Est-il acceptable que les projets dépassent le budget?

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Cette question est quelque chose qui me dérange depuis 3 mois depuis que je suis passé de pigiste à travailler dans une entreprise de conception Web.

Nos vendeurs nous posent souvent des questions similaires aux séries de questions suivantes:

Combien coûte la programmation d'un widget
Combien d'heures faut-il pour convertir ce site Web en ce logiciel.
(Sans savoir ce que le site Web exécute actuellement)
etc

Comment pouvons-nous donner un devis sans aucune information? ( Non, je ne peux pas demander plus d'informations! )

J'ai une autre question si un projet dépasse le budget, c'est mauvais. Récemment, j'ai manqué un menu entier lors du calcul du coût de transfert d'un site Web vers une nouvelle plate-forme, de sorte que le projet a dépassé le budget. Mon patron n'était pas content du tout, et je pense que certaines choses comme ça ne peuvent pas être évitées.

2. Quelle est la pratique générale pour gérer les dépassements de budget
et les projets comme le développement Web dépassent-ils souvent le budget?

Si vous travaillez dans une entreprise de développement / conception Web / similaire:

3. Comment fonctionne votre système d'heures facturables?

Pour moi, nous avons une application de suivi du temps qui nous enregistre combien d'heures nous passons sur quel projet et s'ils sont facturables ou internes (AKA non facturables). Si vous ne respectez pas xx heures facturables par semaine, nous pourrons éventuellement avoir des ennuis / renvoyés. Le travail que vous faites pour l'entreprise ou pour les clients qui ne sont pas facturables ne fait pas partie de ce système, et nous avons souvent avoir à faire un travail interne, donc je me demande s'il existe des systèmes alternatifs.

EDIT: Ok, je suis développeur dans cette entreprise et non designer :)

Deuxièmement, je reçois un salaire, mais voici comment la direction voit les choses. Vous avez 35 heures par semaine pour travailler. Vous pourriez faire du travail qu'ils facturent aux clients au cours de ces 35 heures et vous devriez le faire. S'ils découvrent qu'un projet prendra 50 heures et que je prends 55 heures, ces 5 heures auraient pu être consacrées à un autre projet qui n'était pas au-dessus du budget, nous avons donc "perdu" de l'argent.

Un autre exemple est que si je n'ai qu'un seul projet, c'est dû dans deux semaines et que je passe une journée à faire du travail interne, un peu comment nous avons perdu de l'argent parce que je ne travaillais pas. Si je travaillais ce jour-là, je finirais un jour plus tôt et je n'ai toujours pas de travail. Quoi qu'il en soit, le travail est contractuel, nous serons donc payés le même montant, quels que soient les jours de travail!

project budget

— Brandon Wamboldt
source

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Une idée fausse commune est "Je ne peux pas demander plus d'informations!". On vous dit généralement que vous ne pouvez pas, mais si vous y allez suffisamment, vous finissez par pouvoir.

— Vinko Vrsalovic

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Je trouve que c'est un problème plus important lorsque j'évalue avec précision et qu'ils le réduisent arbitrairement parce que le client n'acceptera pas cela, puis on me reproche de ne pas être dans les heures que je leur ai dites étaient trop faibles.

— HLGEM

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Retourne le. Demandez à vos vendeurs une réponse précise à "Combien de temps faut-il pour conclure une vente?" :)

— CraigTP

Ça doit être sympa de devoir travailler seulement 35 heures.

— Rig

@HLGEM C'est pourquoi vous utilisez des estimations "Scotty". Comme Scotty de Star Trek, vous surestimez toujours combien de temps quelque chose va prendre / combien cela va coûter afin qu'il y ait de la place pour le client pour essayer de parler du budget temps / argent. Si vous leur dites ce que vous pensez qu'il faudra réellement et qu'ils demandent moins, vous êtes coincé.

