Comment documenter les frais de voyage?

J'ai constaté que de nombreux voyageurs notent leurs dépenses lors d'un voyage. J'ai toutefois toujours trouvé cela difficile personnellement, car il y a tellement de situations dans lesquelles je n'ai pas assez de temps pour le noter, comme payer pour la cabine puis me précipiter vers l'avant. Je me perds donc assez rapidement.

Comment gérez-vous la documentation des dépenses? Le faites-vous toujours après le paiement ou plutôt mis en place le soir? Notez-vous toutes les dépenses ou seulement les principales?

Ma principale préoccupation concerne les dépenses pour lesquelles vous ne recevez pas de reçu, comme par exemple le paiement sur un marché ou le covoiturage.

En ce qui concerne les dépenses en espèces:

Emportez avec vous un mini carnet de poche et un crayon de golf (ou un équipement similaire à votre goût). Datez la page, puis chaque fois que vous effectuez un achat au comptant, notez le montant et une note rapide sur l'endroit ou la destination de l'achat afin que vous vous souveniez quand vous ferez votre grand livre plus tard. Plus tôt vous noterez les dépenses, plus il vous sera facile de vous souvenir du montant exact et de son objet. Vous voudrez peut-être compter l'argent dans votre portefeuille avant et après la sortie si vous prévoyez de manquer de temps pour faire une note rapide dans votre cahier, ou faites la note dès que possible après le fait (par exemple: attendez de vous asseoir dans le bus pour noter ce que vous avez dépensé pour le trajet en bus).

Le suivi dépend principalement de la finalité du suivi des dépenses. Si vous essayez simplement de vous assurer de respecter un budget, vous pouvez effectuer un suivi différemment que si vous essayez d'estimer le montant à réserver pour un futur voyage de durée similaire. Si vous gardez une trace des "trous" dans les dépenses (par exemple: quelqu'un d'autre vous a traité pour le dîner), vous voudrez probablement noter une note où ces dépenses devraient aller afin que vous puissiez vous souvenir de l'ajuster dans vos estimations pour les dépenses futures.

Trois choses m'aident à rester organisé:

• Prenez l'habitude d'écrire sur des reçus qui ne sont pas évidents (par exemple, de nombreux taxis n'ont que la ville, même pas une date - griffonner À L'AÉROPORT maintenant vous permettra de remplir le reste plus tard)
• Ayez un endroit standard où vous mettez les reçus que vous n'avez pas traités (pour moi, c'est dans un cahier pour les empêcher de se froisser - si je n'ai pas reçu de reçu, j'écris souvent le montant dans le cahier à l'époque)
• Ayez un moyen de «traiter» les reçus en les écrivant sur un résumé ou en les tapant dans une feuille de calcul, et un endroit pour les mettre après avoir fait cela.

Si votre résumé a un format assez standard, il peut vous aider à comprendre où vous manquez une dépense - en un coup d'œil, vous pouvez voir qu'il n'y a pas d'entrée pour le déjeuner du mardi, peut-être. Sur le mien, si quelqu'un d'autre m'achète un repas ou que je partage un taxi et que l'autre mec insiste pour payer le tout, j'écris "Joe payé" ou autre à cet endroit du résumé, donc je sais que ce n'est pas un reçu manquant. S'il s'agit d'un reçu manquant, je peux le rechercher avant de quitter l'hôtel, ou essayer de me souvenir du numéro au moins approximativement.

Enfin, obtenez une carte de crédit à utiliser pour vos voyages d'affaires et mettez-y absolument autant que possible. Vous pouvez reconstruire beaucoup à partir d'un relevé de carte de crédit, mais pas de "Je suis venu en ville avec 73 $ et je suis parti avec 14 $". De plus, vous obtenez au moins le reçu de carte de crédit même si vous n'obtenez pas la liste détaillée des taxes.

J'utilise Homebank pour toutes mes finances personnelles. Certains ne jurent que par GnuCash , mais je trouve cela inutile et compliqué. Homebank est plus simple et possède toutes les fonctionnalités qui me tiennent à cœur.

