Vous recherchez une bonne méthodologie de gestion de la boîte de réception

Je reçois quelques centaines de courriels par jour pour le travail. Beaucoup font partie d'une conversation par e-mail qui s'étend sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines, donc je déteste les supprimer purement et simplement, car je pourrais en avoir besoin pour référence à un moment donné dans un proche avenir. La conséquence est que j'ai des milliers d'e-mails dans ma boîte de réception uniquement, dont la plupart ne sont plus pertinents. J'utilise Thunderbird, j'ai donc quelques fonctionnalités d'organisation à ma disposition, mais ce dont j'ai vraiment besoin, c'est d'une bonne méthodologie globale pour la gestion des e-mails. Est-ce que quelqu'un a des suggestions? Merci!

Une combinaison de diverses interprétations de la stratégie «zéro boîte de réception» combinée au processus Get Things Done ( GTD ).

1. Auto-discipline : affichez votre boîte de réception uniquement quelques fois par jour - lorsque vous commencez à travailler, peu de temps avant la fin du travail et quelques fois entre les deux.
2. Organisation du fichier courrier: deux dossiers "spéciaux" dans votre fichier courrier: panier et corbeille souple . Ensuite, faites travailler les dossiers (et peut-être privés ) avec divers sous-dossiers pour les projets / sujets.
3. Processus : chaque fois que vous ouvrez votre boîte de réception, traitez tous les e-mails, en commençant par le haut et en ne terminant que lorsque la boîte de réception est à zéro. Selon la quantité de courrier, parcourez la boîte de réception de manière itérative jusqu'à ce qu'elle soit vide.

Les actions possibles par mail sont:

• supprimer immédiatement dans la corbeille de la boîte aux lettres (choses dont vous n'avez définitivement plus besoin)
• déplacer dans le dossier de la corbeille souple (choses dont vous pourriez avoir besoin dans un court avenir)
• déplacer dans le dossier du panier (choses que vous souhaitez conserver)
• se déplacer dans un dossier dédié sous des dossiers professionnels ou privés (les choses que vous souhaitez conserver et qui sont suffisamment importantes)

Différence entre le panier et les dossiers dédiés sous le travail

Essayez de tout mettre dans le panier et utilisez simplement la fonction de recherche. Mais peut-être qu'il y a certains sujets / projets / problèmes que vous souhaitez regrouper et pouvoir visualiser dans leur intégralité - alors vous les mettez dans un dossier nommé de manière appropriée.

Une autre astuce pour le dossier panier - en fonction de votre application de messagerie - consiste à utiliser des balises pour des fonctionnalités de recherche améliorées.

Que faire avec le dossier de la corbeille souple

Supprimez régulièrement les e- mails du dossier de la corbeille à papier, par exemple les e-mails de plus de 3 mois. Cela vous donne une certaine quantité de mails en retard lorsque vous découvrez que vous avez besoin de ce mail que vous avez supprimé il y a 2 jours, b / c vous pensiez que vous n'en auriez plus jamais besoin ...

J'aime vraiment la stratégie Inbox Zero . Bien sûr, cela nécessite un certain effort, mais vous ne pouvez pas vous attendre à une gestion sans effort des e-mails, n'est-ce pas?

Inbox Zero est de loin la meilleure réponse, comme l'a suggéré Manni . Une fois que vous avez terminé, consultez Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Broché)

Il vous aidera à affiner vos nouveaux super-pouvoirs trouvés

Pour résumer le processus GTD:

Lors du traitement d'un compartiment, un flux de travail strict est suivi:

• Commencez par le haut.
• Traitez un article à la fois.
• Ne remettez jamais rien en «dedans».
• Si un élément nécessite une action, procédez comme suit :
  • Faites-le (si cela prend moins de deux minutes)
  • Déléguez-le
  • Reportez-le
• Si un élément ne nécessite pas d' action, faire un :
  • Classez-le pour référence
  • Jette-le
  • Incuber pour une action éventuelle plus tard

S'il faut moins de deux minutes pour faire quelque chose, cela doit être fait immédiatement. La règle des deux minutes est une ligne directrice, englobant à peu près le temps qu'il faudrait pour différer officiellement l'action.

Voir l'article Wikipedia pour en savoir plus.

C'est un peu extrême / non organisé, mais ce que je fais parfois est (dans gMail) "Sélectionner tout", puis parcourir et désélectionner les plus importants, puis cliquer sur "Archiver". Cela ne laisse que les éléments importants dans la boîte de réception.

J'ai beaucoup plus de courriels inutiles que je ne le pense, donc cela fonctionne très bien pour moi.

Comme toujours, YMMV.

J'ai arrêté d'organiser mon e-mail parce que j'avais l'impression de le gâcher et de laisser les e-mails s'accumuler, puis je ne pouvais tout simplement pas trouver ce que je cherchais parce que je ne savais pas dans quel dossier je le mettais. Pour ce que ça vaut, J'utilise Outlook 2003 et j'obtiens moins de 30 messages par jour.

Voici ce que je fais maintenant:

1. J'ai installé Google Desktop, car il me permettra de rechercher mes e-mails mieux que tout ce que je peux trouver.
2. Je garde un mois de courrier électronique dans ma boîte de réception. Après cela, je le déplace vers une archive distincte.
3. J'ai quelques dossiers que j'utilise, mais ils sont principalement destinés aux e-mails automatisés que je reçois et aux e-mails auxquels je fais souvent référence. La plupart de ces dossiers ont une règle qui place automatiquement l'e-mail dans ce dossier et contourne complètement ma boîte de réception.

Bonne chance!