas besoin d’être aussi luxueux - une cuisine de qualité et un emplacement exceptionnel constitueraient un plus, mais c’est l’aspect social qui compte le plus.

Avoir des représentants étudiants

Pour répondre à la demande supplémentaire de Jukka formulée dans un commentaire sur la question:

Recrutez deux personnes (ou plus) - une jeune chercheuse dynamique (étudiante ou post-doctorante) et une universitaire engageante et extrêmement expérimentée (professeur) - pour coordonner les activités des chercheurs en début de carrière. Le premier serait responsable de la planification des boissons et autres événements sociaux, tandis que le second peut fournir des conseils en matière de carrière et de recherche, éventuellement lors d'une session spéciale de la conférence ou éventuellement lors desdites boissons. (Un tiers facultatif pourrait être un contact industriel.)

Postez un programme imprimé près de la porte de la ou des salles de session.

Cela semble être une chose fondamentale, mais pour une raison quelconque, la plupart des conférences ne le font pas. Cela ne coûte rien, mais serait très utile pour répondre à des questions rapides telles que "Est-ce la session où je veux aller?", "À quelle heure se termine la pause-café?" sans regarder le livret de résumé.

Soumission à la conférence = ID arXiv.

De nos jours, une soumission de conférence est généralement un fichier PDF. Au lieu de demander aux gens de soumettre des fichiers PDF, nous pourrions facilement leur demander de simplement entrer l'identifiant arXiv du travail qu'ils souhaitent soumettre.

[Bien entendu, le papier arXiv doit être formaté comme une soumission de conférence: env. 10 pages de texte + tous les détails manquants dans une annexe.]

Cela serait relativement simple à mettre en œuvre et présenterait de nombreux avantages:

• Si un papier est accepté, il est ainsi garanti qu’une version avec épreuves complètes est disponible en permanence quelque part . Nous n'aurions plus jamais la situation typique selon laquelle un document de conférence réclame un résultat et fait référence à une version de journal future qui n'apparaîtra jamais.

• Tous les résultats seraient rendus publics beaucoup plus tôt . Nous pourrions faire progresser le SDC plus rapidement, car d’autres pourraient s’appuyer plus rapidement sur les travaux antérieurs et réduire les risques de réinventer la roue plusieurs fois en parallèle. ArXiv fournit des horodatages fiables, il n'est donc pas question que quelqu'un vole le travail de quelqu'un d'autre.

• L'examen serait plus intéressant et les problèmes d'éthique seraient moins nombreux. Vous allez maintenant revoir quelque chose qui est déjà rendu public. Vous pouvez très bien déjà commencer à penser à l’utilisation des résultats dans votre propre travail, à leur amélioration, etc.

• Lorsque la liste des articles acceptés sera publiée, il serait trivial d’ajouter des liens arXiv à tous les articles acceptés. De cette façon, les gens pourraient déjà jeter un coup d’œil aux papiers qui paraissent intéressants bien avant la conférence.

De toute évidence, il y a aussi des inconvénients. Publier votre article sur arXiv prend un certain temps. En fait, vous devez d'abord soumettre à arXiv, puis dormir et terminer la soumission de votre conférence le lendemain (si cela vous semble toujours être une bonne idée). Mais je ne pense pas que ce serait nécessairement une mauvaise chose ...

(Bien entendu, il serait maintenant également évident que les comptes rendus imprimés ou les éditeurs commerciaux seraient très peu nécessaires. Après tout, la liste des articles acceptés comportant des liens arXiv contient, en substance, tout ce dont nous avons besoin. Pour obtenir un livre de procédures fantaisiste, une presse universitaire locale pourrait le gérer à moindre coût, mais cela passe au second plan: se débarrasser des éditeurs n'est pas un petit changement que les gens pourraient facilement mettre en œuvre.

