Existe-t-il un moyen d'utiliser le Finder de pièce sans liste de pièces?

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J'utilise Outlook 2010 et nos administrateurs Exchange ont configuré des boîtes aux lettres pour la plupart des salles de réunion disponibles dans nos installations. Cependant, il semblerait qu'ils n'aient aucune liste de pièces configurée. (Je comprends cela parce que je ne vois pas le menu déroulant "Afficher une liste de chambres". Mais je vois des sections vides "Choisir une chambre disponible" et "Heures suggérées".)

Existe-t-il un moyen pour moi de continuer à utiliser les fonctionnalités pratiques (via une sorte de carnet d'adresses local ou similaire) du Room Finder sans générer de listes de chambres sur le serveur Exchange?

— Iszi
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Quelqu'un pourrait-il expliquer en quoi cela est hors sujet? Certes, c'est une question d'utilisateur de bureau, mais il s'agit d'une fonction logicielle qui est assez spécifique à l'entreprise. C'est pourquoi j'ai pensé qu'il serait mieux servi ici, plutôt que Super User .

— Iszi

SuperUser peut être le site approprié pour cela. Server Fault est exclusivement réservé aux administrateurs professionnels et non aux utilisateurs finaux. Pour plus d'informations, veuillez vous référer à la FAQ .

— Sven

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La seule façon dont les listes de salles sont configurées est UNIQUEMENT par l'administrateur Exchange. Personnellement, je n'ai trouvé aucun bon moyen de contourner cela. Ce que vous pourriez vouloir faire est de configurer une ou plusieurs listes d'adresses locales contenant uniquement les salles de conférence. Sélectionnez-les ensuite lors de la planification, et développez la liste et supprimez les entrées qui ne fonctionnent pas pour vous. Intéressant, lorsque vous faites cela, le chercheur de pièce vous indiquera quelles heures ont des conflits et quelles heures n'en ont pas. Vous permettant de trouver plus facilement une chambre.

— mdpc
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L'inconvénient de cette approche est que Room Finder pensera que les salles sont des participants et ne les affichera pas dans la section "Choisissez une salle disponible".

— oberlies

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D'après ce que j'ai découvert, le Room Finder ne fonctionnera que si vous utilisez la boîte de dialogue dédiée "Select Rooms" (disponible via les boutons "Rooms ..." ou "Add Rooms ...") et entrez directement les pièces. Lorsque vous spécifiez les salles d'une autre manière, par exemple dans le champ À ou dans la liste Tous les participants, Room Finder considérera les salles comme des participants réguliers, et ne les affichera pas par exemple comme des "chambres disponibles" dans la liste des heures suggérées.

Ainsi, une manière simple d'utiliser le Finder de pièce est de sélectionner manuellement plusieurs pièces dans la boîte de dialogue "Sélectionner des pièces".

Cela peut cependant être gênant si vous avez une longue liste de chambres candidates. Pour résoudre ce problème, vous pouvez utiliser un groupe de contact local. Créez un tel groupe, nommez-le "Mes salles" et ajoutez-y les salles que vous souhaitez prendre en compte pour les réunions. Ensuite, créez une nouvelle réunion et utilisez le groupe de la manière suivante:

Entrez le nom du groupe "Mes chambres" dans le champ À
Si Outlook ne reconnaît pas encore le groupe, cliquez sur "Vérifier les noms"
Cliquez sur le signe plus à gauche de "Mes chambres" et confirmez la boîte de dialogue
Coupez toutes les pièces du champ À ( CTRL+ A, CTRL+ X)
Entrez les participants
Ouvrez la boîte de dialogue "Sélectionner les pièces" ( ALT+ Mou cliquez sur le bouton Pièces à droite de la zone de texte des emplacements)
Collez les pièces dans le champ Pièces et confirmez la boîte de dialogue ( CTRL+ V, ENTER)

Le show Room Finder affichera maintenant les chambres disponibles à partir de votre liste personnelle de chambres candidates.

— oberlies
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concernant votre commentaire, "Cela peut cependant être gênant si vous avez une longue liste de chambres candidates". vous pouvez simplement utiliser Maj + clic pour sélectionner plusieurs pièces dans la "boîte de dialogue Ajouter des pièces"

— bricoler le

concernant votre commentaire, "Room Finder ne fonctionnera que si vous utilisez le bouton Ajouter des chambres sur l'assistant de planification". Vous pouvez également cliquer sur le bouton "Chambres" sur la page Rendez-vous.

— bricoler le

@tinker Merci d'avoir souligné qu'il existe deux façons d'accéder à la boîte de dialogue Pièces. J'ai inclus cela dans la réponse

— oberlies

@tinker Shift + Click pour sélectionner plusieurs pièces n'est pratique que si elles sont dans une séquence. Ce n'est pas le cas pour moi - il y a par exemple des salles de réunion privées que je ne peux pas utiliser.

— oberlies

Réponse brillante - merci! Je savais que je pouvais créer un groupe de contact local, mais cela ne fonctionnait pas correctement lors de sa saisie directement dans le champ TO. Même si vous modifiez manuellement chaque salle d'un "participant requis" à une "ressource" (dans l'assistant de planification), les salles ne s'afficheront pas correctement dans le Finder de salle. Cette astuce couper / coller l'a finalement fait fonctionner pour moi!

— jimtut

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Cela peut être une solution alternative possible: Personnalisation du nouveau formulaire Outlook de demande de réunion (support.office.com) . Essentiellement, vous créez votre propre formulaire de réunion pré-rempli avec les salles que vous souhaitez:

Ouvrez Outlook et concentrez-vous sur votre dossier Calendrier
Dans le menu, sélectionnez Outils -> Formulaires -> Formulaire de conception
Dans la liste déroulante «Rechercher dans:» assurez-vous que vous avez sélectionné «Bibliothèque de formulaires standard», sélectionnez «Réunion» dans la liste des formulaires disponibles et cliquez sur Ouvrir
Ajoutez les salles de votre choix à la réunion
Cliquez sur "Outils -> Formulaires -> Publier le formulaire sous" et enregistrez-le dans votre bibliothèque de formulaires personnels.
Utilisez ce nouveau formulaire pour créer des réunions à l'avenir!

Il y a probablement une bonne façon de créer un raccourci vers ce nouveau formulaire et de le mettre sur le ruban ...

— Ian
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N'oubliez pas de choisir: «Aucun» dans la liste des salles avant de publier. Juste pour qu'aucune salle ne soit choisie par défaut lorsque vous créez une réunion et que le champ "À" soit vide.

— Wasted_Coder

Comment le faire dans Outlook 2016?

— rustyx

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La meilleure solution que j'ai personnellement trouvée consiste à ajouter le bloc de pièces dans lequel je veux choisir à l'assistant de planification, puis choisissez Enregistrer sous et sélectionnez "Modèle Outlook" comme type de fichier et enregistrez le fichier quelque part à portée de main. J'ai un fichier de modèle pour chaque étage du bâtiment dans lequel je me trouve. Je vais simplement dans mon dossier de documents et j'ouvre le fichier de modèle à partir de là pour l'étage sur lequel je veux réserver. Si vous procédez ainsi, assurez-vous de laisser les zones Objet et À vides avant d'enregistrer.

Je n'ai toujours pas trouvé de moyen d'afficher les capacités de la salle sur l'écran Assistant de planification. Si cela pouvait se faire sans avoir à cliquer sur le bouton Ajouter des salles, je serais extrêmement heureux.

— Israël
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