Quelles sont les meilleures pratiques pour organiser Google Docs pour l'entreprise? [fermé]

Mon entreprise compte 20 personnes. Nous utilisons tous Google Docs. Alors que je continue d'envoyer des documents à ma façon, je les organise (via des collections), mais je me rends compte que tout le monde les organise également. C'est une excellente fonctionnalité, mais il semble qu'il existe une meilleure façon d'organiser les documents afin que d'autres puissent les trouver et que tout le monde ne doive pas les organiser.

Quelqu'un a-t-il des suggestions de ressources pour les meilleures pratiques d'organisation de Google Documents pour l'ensemble de l'organisation?

Je sais que je peux utiliser des collections et les partager au lieu de documents individuels.

Dans notre entreprise, nous utilisons Google Apps et donc Google Docs. De mon point de vue administratif, je peux cliquer sur le ventilateur appelé [Service-Settings] puis sur [Docs settings] et sur cette page je peux sélectionner [share options]. Cela ressemble à ceci:

Options de partage en dehors de [Entreprise]

Sélectionnez le niveau de partage le plus élevé que vous souhaitez autoriser pour vos utilisateurs:

• () Les utilisateurs ne peuvent pas partager de documents en dehors de [Société]

  [_] Permettre aux utilisateurs de recevoir des documents de l'extérieur [Entreprise]

• (x) Les utilisateurs peuvent partager des documents en dehors de [Société]

  [_] Avertir les utilisateurs lorsqu'ils partagent en dehors de [Société]

Visibilité du document

Sélectionnez la visibilité par défaut pour les documents nouvellement créés:

• (x) [Société]

  Les gens de [Société] peuvent trouver et accéder.

• (_) Personnes de [Société] avec le lien

  Les personnes de [Société] disposant du lien peuvent y accéder.

• (_) Privé

  Seules les personnes explicitement autorisées peuvent accéder.

Les collections dans Google Docs sont également partageables. Donc, si vous vouliez avoir une manière standard d'organiser des documents dans des collections, une collection entière peut être partagée au sein de votre entreprise.

Je viens de prendre comme administrateur principal une entreprise de 30 personnes. L'une des techniques d'organisation les plus utiles que j'ai mises en œuvre est l'utilisation de groupes Google pour le partage ... Vous n'avez plus besoin de partager des fichiers individuels avec des employés ou de les supprimer une fois qu'ils n'ont plus besoin d'accéder. Vous les supprimez ou les ajoutez simplement au groupe. Terminé.