Utilitaire de télécopie par e-mail lorsque les deux sont disponibles

Y a-t-il des avantages à envoyer des documents par fax plutôt que par e-mail? (en supposant que l'expéditeur et le destinataire ont accès à l'une ou l'autre technologie). Par exemple, existe-t-il des cas où la télécopie est plus sécurisée ou plus pratique que la messagerie électronique?

Les signatures et les lois sont une très grande raison. Par exemple, dans certains pays, vous pouvez simplement faxer une signature tout en utilisant des signatures numériques, il vous faudrait obtenir une signature numérique officielle (généralement stockée sur une carte à puce, si elle existe en premier lieu, et ayant parfois moins de "validité" qu'une écriture manuscrite). signature), puis obtenez un lecteur de carte à puce, installez un middleware qui peut ou non fonctionner avec le programme que vous souhaitez utiliser pour signer le document, puis le récepteur peut également avoir besoin d'un programme qui fonctionnera avec la signature numérique pour le confirmer , et ainsi de suite pour toute la chaîne.

Il n'est pas rare que certaines entreprises doivent soumettre des documents signés à des dizaines de différents bureaux de réglementation, agences, banques, etc., et dans chacun d'entre eux, tout le monde devra être formé et équipé pour utiliser la signature numérique. Ces préparatifs peuvent être effectués au niveau d'un seul pays, mais qu'arrive-t-il si vous recevez un e-mail signé d'un autre pays (lorsque les signatures sont encore plus importantes parce que l'autre personne ne peut pas simplement venir et signer un document lui-même et le courrier prend du temps et de l'argent).

De plus, tout le processus d'envoi de courrier authentifié est un peu compliqué. Pour un simple employé de bureau, il est souvent plus facile d'utiliser simplement le fax, puis de se concentrer sur le travail qu'il est censé faire.

Donc, fondamentalement, la raison principale est l'inertie de la société. Tout le monde doit s'habituer aux e-mails, et presque tout le monde est déjà habitué à utiliser un fax, donc la transition n'est pas facile.

Un autre problème est la difficulté d'accès aux documents. À l'aide d'un fax, vous pouvez facilement envoyer des notes manuscrites ou prendre un document et le souligner à la main, etc. Sur ordinateur, ces choses "simples" sont un peu plus compliquées. Par exemple, si vous avez un document sur l'ordinateur, vous devez l'imprimer, le modifier à la main puis le numériser ou le modifier sur l'ordinateur, et les gens ne sont souvent pas aussi habitués à interagir avec les ordinateurs qu'ils utilisé pour interfacer avec un crayon. De plus, les souris sont difficiles à utiliser pour dessiner et les tablettes graphiques ne font souvent pas partie d'un ordinateur de bureau standard.

La télécopie de documents officiels avec des signatures et des trucs comme ça facilite la tâche des destinataires. Ils n'ont pas à passer par l'impression de tonnes de papiers, mais le fax s'en chargera ET affichera votre numéro de fax en haut (pour une organisation facile).

Je ne pense pas que le fax ait un avantage significatif par rapport au courrier électronique autre que celui-ci. Dans un avenir prévisible, vous pourriez avoir un type de «machine de messagerie» où les entreprises auraient un serveur de messagerie avec un e-mail spécial pour chaque département. Chaque e-mail reçu passerait par des filtres pour supprimer tout type de spam et n'accepterait que les e-mails légitimes. La machine attraperait alors ces e-mails, les enverrait aux «machines e-mail» du département en question et elle serait automatiquement imprimée.

Je ne sais pas si quelque chose comme ça existe, mais c'est plutôt cool :)

La télécopie est préférable à l'envoi par courrier électronique lorsque des documents juridiques ou critiques doivent être envoyés, car comme indiqué dans les réponses précédentes lorsque vous envoyez une télécopie, vous êtes assuré qu'elle est arrivée. Lorsque vous envoyez un e-mail, il n'y a aucune garantie qu'il est arrivé - ne pas recevoir de message de retour n'est pas une garantie d'arrivée.

Une télécopie ne peut être envoyée que si un télécopieur est prêt et en attente de réception. Si vous recevez une notification indiquant qu'un fax a été envoyé, vous savez que le numéro de fax à l'autre extrémité l'a reçu.

