Trucs et astuces Microsoft Outlook pour améliorer l'expérience utilisateur? [fermé]

Je fais partie de ces gros utilisateurs de Microsoft Outlook, travaillant actuellement sur la version 2007. Dieu sait que cet outil est lourd et peut poser des problèmes. Je me suis demandé ce que la foule des super utilisateurs avait à suggérer afin d'améliorer l'expérience d'utilisation.

Plusieurs suggestions de ma part:

1. Toujours travailler en mode mis en cache (Outils -> Paramètres du compte -> Modifier -> Utiliser le mode Exchange mis en cache)
2. Utilisez les capacités d'archivage local d'Outlook
3. Utilisez le lecteur RSS d'Outlook - c'est simple et permet un accès hors ligne à vos flux
4. Si vous avez des abonnements par e-mail à des magazines, blogs, etc. - créez un sous-répertoire pour les conserver et une règle pour les y déplacer automatiquement à leur arrivée (une règle par abonnement, basée sur l'e-mail de l'expéditeur).

Vous pouvez également partager des suggestions qui nécessitent la configuration d'Exchange Server, pour ceux d'entre nous qui peuvent les apporter à leurs responsables informatiques.

Quelles sont vos suggestions?

PS: "Utiliser Gmail" n'est pas une réponse acceptée, certains d'entre nous ne contrôlent pas le système de messagerie que nous utilisons ...

J'utilise l'envoi différé de mes mails. Vous venez de créer une nouvelle règle qui diffère l'envoi de mails d'un nombre spécifié de minutes.

J'ai une règle de boîte de réception zéro. Lorsque je lis un e-mail, je le déplace vers un autre dossier afin que tout ce qui se trouve dans la boîte de réception soit nouveau et / ou utilisable. Si cela peut donner lieu à une action, j'exécute généralement l'action et je dépose le courrier électronique rapidement pour garder ma boîte de réception vide autant que possible.

Voici ma macro de base. Il déplace les messages sélectionnés dans un volet de message ou un message ouvert en cours vers le dossier «Boîte de réception» du fichier PST «Archive Personal Folders». Vous devrez modifier le nom et le dossier du fichier PST si les vôtres sont différents. Je crée des boutons de macro sur la barre d'outils principale d'Outlook et sur la barre d'outils Lire la fenêtre de message. Il est préférable de signer également vos macros .

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

Cliquez avec le bouton droit sur l'icône de la barre d'état système d'Outlooks et sélectionnez "Masquer lorsque réduit". Plus d'espace pour les autres applications sur la barre des tâches est toujours bienvenu :)

J'ai ajouté une macro pour vérifier que j'ai entré un sujet avant de l'envoyer.

1. Appuyez sur Alt + F11. Cela ouvre l'éditeur Visual Basic

2. Dans le volet gauche, on peut voir «Objets Microsoft Outlook» ou «Projet1», développez-le. Maintenant, on peut voir la «ThisOutLookSession».

3. Double-cliquez sur «ThisOutLookSession». Cela ouvrira un volet de code.

4. Copiez et collez le code suivant dans le volet droit. (Volet de code)

Code:

‘============================================================================
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strSubject As String

    strSubject = Item.Subject

    If Len(Trim(strSubject)) = 0 Then
        Prompt$ = “Subject is Empty. Are you sure you want to send the Mail?”
        If MsgBox(Prompt$, vbYesNo + vbQuestion + vbMsgBoxSetForeground, “Check for Subject”) = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

Vous devrez également signer la macro - voir ma réponse à cette question .

J'aime pouvoir ouvrir plus d'une fenêtre Outlook, par exemple une pour le courrier électronique, une pour les tâches ou les calendriers, lorsque je travaille sur celles-ci ensemble. Cliquez avec le bouton droit sur un élément dans le volet de navigation:

Sélectionnez «Ouvrir dans une nouvelle fenêtre». J'étais convaincu qu'il y avait un raccourci clavier pour cela, mais je ne peux pas le faire fonctionner à partir de la mémoire musculaire, ni le trouver sur le Web ou dans la liste complète des raccourcis clavier officiels!

Alternativement, s'en tenir à une seule fenêtre, mais en utilisant des raccourcis clavier pour se déplacer entre le calendrier, les contacts, les e-mails, etc.:

ctrl + 1 Basculez vers Mail.
ctrl + 2 Passer au calendrier.
ctrl + 3 Passer aux contacts.
ctrl + 4 Passer aux tâches.
ctrl + 5 Passer aux notes.
ctrl + 6 Passer à la liste des dossiers dans le volet de navigation.
ctrl + 7 Passer aux raccourcis.

Plus généralement, ce que j'ai trouvé très utile est d'apprendre certains des raccourcis clavier pour les opérations que j'utilise le plus souvent - ce qui économise beaucoup de temps lorsqu'il est ajouté sur une journée ou une semaine, car je passe beaucoup de temps dans Perspective. Liste très complète ici

et aussi ici

En réponse au commentaire de Slink84 sur l'oubli de joindre réellement des pièces jointes, j'ai fait une recherche rapide et suis tombé sur cette entrée de blog qui décrit le processus de création d'une telle macro.

Je ne l'ai pas copié ici car c'est assez long.

L'option de rappel est assez utile lorsque vous avez oublié quelque chose sur le courrier que vous avez envoyé.

Mail envoyé-> double-cliquez sur un mail -> Autres actions -> rappel

J'ai un cauchemar de boîte aux lettres électronique - j'utilise ce contexte clair