J'aide un utilisateur avec Outlook 2010. Ils ont une grande boîte aux lettres qu'ils souhaitent synchroniser via IMAP, mais nous ne voulons pas synchroniser le tout afin de maintenir Outlook en bon état de fonctionnement. De nombreux clients de messagerie (en particulier ceux des smartphones) vous permettent de dire "Synchronisez uniquement les derniers jours" où vous pouvez choisir une semaine, un mois, deux mois, etc. Est-ce qu'Outlook le permet ou est-ce qu'il existe de toute façon que je peux simuler la fonctionnalité?

Je n'ai aucun moyen de le faire. Vous pouvez uniquement choisir de télécharger des en-têtes ou des e-mails complets (fortement recommandé à mon avis). Je recommanderais également d'enseigner aux utilisateurs à ne pas stocker trop d'éléments dans un dossier, car cela semble affecter les performances. En général, pour IMAP, il est juste lent avec des boîtes aux lettres plus grandes.

En fin de compte, si vous voulez d'excellentes performances avec de grandes boîtes aux lettres et des temps de synchronisation rapides, je ne peux pas recommander suffisamment Exchange hébergé. J'ai plusieurs clients qui l'utilisent, y compris un cabinet d'avocats où ils doivent tout garder, et cela fonctionne extrêmement bien. Certains utilisateurs ont jusqu'à 12 Go de courrier, et il synchronise les changements d'en-tête en quelques secondes à partir d'un serveur à 3000 miles de distance ... seulement après cela, il tire les corps et les pièces jointes.

Si vous choisissez d'emprunter cette voie, revenez et je peux vous donner des conseils concrets sur la façon de passer, car j'ai rencontré de nombreux pièges la première fois que je suis passé d'IMAP à Exchange hébergé, y compris avec qui j'irais et pourquoi.

J'ai traité un peu différemment le même problème, où un utilisateur souhaite utiliser Outlook avec Google Apps for Business. Vous pouvez simplement aller dans les paramètres Gmail et sous l'onglet "Transfert et POP / IMAP", changer l'option "Limiter les dossiers IMAP pour ne pas contenir plus de ce nombre de messages" à 1000 (qui est le nombre le plus bas). Ainsi, Outlook ne téléchargera que 1000 derniers e-mails. Cela fonctionne sans problème.

Étant donné que vous utilisez Gmail, vous pouvez envisager la synchronisation de Google Apps pour Microsoft Outlook. Il vous permet de définir une taille maximale de boîte aux lettres pour Outlook. Par exemple, si vous définissez la limite à 1 Go, l'outil de synchronisation commencera à supprimer les anciens messages lorsque vous atteindrez la limite (les e-mails sont toujours disponibles dans Gmail!)

Plus d'informations à ce sujet: https://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=en&answer=184126

Téléchargez ici: www.google.com/apps/intl/en/business/outlook_sync.html

Voici une très bonne explication que j'ai trouvée sur l'aide de Microsoft Office:

Cliquez sur Fichier> Paramètres du compte> Paramètres du compte

Sélectionnez un compte Exchange, puis cliquez sur Modifier

Sous Paramètres hors connexion, déplacez le curseur sur la durée souhaitée, par exemple Tous, 12 mois, 6 mois, 3 mois ou 1 mois.

Par exemple, si vous déplacez le curseur sur 3 mois, seul le courrier des trois derniers mois sera synchronisé avec votre fichier de données Outlook hors connexion (.ost) à partir du serveur Exchange. Les éléments de plus de 3 mois résident uniquement dans votre boîte aux lettres sur le serveur. Vous pouvez modifier ce paramètre à tout moment.

Modifiez la quantité de courrier à conserver hors ligne (répond à votre question «Synchroniser uniquement les derniers jours»)

Télécharger les en-têtes uniquement

1. Dans le menu Outils, pointez sur Envoyer / recevoir, pointez sur Paramètres d'envoi / réception, puis cliquez sur Définir les groupes d'envoi / réception.
2. (Raccourci clavier) Pour ouvrir la boîte de dialogue Groupes d'envoi / réception, appuyez sur CTRL + ALT + S.
3. Sélectionnez le groupe d'envoi / réception que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier.
4. Pour tout dossier que vous choisissez d'inclure dans un envoi / réception, sous Options des dossiers, sélectionnez Télécharger les en-têtes uniquement.
5. Répétez l'étape précédente pour chaque dossier inclus dans l'envoi / la réception.

Télécharger des éléments et des pièces jointes d'une taille inférieure à une taille spécifiée

1. Dans le menu Outils, pointez sur Envoyer / recevoir, pointez sur Paramètres d'envoi / réception, puis cliquez sur Définir les groupes d'envoi / réception.

2. (Raccourci clavier) Pour ouvrir la boîte de dialogue Groupes d'envoi / réception, appuyez sur CTRL + ALT + S.

3. Sélectionnez le groupe d'envoi / réception que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier.

4. Pour tout dossier que vous choisissez d'inclure dans un envoi / réception, sous Options des dossiers, sélectionnez Télécharger l'élément complet, y compris les pièces jointes, puis sélectionnez Télécharger uniquement les en-têtes pour les éléments supérieurs à n Ko.

5. Saisissez la taille maximale des éléments que vous souhaitez télécharger. Vous pouvez spécifier une taille de 1 Ko à 9 999 Ko. Si un élément est plus grand que le nombre que vous entrez, seul l'en-tête de l'élément est téléchargé.

6. Répétez l'étape précédente pour chaque dossier inclus dans un envoi / réception.

Créer un filtre de synchronisation de compte Microsoft Exchange

Cette fonctionnalité nécessite que vous utilisiez un compte Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2007. La plupart des comptes personnels et personnels n'utilisent pas Microsoft Exchange. Pour plus d'informations sur les comptes Microsoft Exchange et comment déterminer à quelle version d'Exchange votre compte se connecte, consultez les liens dans la section Voir aussi.

Les filtres de synchronisation vous permettent de choisir les éléments à télécharger ou à conserver dans votre fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost). Le fichier .ost est utilisé lorsque vous travaillez hors ligne ou utilisez le mode Exchange mis en cache.

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier dont vous souhaitez filtrer le contenu lors du téléchargement à partir d'Exchange, puis cliquez sur Propriétés.
2. Cliquez sur l'onglet Synchronisation, puis, sous Synchronisation filtrée, cliquez sur Filtrer.
3. Effectuez l'une des actions suivantes:
   • Pour filtrer en utilisant des critères supplémentaires tels qu'une catégorie ou un niveau d'importance, cliquez sur l'onglet Plus de choix, puis sélectionnez les options souhaitées.
   • Pour filtrer en utilisant des champs supplémentaires ou personnalisés, cliquez sur l'onglet Avancé, puis sélectionnez les options souhaitées.

La prochaine fois que le dossier est synchronisé, tous les éléments nouveaux ou modifiés dans le fichier .ost sont téléchargés, tous les éléments correspondant au filtre sont téléchargés et les éléments qui ne correspondent pas au filtre sont supprimés de la copie locale.

Réduisez les tailles de téléchargement des e-mails (vous offre beaucoup plus d'options)

Vous pouvez spécifier un certain nombre de derniers messages à synchroniser dans Gmail> Paramètres> Transfert et POP / IMAP> Limiter les dossiers IMAP pour qu'ils ne contiennent pas plus de ce nombre de messages> définir le nombre souhaité.