— GordonM

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Nos vendeurs nous posent souvent des questions similaires aux séries de questions suivantes:

Combien coûte la programmation d'un widget Combien d'heures faut-il pour convertir ce site Web en ce logiciel.

Pourquoi vos vendeurs demandent-ils aux designers? Les ventes doivent avoir une liste préétablie de devis et un système d'estimation qui a peu ou pas de corrélation avec vos coûts réels. Je suppose que vous êtes salarié.

Comment pouvons-nous donner un devis sans aucune information? (Non, je ne peux pas demander plus d'informations!)

Réponse courte? Vous ne pouvez pas, n'essayez pas.

La réponse longue est encore courte. Si je vous appelle et dis que j'ai un site Web où les gens peuvent se connecter, envoyer des messages à d'autres utilisateurs, télécharger des photos et se faire des amis, combien cela coûterait-il de construire, que diriez-vous? J'aurais pu décrire le pire réseau social imaginable, ou Facebook. Vous n'avez pas suffisamment d'informations, vous ne pouvez donc pas donner une évaluation précise.

J'ai une autre question si un projet dépasse le budget, c'est mauvais. Récemment, j'ai manqué un menu entier lors du calcul du coût de transfert d'un site Web vers une nouvelle plate-forme, de sorte que le projet a dépassé le budget. Mon patron n'était pas content du tout, et je pense que certaines choses comme ça ne peuvent pas être évitées.

Définissez «dépassement de budget». Encore une fois, je suppose que le salaire n'est pas horaire. Si vous avez dépassé votre budget horaire , passez de longues nuits et ne faites plus la même erreur (de manquer quelque chose).

Pour moi, nous avons une application de suivi du temps qui nous enregistre combien d'heures nous passons sur quel projet et s'ils sont facturables ou internes (AKA non facturables). Si vous ne respectez pas xx heures facturables par semaine, nous pourrons éventuellement avoir des ennuis / renvoyés. Le travail que vous faites pour l'entreprise ou pour des clients qui n'est pas facturable ne fait pas partie de ce système, et nous devons souvent faire du travail interne, donc je me demande s'il existe des systèmes alternatifs.

Je ne sais pas comment je procéderais si je devais créer un enregistrement des heures "facturables". Vous vous retrouveriez probablement avec une centaine d'heures +/- quelques semaines par semaine. Je n'arrête pas de penser au code, cela devrait-il compter?

— Josh K
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Merci pour votre réponse, elle a été très utile, mais je pense que je n'ai pas été clair sur quelques points de ma question initiale. Je suis développeur, pas designer. Nous sommes une entreprise de conception de sites Web, mais tous nos sites utilisent un CMS et ont un certain degré de programmation. Je suis payé, mais nous pouvons toujours dépasser le budget, je ne sais pas exactement comment cela fonctionne. Si nous indiquons x montant en dollars, nous supposons que cela prendra y nombre d'heures. D'une manière ou d'une autre, mon patron suppose que si j'ai pris y + 1 heures, cette heure aurait pu être consacrée à un autre projet, nous avons donc perdu de l'argent.

— Brandon Wamboldt

@Rouge: améliorez vos estimations. Si vous vous retrouvez continuellement à dépasser le temps qui vous est alloué, commencez à augmenter le nombre que vous leur donnez quand ils vous demandent combien de temps.

— Josh K

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Faites ce que Scotty fait: trouvez une estimation raisonnable et doublez-la.

Votre estimation doublée sera a) généralement plus réaliste, car les humains sont des estimateurs de merde, b) vous donne un peu de mou, afin que vous ayez de la place pour des caractéristiques soudaines et d'autres urgences, et c) vous permettez de temps en temps de venir à temps et sous le budget.

Ne mentionnez jamais le fait que vous doublez vos estimations à votre patron ou aux ventes. Les hommes d'affaires sont des créatures délicates et ne peuvent souvent pas gérer les dures vérités auxquelles nous devons faire face.

