Comment empêcher les cellules d'imprimer dans Excel

Comment puis-je empêcher le contenu de cellules spécifiques (ou une ligne ou une colonne entière) d'imprimer dans Excel, tout en les gardant visibles à l'écran lorsque je modifie le fichier? Idéalement, je devrais être en mesure de le faire pour les cellules à l'intérieur de la feuille de calcul (c'est-à-dire pas seulement les colonnes les plus à droite ou les rangées du bas). Masquer des lignes ou des colonnes n'est pas acceptable car je dois conserver la taille des cellules pour conserver l'apparence générale de la feuille.

J'ai cherché un moyen de définir un format conditionnel qui dépend de si Excel est en cours d'impression, mais il ne semble pas y avoir de telle chose. J'ai défini manuellement la couleur du texte sur blanc avant l'impression (et je l'ai inversé manuellement par la suite), mais il semble qu'il devrait y avoir un moyen automatique de le faire.

Vous pouvez appliquer une mise en forme normale (non conditionnelle) pour y parvenir. Sélectionnez la cellule, la ligne et / ou la colonne en question et allez dans "Formater les cellules", accessible via le ruban ("Accueil" → "Cellules" → "Format") ou le raccourci clavier Ctrl+ 1.

Sur l'onglet "Numéro", sélectionnez Catégorie = "Personnalisé" et pour "Type" entrez:

""; ""; ""; ""

ou simplement

;;;

Cela indique à Excel d'afficher une chaîne vide si la cellule contient un nombre positif, un nombre négatif, un texte zéro ou (non numérique). Ainsi, toute valeur qui n'est pas une erreur sera masquée à l'écran et lors de l'impression.

Si vous utilisez Office 2010, sous "Fichier -> Imprimer -> Mise en page -> Feuille (onglet)", le paramètre pour "Zone d'impression" devrait être ce que vous recherchez. Dans mon exemple, seules les colonnes A: J seront imprimées; cependant, tout est affiché lors de la visualisation à l'écran.

Voici à quoi ressemble la boîte de dialogue:

^{(Cliquez sur l'image pour agrandir)}

Ceci peut également être accessible comme "Mise en page" → "Mise en page" → (bouton d'angle) → "Mise en page" → "Feuille":

Cette solution ne vous oblige pas à prendre des mesures spéciales avant et après chaque fois que vous devez imprimer le fichier. Il s'appuie sur l'idée d'utiliser une «zone d'impression», comme l'ont suggéré Terence et Don Livezey. Placez les cellules que vous ne souhaitez pas imprimer en dehors de la zone d'impression. Si cela vous suffit, vous avez terminé.

Mais vous souhaiterez peut-être que les cellules exclues apparaissent dans la zone d'impression lorsque vous modifiez la feuille de calcul. Dans ce cas, pour chaque cellule que vous souhaitez afficher mais pas imprimer:

• Insérez une «forme». (Un rectangle fonctionne mieux.) Positionnez-le sur la cellule où vous souhaitez que les données apparaissent. Formatez-le visuellement comme vous le souhaitez. Il peut être préférable de ne pas avoir de ligne frontière. Définissez la couleur de remplissage comme vous le souhaitez pour la couleur d'arrière-plan, ou aucun remplissage pour laisser transparaître la couleur de remplissage de la cellule sous-jacente (et rendre la forme elle-même invisible).
• Configurez la forme pour afficher le contenu de la cellule souhaitée, en sélectionnant la forme, puis en tapant une référence (par exemple, =D15) dans la barre de formule en haut . Ne vous contentez pas de taper dans la forme; si vous faites cela, la formule ( =D15) s'affichera littéralement.
• Faites un clic droit sur la forme et sélectionnez «Formater la forme». Sous Propriétés, vous pouvez sélectionner si la forme est imprimée ou non (en décochant la case «Imprimer l'objet»). (Dans Excel 2013, c'est sous «Options de forme» → «Taille et propriétés» → «Propriétés».)

Quand j'avais besoin de faire ce que vous dites, je faisais:

Utilisez la fonction dans l'éditeur de code (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

pour masquer les colonnes ou les lignes, imprimez, puis affichez-les.

Exemple:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Ou modifiez la partie respective pour masquer les colonnes (cet exemple masque les colonnes B et D):

        With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Ou masquez toutes les lignes avec une cellule vide dans la colonne A:

        With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Liens:

• Masquer des lignes, des colonnes ou des cellules lorsque vous imprimez une feuille
• Empêcher l'impression de cellules spécifiques
• Comment ajouter VBA dans MS Office?

J'ai résolu le même problème en créant une feuille séparée et en copiant un lien vers les informations qui s'y trouvent. Pour ce faire, mettez en surbrillance l'ensemble de la feuille d'origine et copiez-la ( Ctrl+ C). Accédez à la nouvelle feuille et cliquez avec le bouton droit sur la première cellule. Sélectionnez l'icône de lien dans les options de collage. Tout ce qui est collé ne sera pas formaté, vous devrez donc le corriger. Les cellules vides contiendront des zéros. Cela peut être corrigé en allant dans "Fichier" → "Options" → "Avancé" et en décochant la case "Afficher un zéro dans les cellules qui ont une valeur nulle".

Vous pouvez désormais supprimer toutes les cellules, lignes ou colonnes que vous ne souhaitez pas voir apparaître sur les impressions. La feuille d'impression sera mise à jour lorsque vous mettrez à jour la feuille d'origine.

