Comment organiser efficacement les documents en voyage?

Chaque fois que je voyage, il y a un morceau de papiers imprimés et d'autres documents que je dois emporter avec moi.

Certains d'entre eux sont des documents auxquels j'ai souvent accès: billet, passeport, visa, etc. Ceux que je garde dans un sac ou une poche facile d'accès. Et il existe d'autres documents, comme les reçus de paiement, qui ne sont pas souvent nécessaires. Mais il y a encore beaucoup de documents qui me déroutent.

Je me demande comment certains des voyageurs les plus chevronnés ici organisent efficacement les documents lorsque vous voyagez? Y a-t-il un outil spécifique (sac, dossier, mallette) que vous utilisez?

Les documents doivent être bien organisés et légers.

Ma femme et moi avons un portefeuille / organisateur de voyage que nous prenons pour tous les voyages. C'est une chose assez stupide, mais très pratique. Il est fait de nylon et est assez grand pour qu'une feuille A4 pliée en tiers puisse tenir à l'intérieur, possède une fermeture éclair sur trois côtés et contient plusieurs poches. Il est fabriqué par Eagle Creek et est similaire à celui-ci . Nous l'avons depuis dix ans et il a fait d'innombrables voyages et est toujours en très bon état.

Nous y emballons:

• Passeports
• Imprimés des billets d'avion / cartes d'embarquement / réservations d'hôtel et directions, empilés dans l'ordre dans lequel ils seront utilisés pendant le voyage
• Certificats de vaccination
• Documents d'assurance voyage
• Cartes de fidélité
• Cartes de certification de plongée sous-marine (si nous partons en voyage de plongée)
• Environ un tiers de toutes les devises que nous emportons pendant le voyage (les deux autres tiers répartis entre mon portefeuille et le sac à main de ma femme.

Le portefeuille de voyage vit généralement dans mes bagages à main lors d'un voyage.

Pour certains voyages, je vais emballer un ensemble distinct d'impressions (scellées dans une grande enveloppe) dans les bagages de soute.

En tant que sauvegarde supplémentaire, tous les documents électroniques pertinents se trouvent dans un dossier OneDrive / Dropbox et j'aurai synchronisé les documents sur mon téléphone avant de partir (au cas où j'en aurais besoin dans un endroit où je n'ai pas de réception téléphonique).

Au fur et à mesure que le voyage avance, je vais retirer les imprimés du portefeuille car ils deviennent superflus et les ranger ailleurs dans mes bagages, prêts à être déchiquetés à notre retour .

Cela peut sembler beaucoup de tracas et d'organisation avant le voyage, mais cela signifie que lorsque nous sommes loin, nous pouvons continuer à nous détendre et à profiter des choses!

Voici quelques photos du portefeuille de voyage. Il dispose également d'un espace pour un stylo - très pratique pour remplir les cartes de débarquement et les étiquettes à bagages! :-)

Après avoir obtenu le visa, le billet, l'assurance, les réservations d'hôtel, etc., je numérise tout, en tant que fichiers PDF individuels.

Deux types de documents, l'un qui est crucial pour le voyage, d'autres qui sont juste pour l'aide. Ensuite, je crée deux dossiers sur ma liste déroulante, Important et informatif. Visa, billet d'avion, réservation d'hôtel, assurance, billets, page d'informations sur le passeport, etc. Les guides de voyage, les visites, la carte, les informations météorologiques, etc. vont à Informative. Ensuite, je fusionne tous les fichiers PDF dans chaque dossier en tant que nouveau pdf, j'imprime deux copies de chacun sur le double côté A5. Agrafez chaque copie dans le coin supérieur gauche.

La taille A5 les rend suffisamment petits pour les stocker, tout en les gardant facilement lisibles. L'impression double face réduit également le volume de moitié.

Un ensemble d'importants va dans les bagages, le deuxième reste avec moi dans mon sac photo-document, avec le passeport d'origine.

Les deux exemplaires du livret du PDF informatif restent dans les bagages. J'en utilise un en vacances, le second est comme sauvegarde, juste au cas où.

Les originaux ne sont que mon passeport, ma carte d'identité nationale, les cartes d'argent, etc.