Bonne chance.

— Pièce
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Ne le dites pas, mais je fais au moins un x4 car je suis comme la plupart des programmeurs qui surestiment sérieusement ce que je peux faire en une heure. Le problème est que mon manager se plaint que mes estimations sont trop longues (Une semaine! Je ne peux pas leur dire que ça va prendre une semaine! Je vais leur dire un jour ...). Même lorsque l'estimation est acceptée, je trouve que les tâches de développement sont comme des poissons rouges - ils atteignent la taille de leur réservoir - donc je n'ai toujours pas le temps de jouer à Tetris. Pour une raison quelconque, cependant, je ne l'aurais pas autrement ...

— Kramii

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Double est laisse une marge trop petite. Je passe toujours par la règle de multiplier par pi.

— Bjarke Freund-Hansen

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Que se passe-t-il si l'estimation est trop élevée et que nous commençons à perdre des clients, ne serait-ce pas également mauvais?

— Brandon Wamboldt, le

@Rogue Coder: il est généralement préférable de donner des estimations précises aux ventes (et par exactes, je veux dire des estimations doublées, voire multipliées ou quadruplées). Si les ventes vous poussent à mentir sur le temps qu'il faudra pour qu'elles puissent ajouter plus de travail, elles se créent des problèmes. Mais je pense que vous faites des hypothèses sur ce que les ventes veulent entendre - essayez les estimations les plus élevées; si vous commencez à livrer des choses à temps et dans les limites du budget, vous pourriez vous retrouver avec un patron très heureux et des vendeurs heureux.

— Patch du

@Rogue Coder: Si cela prendra x quantité de temps, alors c'est combien de temps cela prendra, même si les ventes essaient de le dire. Si vous commencez à perdre des clients, réduisez votre taux (ou plutôt, offrez-leur une "remise" sur votre taux).

— Chris Buckett

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Je pense que la meilleure chose que vous puissiez faire est de faire une liste détaillée dans votre devis. Mettre des temps à côté de chaque "tâche". Le décomposer comme ceci vous aidera non seulement à réfléchir à ce qui doit être fait, mais indiquera également à votre patron et / ou client la portée de votre devis. Ce serait formidable d'obtenir cette portée / devis signé avant de commencer à travailler par votre patron / gestionnaire de compte / client. De cette façon, si vous oubliez quelque chose, le blâme peut se propager et tout ne retombe pas sur le développeur.

Je pense que si vous ne pouvez pas obtenir de détails supplémentaires sur le projet, vous devez montrer aux gens évolués, quelles sont exactement vos hypothèses.

C'est aussi bien parce que vous avez fait quelques-unes de ces citations, vous pouvez vous référer aux anciennes lorsque vous en créez une nouvelle.

Vous pouvez essayer de comprendre la loi de Hofstadter, mais cela ne fonctionnera jamais .

— Adam Harte
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Nous le faisons dans une certaine mesure. Je crée une liste qui dit: installation CMS 1 heure, module événements 4 heures, bla bla 6 heures, conversion de contenu 10 heures. Les deux problèmes sont que ce sont des estimations et le vendeur les convertit en des choses complètement différentes lors de l'envoi du contrat. Cela provoque un problème où les clients suppriment parfois une partie du projet car le vendeur a répertorié «Core Functionality IV» comme «fonctionnalité inutile XII». Le client n'en veut pas, mais c'est en fait un travail requis et je perds donc le budget requis.

— Brandon Wamboldt

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Les éléments doivent être répertoriés à un niveau où chacun prend au plus une heure. «Module d'événements 4 heures» peut facilement signifier 40 heures si vous n'y accédez pas suffisamment. L'idée n'est pas d'envoyer au client le plan détaillé, mais pour pouvoir mieux estimer en ayant des morceaux que votre esprit peut comprendre dans son intégralité, sans parler du fait qu'un tel plan détaillé aidera la conception et la mise en œuvre par la suite.

