Augmentation de la productivité avec l'immense boîte de réception Outlook - «Boîte de réception triée» et fréquences

J'utilise Exchange Online et Outlook 2010 avec un volume de courrier électronique très élevé et une grande boîte de réception. J'utilise déjà des catégories colorées et filtre les listes de distribution dans des dossiers spéciaux. J'attribue également différentes durées de vie aux dossiers, etc. Néanmoins, ma productivité (courriers électroniques traités / intervalle de temps) et ma fiabilité (sans négliger la taille) pourraient être meilleures.

J'ai identifié trois problèmes avec ma configuration actuelle:

1. Il me manque la "boîte de réception triée" proposée par Gmail. En bref, la fonction a essayé de mettre en évidence les courriels individuels (par opposition aux courriers électroniques en nombre) ou ceux de personnes auxquelles je réponds souvent. En regardant les courriels classés comme importants par cette logique, je pouvais souvent trouver des courriels que j'avais simplement oubliés.

2. La boîte de réception est déjà très grande. Ce serait une perte de temps d'essayer de le trier complètement, mais cela aiderait beaucoup si je pouvais le trier non seulement par expéditeur, mais aussi par le nombre de courriels de cet expéditeur. Cela me permettrait de réduire rapidement le nombre total d’e-mails dans ma boîte de réception et de supprimer un grand nombre de documents obsolètes.

3. Lorsque vous répondez à des courriels, il est souvent utile de voir immédiatement toute la conversation avec cette personne. Pour les choses importantes, mon CRM est connecté à Outlook, mais pour les tâches quotidiennes, j’utilisais Xobni à cet effet. Mais Xobni est devenu de plus en plus consommateur de ressources, n’a pas correctement soutenu mon langage et était, à mon sens, centré sur la connexion aux réseaux sociaux (que je ne souhaite pas utiliser). Existe-t-il une alternative légère à Xobni, qui ne construit pas un index de texte intégral de tous les emails?

Je suis un peu un puriste de la boîte de réception en ce sens que j'utilise ma "boîte de réception" au sens traditionnel - seuls les travaux ouverts nécessitant mon attention immédiate restent dans la boîte de réception, toujours triés par "Reçu", les plus récents en tête de liste. TOUT LE MONDE est supprimé (stratégie de type touch-it-once), ou occasionnellement, je mets un message dans un dossier thématique. S'il existe un élément TODO pour l'avenir, je fais généralement glisser le message dans mon calendrier. Je m'efforce d'avoir une boîte de réception vide d'ici la fin de la journée. Je considère que c'est un succès quand il peut être vide toutes les heures.

Chaque fois que j'ai besoin de consulter l'historique, je vais (généralement) dans mon dossier supprimé et trie par "De" ou "Sujet" pour me remettre rapidement à niveau. Notez qu'une fois que vous triez une colonne, vous pouvez commencer à taper pour trouver rapidement l'utilisateur ou le sujet que vous recherchez.

Je méprise le "Groupe de" et je ne l’ai jamais vu bien utilisé, même si j’ai vu beaucoup de gens l’utiliser. Si jamais je vois cette fonctionnalité utilisée par un utilisateur expérimenté qui ne souffre pas de problèmes de fiabilité et de productivité directement lié à cette fonctionnalité je mettrai à jour mon post.

J'ai quelques suggestions pour vous aider avec votre problème de boîte de réception.

Tout d'abord, je n'ai vu aucune mention de fichiers de dossiers personnels? Utilisez-vous des PST? Dans mon emploi actuel, j'ai reçu plus de 10 000 courriels en fichiers PST au cours des 8 derniers mois.

Une chose que j'ai trouvée utile dans Outlook concerne les dossiers de recherche (mais uniquement dans un fichier PST). Pour une raison quelconque, aucun de mes collègues n'a de dossiers de recherche configurés dans Outlook. Les dossiers de recherche sont hautement personnalisables et filtreront automatiquement les courriers électroniques par expéditeur, par importance, par courrier électronique avec pièces jointes.

En plus des dossiers de recherche, j’utilise une structure de dossiers très structurée et une configuration de règles pour copier automatiquement tous les courriels que j’envoie ou que je reçois vers un fichier PST. L'organisation des dossiers que j'utilise est la suivante:

2012

• Archive de la boîte de réception
  • 01-Jan
  • 02-fév
  • 03-mars
  • 04-avr
  • 5 mai
  • ..
  • 12 décembre
• Archive envoyée
  • 01-Jan
  • 02-fév
  • 03-mars
  • 04-avr
  • 5 mai
  • ..
  • 12 décembre

Ensuite, je crée des règles pour ma boîte de réception et envoie des éléments afin que chaque courrier électronique que j'envoie ou que je reçoive soit copié dans le dossier approprié en fonction de son mois. De cette façon, vous pouvez supprimer des éléments de votre boîte de réception sans avoir à vous soucier de ne pas pouvoir retrouver d'anciens courriels, tant que vous définissez un rappel pour mettre à jour vos règles afin que les éléments de la boîte de réception / envoyés soient placés dans les bons dossiers, avoir une copie de tout.

En plus de ma boîte de réception / éléments envoyés PST, j'ai un autre fichier PST appelé Éléments supprimés. Lorsque je supprime un courrier électronique, je le déplace vers mon fichier PST supprimé. Conserver la copie de votre boîte de réception / éléments envoyés séparément de vos éléments supprimés PST est recommandé si vous rencontrez une situation dans laquelle votre fichier PST principal est corrompu - au moins, vous disposez d'une forme de sauvegarde de tous les courriers électroniques.

Puisque vous avez maintenant un fichier PST contenant toute la correspondance par courrier électronique, configurez vos dossiers de recherche dans la boîte de réception / éléments envoyés. Si vous configurez les dossiers de recherche dans votre boîte de réception Exchange, vous ne verrez que la correspondance contenue dans votre boîte de réception Exchange, les éléments envoyés et l'historique des conversations (sans valeur si vous n'archivez pas tout dans la boîte de réception Exchange, ce qui vous rendra impopulaire avec vos contacts. échange administrateur). La configuration de vos dossiers de recherche est beaucoup plus simple que la configuration des règles de messagerie pour chaque personne / groupe pour lequel vous souhaitez créer un dossier.

J'espère que cela pourra aider!

Richie