Edit: je porte également un ou deux ziplock, presque de la taille A5, et je fourre tous les reçus, factures, jetons, etc. que j'obtiens en vacances, et je les trie quand je suis à la maison.

Edit2: J'utilise l'application Android FolderSync pour garder ce dossier synchronisé dans les deux sens avec mon téléphone, et presque toutes les fois que les hôtels des compagnies aériennes, etc. sont d'accord avec une copie électronique du document, car ils ont juste besoin d'un numéro pour localiser mes données dans leurs systèmes .

Je garde sur moi: passeport, carte d'assurance, portefeuille (carte d'identité, argent ...)

Je garde sur iPhone: les billets électroniques d'avion. Réservations d'hôtel et d'hébergement et e-mails de confirmation.

Je garde dans une enveloppe artisanale dans mon bagage à main une copie de chaque confirmation que j'ai reçue par e-mail.

Les e-mails sont également stockés dans le cloud (hotmail / gmail ...) pour être facilement accessibles dans le cybercafé si nécessaire.

Les scans de passeport et de carte de crédit (photos) sont envoyés par e-mail à moi-même et à GF (et vice-versa) afin qu'ils soient stockés dans le cloud si nécessaire.

Comme Richard l'a écrit, je jette tous les documents inutiles dans mes bagages pour le tri et le recyclage lorsque je rentre chez moi.

Je partagerai une expérience récente de la mienne.

Nous allions partir en vacances sur X-Mas et j'ai numérisé et enregistré tous les documents importants dans mon ordinateur portable qui était avec moi tout le temps.

Il était connecté à Dropbox et mon téléphone aussi. Je me suis dit que j'aurai toutes les copies dans mon téléphone intelligent pour un accès rapide là où je ne peux pas sortir mon ordinateur portable.

Nous étions sur le point d'atteindre First Country et avons dû remplir leurs cartes d'immigration données par la compagnie aérienne, avons sorti le téléphone pour voir les détails de notre passeport et j'ai découvert que j'avais oublié de synchroniser le téléphone avec Dropbox (l'antivirus l'avait empêché de fonctionner dans le Contexte). Je ne pouvais rien faire d'autre que rire de ma folie.

Moralité: Ne présumez pas seulement que des documents seront là. Vérifiez-les.

Mais une chose que j'ai bien fait, c'est que j'ai imprimé tous ceux-ci et les ai mis dans un fichier dans mon sac d'ordinateur portable et les ai numérotés dans une séquence que je m'attendais à les utiliser.

1. Des billets
2. Copies des passeports, visas et assurances
3. Réservation de transfert aéroport
4. Réservation d'hotel
5. Réservation d'excursion
6. Transfert de réservation

Puis les prochains chiffres pour le deuxième pays. J'ai trouvé ce simple séquencement 1,2,3 si utile tout au long des deux pays que nous avons visités. Il y avait au moins 15 réservations et cette séquence a rendu les choses tellement faciles.

Ce fichier était dans la section des documents de mon sac pour ordinateur portable qui était un sac à dos, chaque fois que nous atteignions l'arrêt suivant où nous avions besoin des documents Ma femme sortait simplement le prochain document numéroté de mon sac qui était sur mon dos et vous y allez , pas d'histoires. Je n'ai même pas eu besoin d'enlever le sac en ligne (non je ne suis pas paresseux, juste que j'avais mon bébé, qui n'aime pas une poussette, dans mes bras: P).

Chaque fois qu'une impression était utilisée, je mettais une croix dessus et la déplaçais à l'arrière du fichier.

Je ne sais pas très bien si les gens vont l'aimer comme réponse à cette question: D

Pour les documents papier, j'utilise un tas de dossiers en plastique. Je regroupe les documents dans les dossiers en fonction du moment où je dois les utiliser. Il est possible d'utiliser différentes couleurs sur les dossiers afin de les distinguer. Quoi qu'il en soit, ils sont semi-transparents, vous verrez donc sur le texte d'un document le dossier que vous avez.

Pour moi, la seule façon d'organiser ce genre de choses est chaque impression dans l'ordre dans lequel vous allez les utiliser, puis jetez-les au fur et à mesure que vous les utilisez.