Habituellement, je rassemble tous les reçus pendant la journée et passe une bonne dizaine de minutes à les ajouter à la base de données. Si vous payez avec une carte et avez des services bancaires électroniques, vous pouvez lésiner sur les reçus et obtenir des informations exactes sur les dépenses sur le site Web de votre banque (cela est utile lorsque vous payez dans d'autres devises, les taux de change bancaires diffèrent des taux officiels et certaines taxes supplémentaires peuvent appliquer).

Cela nécessite un peu de discipline - si vous sautez le dépôt uniquement pendant quelques jours, la pile de reçus devient un obstacle insurmontable que vous ne pouvez pas facilement vous résoudre à traverser. De plus, si vous ne le faites pas tous les jours, vous avez tendance à oublier ce que vous avez dépensé si vous n'avez pas reçu de reçu - vous ne pouvez pas le suivre aussi facilement.

En ce qui concerne les dépenses, j'ajoute chacune d'entre elles, afin que les montants réels et ceux sur le livre correspondent. Si vous ne vous souvenez pas d'une transaction particulière, vous pouvez toujours la placer dans la catégorie «Autre» et tout équilibrer. Il s'agit de toute façon de petits achats ponctuels.

un petit carnet et un stylo ou un crayon font des merveilles. Pas besoin de chargeurs de batterie :)

J'ai développé une application Android conçue pour cela: suivez facilement vos dépenses en voyage. Il prend en charge plusieurs devises, catégorise les dépenses et les suit sur une carte. Son objectif principal est de suivre les dépenses partagées d'un groupe de personnes, mais vous pouvez également l'utiliser en tant que personne seule.

Jetez un œil : TravelMoney

Vive Francis

Un ami et moi avons pris des vacances l'été dernier et avons utilisé une feuille de calcul Google partagée pour équilibrer à la fin. Assurez-vous de conserver tous les reçus et que vous êtes prêt à radier de petites choses, puis faites simplement un grand livre dans la feuille de calcul et comparez les valeurs. Cela vous donne également l'avantage de voir où l'argent est allé cumulativement (comme dans, si vous avez payé le logement et que quelqu'un d'autre paie pour le voyage, vous pouvez voir les totaux de l'endroit où l'argent est allé le plus).

La chose que je trouve la plus difficile est de garder une trace dans ma tête de ce que j'ai utilisé de l'argent comptant et de ce que j'ai utilisé la carte. Une chose à propos de l'argent liquide est de retirer de gros montants ronds - vous pouvez alors voir ce qui reste et obtenir une bonne estimation de ce qui a été dépensé.

J'aime garder une trace de mes dépenses quand je voyage, car je suis sur un budget serré, mais ce que je n'aime pas, c'est garder une trace de tous mes reçus! La plupart des autres réponses semblent suggérer que: conserver les reçus, puis utiliser autre chose pour suivre.

En règle générale, ce que je fais, c'est que j'ai pris l'habitude de prendre une photo d'un reçu dans l'application Evernote sur mon téléphone. (J'ai configuré Evernote pour qu'il se synchronise uniquement sur les réseaux WiFi afin de ne pas avoir à télécharger sur des réseaux mobiles lents. Il conserve également une copie locale de toute façon.) Ensuite, peu importe que je perde mes reçus ou non. Dans la même note, vous pouvez également taper ou enregistrer rapidement une note de dépenses pour lesquelles vous n'avez pas reçu de reçu. Il s'agit d'une opération rapide et simple, puis plus tard, une fois que vous êtes de retour et que vous devez déclarer vos dépenses, vous pouvez vous asseoir et les additionner en une seule fois.

Cette méthode fonctionne assez bien pour moi. Je suppose cependant qu'à un moment donné, quelle que soit la méthode que vous utilisez, vous n'avez qu'à en faire une habitude! Vous pouvez tourner en rond en disant "Mais je dépense en espèces! Plusieurs fois par jour! Et puis je les oublie tous!" mais il n'y a pas qu'une vraie réponse à cela. :)

J'ai créé une application pour suivre mes dépenses ... Vous pouvez la trouver ici: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-expense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

Gardez une trace de vos dépenses lors de vos déplacements ou durant les soirées week-end avec vos amis. Enregistrez comment vous avez dépensé votre argent, où vous l'avez dépensé, combien, avec qui et combien a été la contribution de tout le monde dans votre parti. Vous saurez à chaque instant combien vous serez remboursé et combien vous en possédez.

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