Quel est le meilleur moyen de diviser des groupes d'organisation dans Sharepoint?

Mon organisation espère utiliser Sharepoint pour une gestion de documents simple.

Nous avons plusieurs conseils d'administration: conseil d'administration, conseil d'adhésion, etc. Chacun de ces conseils a besoin d'un référentiel de documents. C'est TOUT ce dont ils ont besoin maintenant. À l'avenir, ils pourraient tirer parti de l'impressionnant système qu'est Sharepoint, mais pour le moment, nous recherchons simplement une gestion simple des documents.

1. Devrais-je créer un sous-site distinct pour chaque carte ou devrais-je simplement créer plusieurs bibliothèques de documents dans le même site racine?
2. Si je fais ce dernier choix - créez plusieurs bibliothèques dans le site racine - et décidez plus tard de donner à un conseil son propre sous-site, puis-je déplacer la bibliothèque dans le sous-site?

Si vous envisagez de l'utiliser davantage à l'avenir, je vous recommande de les configurer dans des sites distincts. En tant qu'effet secondaire, cela réduit également la probabilité que les documents soient mal placés (légèrement).

En ce qui concerne la copie de liste; Il est possible d' utiliser des modèles de liste pour les petites listes (<10 Mo), mais il est évident que cela ne sera pas une option, même pour un tout petit référentiel de documents.

Je l'ai fait par le passé en utilisant les extensions stsadm de Gary LaPointe , mais vous avez besoin d'un accès administratif approprié pour le faire.

Lors du démarrage avec SharePoint, la plupart des organisations avec lesquelles j'ai travaillé ont trouvé qu'il était préférable de simplifier. Ma recommandation est de commencer avec plusieurs bibliothèques de documents, si les conseils ont besoin d'autorisations différentes pour les documents. S'ils ont tous le même niveau d'accès aux documents, j'utiliserais les métadonnées d'une bibliothèque de documents pour la navigation.

Si vous avez besoin de réorganiser ultérieurement, utilisez l'option Ouvrir dans l'explorateur sur les emplacements nouveaux et existants pour déplacer les documents dans les deux sens. Ouvrir dans Explorer peut parfois être délicat, mais de bonnes informations sont disponibles si vous êtes bloqué.