Par exemple, si vous allez à l'aéroport en voiture, puis prenez l'avion, puis prenez une voiture de location à l'atterrissage, puis conduisez à l'hôtel pour vous enregistrer Je commanderais les impressions comme ceci:

1. détails sur le parking de l'aéroport
2. détails de l'enregistrement à l'aéroport
3. détails de location de voiture
4. détails de l'hôtel
5. détails de l'enregistrement du vol de retour

N'oubliez pas de jeter vos affaires - par exemple, après mon enregistrement pour l'avion, j'aurai jeté les feuilles 1 et 2, ce qui signifie que la feuille 3 (détails de la location de voiture) est en haut lorsque je vais chercher la voiture de location. Cela le rend super rapide et facile - il suffit de retirer la première feuille / haut et vous avez terminé.

Protip: si une impression est sur plusieurs feuilles, assurez-vous de les agrafer ensemble pour en faciliter la manipulation.

Pour les voyages courts / simples, je mets simplement ces imprimés dans une simple enveloppe A4 et je les laisse dans mon bagage à main.

Protip: écrivez les choses importantes à l'extérieur de l'enveloppe en gros caractères - numéros et horaires des vols, terminaux, adresse de l'hôtel, etc. Cela signifie que vous pouvez facilement obtenir ces informations rapidement si vous êtes pressé.

Pour les voyages plus longs / complexes avec beaucoup de réservations, je mets les impressions dans un "livre d'affichage" qui est un tas d'enveloppes en plastique A4 liées dans un livre afin que je puisse simplement les parcourir toutes. Les livres d'affichage sont bon marché et légers - je les ai utilisés pour de longs voyages avec 30 ou 40 réservations pour diverses choses et ils fonctionnent très bien pour garder tout aussi bien.

Bien sûr, ces impressions papier sont des sauvegardes. J'en aurai la plupart disponibles / épinglés pour hors ligne sur mon téléphone.

J'ai un petit carnet (A5) Moleskine que j'utilise pour voyager. Dans la couverture intérieure, j'écris des choses qui changent rarement et seront les mêmes tout au long de plusieurs voyages, comme mon numéro de passeport (en cas de perte), les numéros de carte, les numéros de téléphone de ma banque (au cas où j'aurais besoin d'annuler mes cartes) , etc. Ensuite, sur les pages individuelles, j'écris les détails de chaque aspect du voyage dans l'ordre chronologique. Ces pages sont faciles à retirer après le voyage / avant le suivant.

Pour les vols, j'aurai l'aéroport, la compagnie aérienne, le numéro de vol, le terminal (le cas échéant) et l'heure de départ. Pour les hôtels (ou, plus probablement maintenant, airbnbs), le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de confirmation de réservation, les dates de mon séjour.

Il est assez petit pour tenir dans une poche, est juste un peu plus grand (bien que beaucoup plus épais) que mon passeport, et possède une sangle élastique pour garder le couvercle fermé, donc je peux glisser mon passeport à l'intérieur pour les garder ensemble.

Sur mon téléphone, j'ai généralement l'application airbnb, l'application pour United, et je mets en vedette / signalons les e-mails de confirmation afin de pouvoir les trouver rapidement si nécessaire. J'ai également tendance à porter une deuxième batterie lorsque je voyage, donc je n'ai pas à m'inquiéter autant de la batterie qui pourrait mourir.

En termes d'impression, le moins possible. Généralement, seules les choses dont j'ai (peut-être) besoin pour passer le contrôle des frontières dans le pays où je me rends (par exemple, une impression de mes réservations de vol pour prouver que j'ai un billet aller-retour) et tout ce qui indique explicitement qu'elles ne le font pas '' Je n'accepte pas les copies électroniques / billets électroniques (j'ai voyagé par Greyhound entre Seattle et Spokane dans le cadre d'un voyage aux États-Unis l'année dernière, ils n'ont accepté qu'une version imprimée du billet).

Les reçus que j'accumule pendant le voyage vont juste dans mon portefeuille pour être triés quand je rentre à la maison.