Statut Outlook disponible / occupé approprié lorsque vous travaillez à domicile

Notre bureau (assez grand - environ 200 personnes) a récemment commencé le télétravail à temps partiel. Cela ne fait plus qu'un jour / semaine, mais certaines questions sur la disponibilité se posaient déjà. Je voulais donc voir comment les utilisateurs ici, dont certains, je suis sûr, se rendent au travail en entreprise, comment ils définissent leur statut d'absence du bureau.

Outlook a quatre états, et voici ce que je veux dire (et la plupart des autres?):

Gratuit: je suis disponible pour des réunions
Occupé: je suis en réunion ou occupé, et indisponible
Tentative: Timide de planifier, mais je suis disponible si nécessaire
Absent du bureau: je suis en vacances et indisponible. Cependant, je ne me déplace pas pour le travail - les gens ont-ils tendance à utiliser cet état pour signifier qu'ils sont éloignés, mais disponibles pour un appel téléphonique / passerelle?

Alors que nous commençons à faire du télétravail, je serai disponible par téléphone pour des réunions, mais pas en personne. Toute réunion peut avoir un pont de conférence, mais certaines réunions doivent simplement être en personne. J'aimerais envoyer le bon message à propos de mon statut: les gens peuvent planifier des réunions avec moi les jours de télétravail, mais ils doivent s'attendre à ce que je sois sur un pont de conférence quand ils le font.

Quel statut les gens utilisent-ils? "Absent du bureau" signifie-t-il correctement que vous travaillez à domicile, même si je pense que cela signifie que quelqu'un est en vacances? Peut-être que je suis le seul à être confus ici, mais en tant qu'entreprise n'ayant jamais fait de télétravail d'aucune sorte, je suis dans l'ignorance à propos des pratiques standard.

Merci pour la perspicacité! Bien que ce ne soit pas une question technique directe, j'espère que cela restera applicable au groupe et de manière constructive. Si ce n'est pas le cas, fermez-le et acceptez mes excuses.

microsoft-outlook

— SqlRyan
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Réponses:

Au fur et à mesure que je comprenais mieux, "hors du bureau" implique que vous êtes supposé être incapable d'accéder aux documents relatifs au bureau à partir de votre position actuelle. Les gens peuvent vous appeler, mais que vous soyez en réunion avec un client ou en vacances, vous ne pourrez pas rechercher des informations, car vous ne les aurez pas sous la main. Cela implique que vous ne serez pas joignable pour prendre des décisions au téléphone par téléphone (c'est-à-dire étayées par le matériel de bureau à votre disposition) - cela vous aidera généralement à poser des questions sur les problèmes liés à la planification, si un calendrier est disponible. (ou des choses comme "puis-je vous contacter concernant X aujourd'hui ou pourriez-vous me rappeler quand vous le pourrez?").

Le télétravail ne sera pas considéré comme "hors du bureau" si vous avez accès à votre matériel lié au travail et si vous êtes disponible pour des appels vidéo / vocaux (conférence) - vous avez ainsi la possibilité de faire tout le travail normal comme si vous étiez au bureau ( si tout est mis en place pour permettre cela).

Je me rends compte que cette question a été posée il y a un certain temps - j'espère toujours que vous-même ou quiconque trébuche dessus pourrez le trouver utile.

— deucalion
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Je le trouverai toujours utile :) Ainsi, dans un bureau où le télétravail est courant, il n'est pas nécessaire d'indiquer les jours de travail à distance dans votre calendrier. Cependant, dans mon cas, je suis dans un lieu de travail où le télétravail est encore assez rare - tout le monde dans mon groupe le fait une fois par jour, mais c'est beaucoup plus que la moyenne, et il n'est pas encore courant d'inclure un pont de conférence dans une réunion. invite (bien que cela change). Dans mon cas, je ne suis pas en mesure d’assister en personne ces jours-là, mais je suis toujours pleinement disponible. Devrais-je indiquer ces jours de quelque manière que ce soit sur le calendrier?

— SqlRyan

Au fait, je n’ai pas l’ironie, BTW, que j’ai posé cette question il ya un an, bien qu’il ne semble pas y avoir d’ambiguïté sur la façon dont je suis censé planifier cela :)

— SqlRyan

@SqlRyan dans ce cas, je vous recommanderais de créer des événements toute la journée (libres ou marqués comme "provisoires", selon ce qui attire l'attention de vos collègues) avec une ligne de sujet comme "travail à domicile" ou quelque chose de similaire. Si vous utilisez des solutions automatisées (telles que Lotus Domino, Microsoft Exchange ou similaire), je recommanderais un événement "provisoire" afin que vos collègues reçoivent une notification de conflit potentiel lorsqu’ils planifient une réunion. même un / v-bridge pour la réunion en question. (Je ne connais pas encore très bien stackexchange, si cela appartient au message d'origine.)

— deucalion

En tant que "PS": cela dépend vraiment de la manière dont votre groupe est mis en place et qui fonctionnait auparavant. J'ai travaillé pour une entreprise légèrement plus grande (environ 380 000 employés) qui disposait de la plupart des technologies, mais je suis à peu près certaine que cela nécessitait beaucoup de discipline et de connaissances (ainsi que le développement de processus d'adaptation) pour que les conférences téléphoniques se déroulent sans heurts . Dans quelques cas, les réunions en face à face étaient une condition sine qua non, dans d'autres, un rapide appel VoIP convenait parfaitement. Je pense qu'un tel changement (introduire le travail à domicile et évaluer où et quand c'est acceptable) est une raison valable pour engager un consultant - et peut améliorer le bien-être de chacun.

— deucalion

Depuis Office 2016, voire 2013, il existe un statut "Travailler ailleurs" pour les rendez-vous. Ce n'est pas une option dans Office 2010 ou une version antérieure. La définition de cet état et d’une ligne d’objet descriptive serait appropriée.

— Cand3r
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