Si, comme moi, vous avez une feuille de base que vous copiez pour différentes périodes ou à différentes fins, vous pouvez créer cette feuille d'impression pour la feuille de base. Lorsque vous avez besoin d'une nouvelle paire, copiez simplement les deux feuilles et la nouvelle feuille d'impression sera liée à la nouvelle feuille.

Je n'ai pas assez de points de réputation pour commenter d'autres articles, alors j'ajouterai une "réponse" avec quelques observations. J'avais le même besoin ou un besoin similaire, et il existe des avantages et des inconvénients à diverses approches.

• Définition de la zone d'impression: cela peut fonctionner selon la disposition de la feuille, mais cela ne gère pas trop bien une sélection de zone d'impression non contiguë. Ou, peut-être qu'il le gère très bien, mais l'approche sélectionnée ne fonctionne pas dans mon cas. Par exemple, si j'ai une feuille de calcul avec les colonnes AE et que je souhaite masquer les colonnes B et D lors de l'impression, elle place chaque colonne imprimée {A, C, E} sur une page distincte. Pas vraiment ce que je voulais.

• Définition du texte en blanc sur blanc: pourrait fonctionner dans certains cas, mais ATTENTION, cela n'empêche pas les données cachées de fuir. Si vous essayez de masquer des informations sensibles, sachez que si vous imprimez au format PDF, les données seront toujours présentes dans le fichier PDF. Même s'il est blanc sur blanc, il est toujours là et peut être copié / collé à partir du fichier PDF.

Je préfère l'approche qui utilise des macros pour masquer les colonnes sélectionnées lors de l'impression, même si je me rends compte que cela peut ne pas être applicable ou le meilleur choix dans toutes les situations.

Vous pouvez "masquer" des lignes ou des colonnes entières en cliquant avec le bouton droit sur la ligne / colonne et en sélectionnant "Masquer". Cela empêchera l'impression (ou l'affichage) de la ligne / colonne. Si vous avez plusieurs lignes / colonnes, vous pouvez les mettre en surbrillance par "cliquer-glisser" si elles sont côte à côte ou par Ctrl+ clic si elles ne sont pas côte à côte. Lorsque des lignes / colonnes sont masquées, leur nombre / lettre n'est pas affiché. Pour les afficher, mettez simplement en surbrillance les lignes / colonnes de chaque côté et cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Afficher.

Je ne sais pas si vous pouvez empêcher des cellules individuelles d'imprimer autrement que de changer la couleur de la police. Vous pourrez peut-être automatiser cela avec une mise en forme conditionnelle.

En plus de masquer les colonnes ou les lignes comme suggéré ci-dessus. Vous pouvez considérer les vues personnalisées comme un moyen simple d'appliquer et de désappliquer ce que vous ne souhaitez pas afficher.

Par exemple, si vous imprimez une colonne pour un vendeur, une autre pour un entrepôt et une autre avec tout, vous pouvez créer une vue personnalisée pour chacune et passer facilement à l'une ou l'autre.

Un autre moyen simple consiste à effacer temporairement le contenu de la cellule en mettant en surbrillance les cellules sélectionnées - faites un clic droit et sélectionnez "Effacer le contenu".

Vous pouvez maintenant imprimer, puis cliquer sur le bouton Annuler et tout revient à la normale.

J'ai emprunté la voie du "contenu clair" et je peux dire que par une journée bien remplie, il n'est pas difficile d'oublier de défaire quelque chose juste pour le plaisir d'imprimer.

Depuis, mon processus consiste à avoir un onglet "source" de travail, avec un message "ne pas toucher" à tous les collègues travaillant dans mon fichier, ainsi qu'un onglet "imprimer" (destination) qui puise directement dans l'onglet de travail sans avoir à se soucier de nettoyer, de se cacher ou de se souvenir de remettre.

Lorsque je mets à jour la source, la destination obtient toutes les informations dont elle a besoin et je ne perds pas des heures de travail que j'aurais dû mieux sauvegarder.

Sauvegardez également vos fichiers, hehe.

À votre santé

Pour empêcher l'impression de lignes ou de colonnes, vous pouvez les masquer :

1. Sélectionnez ligne (s) / colonne (s)
2. Faites un clic droit dessus
3. Choisissez "Masquer" dans le menu contextuel

La méthode alternative consiste à créer un groupe , puis à le réduire :

1. Sélectionnez ligne (s) / colonne (s)
2. Choisissez l' onglet Données (dans le ruban) -> bouton Groupe dans le groupe Plan

Maintenant, vous pouvez rapidement réduire / développer des lignes / colonnes pour l'édition / l'impression.

Jetez également un œil à la vidéo décrivant plusieurs façons de masquer les cellules (y compris celles décrites ci-dessus).

Compte tenu des conseils précédents selon lesquels la police blanche peut être visible lors de l'impression PDF, j'utilise la technique suivante:

Utilisez une cellule en dehors de la zone d'impression avec une entrée "1" ou "0".

Je fais ensuite référence à ce champ dans la mise en forme conditionnelle de toutes les cellules nécessaires pour ne pas imprimer.

Si A1=0alors définissez le format sur la police blanche.

Si A1=1alors définissez le format sur noir ou sur n'importe quelle police de couleur que vous souhaitez.

La deuxième ligne peut ne pas être requise, mais vous permet également de mettre en surbrillance des zones utilisant des nombres différents pour une plage ou des cellules uniques aux arrière-plans, bordures et polices que vous choisissez en sélectionnant une plage de nombres dans la cellule A1.