Ne nécessite pas "Une inscription complète par papier". Cela interdit aux étudiants de payer l'inscription d'un étudiant s'ils ont un article rédigé par un étudiant. Cela en offense gravement beaucoup, d'autant plus que cette politique est généralement annoncée après l'acceptation du papier.

ISAAC, IWOCA et COCOA font partie des conférences ayant récemment participé à cette conférence.

J'imagine que la raison, en particulier dans une conférence non soutenue par une société professionnelle, est de garantir un certain montant de revenus. Cependant, il incombe en réalité à l'organisateur de déterminer des projections raisonnables de la composition de l'étudiant et du corps professoral et de définir l'enregistrement en conséquence.

J'ai résumé quelques réflexions après avoir arrangé ALGO 2009, voir Post ALGO post: étiquettes et étiquette . Si je dois mettre en évidence une seule idée (non déjà mentionnée sur ce fil merveilleux): des étiquettes de noms visibles et lisibles , ainsi que des signaux forts et répétés des organisateurs pour les porter réellement . Je pense en particulier que les organisateurs peuvent demander aux bigwigs du comité du programme, aux orateurs invités et au comité directeur de le faire.

Publier des informations sur les subventions et essayer de les allouer lors de l'enregistrement

Il serait bon de savoir quelles subventions sont disponibles pour les étudiants, les nouveaux post-doctorants, etc., avant de s'inscrire à la conférence et d'acheter des vols. (Il n’ya rien de plus frustrant que de découvrir qu’on vous a offert une subvention pour payer votre présence et votre hébergement pendant une semaine après avoir planifié de vous rendre pour une seule journée et de réserver des vols et des hôtels en conséquence.)

De même, il serait intéressant d’obtenir une subvention au moment de l’inscription, si possible, plutôt que de recevoir un chèque ou de l’argent à l’arrivée à la conférence, ou pire, d’attendre des semaines après la conférence pour recevoir un chèque. Points anti-bonus pour une conférence dans un autre pays avec une devise différente.

(Je suis allé à une conférence où ils n'ont pas traité les paiements d'inscription jusqu'au jour de la conférence et ont remis les chèques à ceux qui ont reçu des subventions. Il existe donc d'autres moyens de gérer cela.)

Mettez la date limite vendredi. Cela rendra de nombreux autres plus importants plus heureux.

Utilisez un logiciel spécialisé pour gérer la soumission des articles, l'assignation des arbitres, la réception des rapports des arbitres, la collecte de l'évaluation des examens par les membres du PC et la communication des résultats.

Le logiciel de gestion de conférence sur le wiki Edutech répertorie certaines options.

Ne limitez pas la longueur des soumissions. Demandez plutôt aux auteurs d'indiquer leurs points dans X pages et informez-les de la longueur des versions prêtes à photographier. Bien que certains PC récents l'aient fait courageusement, cela ne semble pas encore standard.

Réduisez le nombre d'entretiens séquentiels. Trois discussions hautement techniques d'une demi-heure qui se succèdent immédiatement sont sans espoir. Personne ne peut se concentrer aussi longtemps sans pause. Idéalement, il devrait y avoir une pause après chaque conversation.

Enregistrez les conférences / conférences et rendez les vidéos disponibles en ligne.

Pendant les entretiens, affichez électroniquement le temps laissé à l’orateur (voir les vidéos des entretiens TED pour un exemple). Lors de la dernière conférence que j’avais présidée, j’utilisais une simple application java en plein écran: c’était stupide de le faire "à la main", en gardant un œil sur l’horloge et en utilisant des papiers avec "10 minutes restantes", "5 minutes restantes" "," 1mn à gauche "," FINITION MAINTENANT "écrit dessus.

Bonus: affiche le temps en dépassement de couleur clignotant une fois le chronomètre terminé.

Fabriquez des t-shirts de conférence en utilisant une grande collection de personnages des journaux. (ACM SCG l’a fait deux fois en 25 ans; connaissez-vous d’autres conférences?)