— Vinko Vrsalovic

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Ce n'est vraiment qu'une réponse à la première partie de votre tripartite, mais c'est une GRANDE question.

Voici ce que j'ai récemment commencé à faire. Et c'est après beaucoup de recherches sur ce genre de chose.

Je réponds à une demande d'un prospect ou d'un client avec ce que j'appelle une "estimation de bonne foi". C'est un chiffre en dollars rembourré de neuf façons à partir de dimanche pour le total de l'ACY. Je leur dis que ce nombre est basé sur mon expérience de projets à peu près à l'échelle de celui envisagé ici.

Je leur dis que leur première facture, due au coup d'envoi, est de 25% du devis. Pour ce prix, nous effectuerons un effort complet de collecte des exigences et rédigerons des spécifications complètes et détaillées. Selon la taille du projet, cela peut prendre plusieurs semaines de travail. À la fin de cela, nous aurons un ensemble complet de documentation, ET nous saurons comment nous avons fait sur cette estimation. Si à ce stade, nous devons affiner le prix (et qu'il pourrait augmenter OU baisser), nous le ferons et informerons le client.

Si le prix augmente et que le projet n'est plus viable, il est annulé à ce stade sans autre paiement dû. Il s'agit manifestement d'un résultat indésirable et doit être considéré comme le résultat de dernier recours. Le plan B consiste à retravailler les exigences du projet afin de réduire la portée dans le budget du projet, etc.

En supposant que nous ne le faisons pas, nous irons de l'avant avec le prix total (éventuellement révisé), dont 50% est facturable à ce moment-là, et les 25% finaux à la livraison et à l'acceptation. Tout le monde est sur la même longueur d'onde, personne n'a l'impression d'avoir dû payer de l'argent pour une "analyse" intangible, et tout le monde est (idéalement) heureux.

Jusqu'à présent, j'ai obtenu de très bons résultats avec cela. Il vaut certainement mieux frapper le client pour une facturation distincte pour le travail d'analyse / de spécification. Personne ne veut payer pour ça. Mais si vous le cachez dans les premiers 25% du prix total d'un projet, il devient instantanément acceptable et compréhensible.

— Dan Ray
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Cette réponse n'a apparemment pas attiré beaucoup d'attention, mais elle obtient un vote positif pour moi parce que 1. Elle offre des conseils spécifiques et exploitables, 2. Elle est pragmatique et 3. Elle est basée sur l'expérience du monde réel.

— Robert Harvey

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Vous devez trouver votre chemin vers plus d'informations. Je n'ai jamais donné même l'estimation d'un projet si l'exigence n'a pas été clairement énoncée. S'ils persistent, vous ne pouvez pas avoir ça, vous feriez mieux d'arrêter.

— tia
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Vous êtes dans un scénario très courant. Les ventes n'ont aucune idée et comptent sur des techniciens pour faire leur travail. Vous échouerez encore et encore pour donner des estimations précises car il est impossible de le savoir.

Ce que vous faites réellement s'appelle une estimation empirique.

On s'améliore avec le temps et l'expérience .

Y en a-t-il d'autres que nous concevons dans l'entreprise? Si oui, je vous suggère fortement de faire du Planning Poker . C'est une technique d'estimation collective très puissante.

Planning Poker est une technique d'estimation basée sur le consensus, principalement utilisée pour estimer l'effort ou la taille relative des tâches dans le développement de logiciels.

Il vous aidera à obtenir des estimations plus précises en utilisant les connaissances et l'expérience de plus de personnes, et la responsabilité de l'estimation sera répartie dans toute l'équipe au lieu d'une seule personne. Les ventes seront heureuses car elles obtiendront des estimations plus précises. Et il est plus facile de dire "nous ne pouvons pas estimer" quand vous avez 4 ou 5 ans quand vous n'êtes que vous-même.