Quant à savoir s'il a été récupéré ou lu par une personne, ce qui n'est pas pertinent dans de nombreux cas. Si vous envoyez un document juridique, vous devez savoir qu'il a été reçu. Il appartient au destinataire de le lire et de prendre des dispositions pour le récupérer. C'est la même chose que si vous avez envoyé un courrier recommandé à l'adresse. Vous avez une preuve de livraison et c'est tout ce dont vous avez besoin. Votre travail est terminé et il appartient au destinataire d'ouvrir et de lire ce courrier. S'ils ne le font pas, c'est entièrement leur responsabilité. Un fax est donc plus sûr si vous souhaitez avoir une preuve de réception d'un document. C'est pourquoi les entreprises du secteur financier et du secteur juridique comptent tellement sur le fax pour la communication à distance des documents, en particulier avec les lois de la traçabilité - personne ne peut affirmer que vous n'avez jamais envoyé de fax mais ils pourraient affirmer qu'ils n'ont jamais reçu d'e-mail.

Lorsque vous envoyez un fax, vous savez si l'autre personne l'a reçu, où il n'y a pas de méthode infaillible pour confirmer que l'autre partie a reçu et lu votre courrier (pour autant que je sache).
De plus, si vous n'êtes pas sûr que la pièce jointe puisse être ouverte à l'autre extrémité, vous pouvez utiliser le fax.

La reconnaissance du document et la lisibilité garantie sont donc deux situations dans lesquelles vous pourriez envisager d'envoyer un fax au lieu d'un e-mail.

Le fax est généralement envoyé sur les lignes téléphoniques et les données sont ininterrompues et ne sont pas susceptibles d'être interceptées à un certain nombre de points sur Internet comme un e-mail. Le fax ne peut pas non plus être transmis facilement ou par erreur à une partie non intentionnelle comme un e-mail confidentiel.

Résumé de mes notes / autres sources:

J'étais fatigué de récupérer un document, de l'imprimer, de le signer et de le numériser à nouveau.

Donc, ce que j'ai fait, c'est de scanner ma signature et mes initiales. Ensuite, lorsque j'obtiens un document, tout ce que j'ai à faire est "Ajouter une image" pour mettre ma signature et mes initiales au bon endroit.

Maintenant, voici le problème - Si je l'envoie à quelqu'un, il semble qu'il puisse retirer ma signature (image).

Même si j'ai défini les propriétés sur «Verrouillé», il semble que la prochaine personne puisse décocher la case Verrouiller et la supprimer.

Existe-t-il un moyen de le rendre permanent, afin que personne (ou du moins personne sauf moi) ne puisse le supprimer ou le modifier?

L'image ajoutée par Foxit Reader est située au niveau de la couche d'annotation.

Organiser / aplatir la page. . . pour faire la signature au niveau du calque du document, et elle ne devrait pas pouvoir être supprimée par d'autres.

Ensuite, définissez le "Modifier les documents" dans les restrictions de documents sur "Non autorisé".

Ensuite, ajoutez un mot de passe au PDF et téléphonez-le au destinataire.

Vous pouvez également créer 1 000 mots de passe à 20 chiffres dans une feuille de calcul, numérotés de 1 à 1 000. Protégez-le par mot de passe, envoyez-le par courriel au destinataire et téléphonez-lui le mot de passe. Ensuite, vous pouvez envoyer par e-mail un PDF protégé par mot de passe par e-mail et inclure dans l'e-mail le numéro de mot de passe 0850, ou quelque chose du genre.

Vous n'aurez pas à vous soucier du PDF assis sur un serveur pour toujours, et

La seule personne qui le verra est la personne à qui vous avez donné le mot de passe.

Ainsi, l'OMI, le PDF peut être fait de manière plus sécurisée qu'un fax.

Une compagnie d'assurance m'a demandé de télécopier ou d'envoyer par courriel des informations bancaires. J'ai opté pour le fax old school simplement parce que les chances d'être intercepté par un tiers sont bien moindres. Mais surtout parce que l'e-mail ainsi que mes informations bancaires resteraient sur mon serveur de messagerie et sur le serveur de la compagnie d'assurance, légalement pendant longtemps et peut-être pour toujours. Compte tenu des récents piratages d'e-mails, cela ne vaut pas le risque.