Si vous utilisez des sacs de conférence, rendez-les recyclables ou réutilisables:

Si vous avez besoin d'un sac à remettre aux inscrits, vous donnez trop de choses - tout le monde les jette à la poubelle et souvent les hôtels n'ont même pas le recyclage du papier! Néanmoins, si vous utilisez un sac en tissu, choisissez un motif utile, par exemple un sac de courses. Si vous utilisez un sac en plastique, adressez-vous à l'hôtel pour des bacs de recyclage.

Inclure parmi les dates importantes la date pour les invitations spéciales.

Sinon, combien de temps les auteurs sont-ils censés attendre?

Avoir des délais raisonnables:

1. Délais de soumission : Je comprends qu'il y a différentes raisons pour lesquelles les délais de soumission sont différents, tels que les serveurs flaky qui nécessitent une attention personnelle. Quelle que soit la date limite, affichez-la clairement et convertissez-la en fuseau horaire familier pour la plupart de vos auteurs (telle que l'heure de l'Est ou l'heure des États-Unis aux États-Unis). Une bonne philosophie pour les sites de conférence est la suivante: si vous pouvez enregistrer 1 requête de recherche, alors faites-le!

2. Délais d'inscription: pour les délais d'inscription précoces, le seul délai raisonnable est la fin de journée, quel que soit le fuseau horaire. C'est ce qui est annoncé sur les blogs et mis dans les calendriers. Il n'y a aucune raison de le faire à 15h00 HE (ahem).

Encourager CouchSurfing comme hébergement

Je ne dis pas qu'il faut lier les gens à CouchSurf , mais imaginez qu’avec la recommandation de l’hôtel, vous ajoutiez une page où les chercheurs locaux (ou les étudiants, comme je l’imagine, seraient principalement utilisés par les étudiants) pourraient poster un message disant: «Je peux accueillir autant de personnes. , mail moi ".

Seules les personnes prêtes à le faire l'utiliseraient. Par exemple, pour les étudiants qui assistent à la conférence, cela peut être un bon moyen de:

• Réduisez les frais d'entrée (vous ne payez pas l'hébergement) (pour le couchsurfer)
• CouchSurfing pas aléatoire, rencontrer des gens du terrain, avoir une meilleure interaction (à la fois pour le couchsurfer et l'hôte)
• Visitez les lieux à visiter dans la ville avec quelqu'un qui le connaît, profitez-en au maximum.

J'imagine que cela peut être un travail fastidieux, mais il serait peut-être possible de faire appel à une organisation spécialisée dans la CS pour le faire pour l'organisateur de la conférence car il fait de la publicité pour eux avec peu de travail. Gagnant-gagnant.

Je sais que tout le monde ne l'utilisera pas, mais je pense que ceux qui l'utilisent en bénéficieront vraiment (expérience personnelle, j'ai toujours passé un bon moment en CS).

(Ceci n'est pas spécifique aux conférences du SDC, mais fonctionnerait pour de meilleures conférences en général)

Une bonne idée que j’ai vue lors d’une conférence mathématique pour jeunes chercheurs est de demander à chaque participant d’écrire un bref "rapport de recherche" - dans le cas de jeunes participants qui n’ont pas encore beaucoup de résultats, une description des intérêts serait acceptable. Puis, quelque temps avant la conférence, les déclarations sont publiées sur la page Web. Un exemple de travail de ceci: http://bcc.impan.pl/12Young/uploads/statements.pdf (conférence en théorie des groupes géométriques)

Je pense que cela serait particulièrement utile pour les jeunes participants souffrant du problème "Je ne connais personne ici", mais aussi l'inverse, même les étudiants ne sont plus une masse anonyme. Bien sûr, cela est plutôt faisable pour des conférences / ateliers plus petits, pas pour des événements réunissant 400 personnes, mais je pense que cela vaut la peine d'être mis en œuvre.