Outlook: mise en forme conditionnelle d'agenda partagé

Situation: Mon groupe de travail possède un numéro d'appel de conférence partagé. Pour éviter la double réservation du numéro d'appel, nous devons réserver l'heure dans un calendrier partagé. Tous les utilisateurs ont des autorisations en lecture / écriture et notre méthode la plus simple pour réserver un créneau horaire consiste à cliquer et à faire glisser les réunions déjà planifiées de notre calendrier personnel (à gauche) dans le calendrier partagé (à droite), comme illustré ci-dessous.

Question : J'aimerais aider à la visualisation et indiquer à chaque utilisateur une couleur. Comment partager la mise en forme conditionnelle de sorte que chaque utilisateur ou «organisateur» de cette réunion soit affiché avec une couleur différente.

Je peux conditionner le format de chaque utilisateur sur ma session personnelle, mais j'ai vérifié avec un collègue et le formatage des couleurs ne s'est pas synchronisé avec sa session.

— dasMetzger
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Vous pouvez copier des vues personnalisées, mais le processus est compliqué. Ce n'est pas comme l'assistant de partage de règles: outlook-tips.net/how-to/copy-outlook-custom-views - Combien de personnes partagent le calendrier? Vous pouvez mettre à jour manuellement la vue de chaque personne et mettre à jour au besoin.

— Sun

Il y a 7 utilisateurs partageant le calendrier (comme décrit ci-dessus). J'avais défini chaque nom comme une règle distincte (et une couleur distincte) en fonction de l'organisateur de la réunion. J'ai confirmé que les conditions conditionnelles fonctionnent sur mon ordinateur, mais je préférerais ne pas configurer les ordinateurs de travail personnels de 6 autres personnes avec les mêmes conditions conditionnelles. Je souhaite simplement les y appliquer.

— dasMetzger

Le formatage conditionnel est spécifique au poste de travail uniquement. Vous pouvez essayer CatMan, un add-on tiers gratuit qui effectuera la synchronisation pour vous en supposant que vous avez un emplacement partagé pour référencer les détails. codetwo.com/freeware/catman

— Sun

Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un élément du calendrier et utiliser des catégories pour appliquer une couleur aux éléments du calendrier. La couleur doit s’appliquer à toute autre personne ayant accès au calendrier partagé. Une catégorie appliquera la couleur spécifique, mais pas deux catégories ou plus. Les catégories se comportent comme des balises. Par conséquent, si l'un de vos collègues choisit une catégorie différente, l'élément Calendrier comportera deux catégories.

Vous devez également prendre note des personnes par défaut / automatiques utilisées pour le calendrier partagé. La valeur par défaut peut être verte, vous pouvez donc vouloir l'exclure en tant que couleur.

Le codage couleur est basé sur ce que vous avez étiqueté avec l'élément de calendrier.

Pour le test sur le côté gauche, j'ai choisi la couleur verte, mais je l'ai appelée "catégorie Violet".

Dans la mesure où la "catégorie Purple" du calendrier partagé est en fait violette, elle apparaît en violet ici:

— Sun
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Quelques éléments de cette réponse qui ne répondent pas à ma question initiale: 1) La définition de la couleur de la catégorie dans un calendrier personnel ne doit pas être transférée automatiquement vers un calendrier partagé. 2) Les descriptions de catégorie sont déjà utilisées à partir des catégories définies dans le calendrier personnel. 3) Ce serait un processus manuel et non automatiquement colorer chaque réunion en fonction de l'utilisateur qui l'a créé.

— dasMetzger

J'utilise Outlook 2013. Les couleurs de transfert de catégories me conviennent et j'ai confirmé à un collègue que la couleur s'affiche correctement. Les couleurs ne seront pas transférées correctement si le nom de la catégorie et la couleur du calendrier partagé ne correspondent pas à vos noms. Si vous le gardez générique comme catégorie bleue, catégorie verte, cela fonctionnera. Ce qui est reporté dans le calendrier partagé est le nom de la catégorie. Lorsque le nom correspond, la couleur indiquée sur le calendrier partagé s'affiche. Sinon, ce sera la couleur par défaut. J'espère que cela explique vos préoccupations. Essayez-le et faites le moi savoir.

— Sun

J'apprécie votre contribution, mais je l'ai étiquetée comme Outlook 2010. Je ne peux pas accepter cette réponse si elle n'est valable que pour 2013. J'ai vérifié auprès de mon collègue après avoir modifié les couleurs de la catégorie et elles ne sont pas synchronisées avec le calendrier partagé de son ordinateur. J'espérais vraiment que le correctif concernerait le partage de la mise en forme conditionnelle interne au calendrier partagé lui-même. Cela évite aux utilisateurs de faire quoi que ce soit manuellement aux événements individuels, car les catégories doivent être attribuées individuellement (sans mentionner si les utilisateurs utilisent déjà les couleurs de catégorie pour d'autres utilisations, cela ne fonctionnera pas non plus).

— dasMetzger

Le nom de la catégorie (balise) est ce qui est transféré avec l'élément Calendrier, pas la couleur. La couleur est uniquement appliquée si une balise correspond au calendrier partagé. La mise en forme conditionnelle est spécifique au compte; vos conditions ne fonctionneront donc que si tout le monde a exactement la même condition. Si les gens n'utilisent pas les catégories, vous pouvez en tirer parti. Si elle est utilisée, la mise en forme conditionnelle ne peut fonctionner que si tout le monde a la même vue personnalisée que vous.

— Sun