Je travaille dans un centre médical universitaire et, entre autres choses, je suis responsable de l'organisation des réunions de notre conseil exécutif et consultatif. Bien que la préparation et la tenue des réunions elles-mêmes soient assez intéressantes, il y a beaucoup de travail de bureau ennuyeux, répétitif et sujet aux erreurs, pour lequel j'aimerais avoir un support informatique. Je suis en train de googler et de regarder autour depuis un moment, mais je n'ai rien trouvé qui me convienne.
Je cherche une base de données où je garde et documente ces réunions. Pour chaque point de l'ordre du jour, j'aimerais documenter
- informations standard telles que l'auteur, la date, les références, le titre, etc.
- une description de l'article à décider
- le texte de la motion à décider
- toutes les pièces jointes / pièces jointes pertinentes pour l'élément (en tant que fichiers PDF ou MS Office, et ce serait formidable si elles pouvaient faire l'objet d'une recherche)
- la personne responsable de la mise en œuvre de ce qui est décidé
- la ou les personnes qui doivent être informées de la décision
- toute discussion supplémentaire devant être documentée pour le procès-verbal
- toute modification de la motion décidée pendant la session
Ce serait bien si le système était capable d'accepter de nouveaux points à l'ordre du jour de sources autres que moi (via une interface Web dans notre intranet, par exemple). Et bien sûr, j'aimerais beaucoup stocker les adresses de toutes les personnes impliquées, les informer des décisions qui les concernent et générer automatiquement les invitations, l'ordre du jour et les procès-verbaux de la réunion à partir des informations stockées dans la base de données.
Je me serais attendu à ce que ces tâches soient si courantes dans un si grand nombre d'organisations qu'il soit nécessaire de disposer d'un logiciel standard standard, mais je semble avoir cherché au mauvais endroit.
Je suis reconnaissant pour tous les conseils à court de construire ma propre base de données dans MS Access :)
EDIT: Une exigence supplémentaire est que ce logiciel puisse être installé localement dans notre intranet. Une solution hébergée sur le Web ne sera probablement pas possible.