Des méthodes efficaces pour gérer les tâches de travail? (documenter / se souvenir / hiérarchiser) [fermé]

Je recherche des suggestions sur les méthodes efficaces que je peux utiliser pour documenter, mémoriser et hiérarchiser les tâches au travail. Beaucoup de ces tâches appartiennent à un projet principal, mais elles existent également pour des initiatives indépendantes. Les tâches elles-mêmes couvrent tout, du développement à la documentation, en passant par les discussions, avec des priorités variables et des délais allant de tout de suite à quelques mois.

Historiquement, j'ai utilisé un bloc-notes pour suivre ces tâches, avec une étoile à côté d'un élément indiquant qu'il doit être fait et une coche lorsqu'elle est terminée. Cependant, à mesure que je gagne plus de responsabilités et plus de choses à gérer:

• il devient plus difficile de s'assurer que j'ai tout fait (car certaines choses se perdent 5 pages en arrière)
• il devient plus difficile de se rappeler ce qui est le plus important de faire ensuite
• il devient plus difficile de garder une trace des dépendances entre les tâches

Quelqu'un a-t-il trouvé des méthodes qui ont facilité la gestion de leurs tâches? J'ai envisagé d'ajouter des métadonnées pour garder une trace de ce qui est le plus important et des dépendances, ou éventuellement passer à une application qui pourrait automatiser cela (si une telle chose existe). Quelque chose qui est accessible partout serait certainement un plus.

Pour la solution papier

Je reçois généralement un carnet de croquis sans doublure avec des pages perforées comme le type que vous pouvez trouver chez Barnes & Noble avec un ruban attaché pour marquer la page.

Remarque: je partagerais un lien mais je ne les ai pas trouvés sur leur boutique en ligne. Je parle des livres à couverture rigide de 8 1/2 "X 11"

Je préfère le papier pour le travail quotidien parce que j'ai tendance à dessiner beaucoup de diagrammes pour décrire mes idées (ce qui est difficile à faire avec les listes TODO de logiciels normaux) et il est parfois utile de pouvoir enregistrer des trucs dans le livre.

Pour chaque cycle (un jour / semaine ou un autre incrément de temps préféré), j'alloue quelques pages pour les todos à une ligne. Les pages suivantes sont pour des informations détaillées. Au fur et à mesure que je termine le travail, je raye les todos sur l'index et arrache les pages qui ne sont plus pertinentes (c'est pourquoi les pages perforées sont nécessaires). Le ruban est utilisé pour marquer la page de tâches afin que vous puissiez rapidement ouvrir le livre à l'endroit où vous vous étiez arrêté (j'attache également un stylo à la page sur laquelle j'ajoute actuellement des notes si je ferme le livre).

Au fur et à mesure que je termine les éléments sur le todo, je les raye et déchire les pages associées.

Remarque: il faut un peu de pratique pour s'habituer à isoler les tâches par limites de page, mais mentalement, cela vous donne l'habitude de séparer les tâches sur une limite finie. Il est important de développer cette capacité, car si vous n'êtes pas en mesure de vous concentrer sur une seule chose à la fois, votre cerveau perdra beaucoup de temps à changer de contexte inutilement entre différentes tâches.

Lorsque le prochain cycle commence, je crée une nouvelle tâche. Je ferai une rapide répétition des todos précédents pour réévaluer si les éléments inachevés sont toujours pertinents. S'ils le sont, je les copie dans la nouvelle tâche. Sinon, je trouve les pages associées et je les arrache (pour les mettre à la poubelle ou les enregistrer dans un livre différent pour plus tard).

L'idée ici est de supprimer tout ce que vous n'avez pas besoin de savoir maintenant (dans le cycle en cours). Gardez la tâche courte et simple (une ligne) mais ne sacrifiez pas la possibilité de garder des notes plus détaillées.

La chose intéressante est que si vous attendez une semaine ou deux pour jeter un œil aux articles que vous avez retirés du livre pour plus tard; vous constaterez souvent qu'ils ne sont plus pertinents (et prêts pour la corbeille).

Si vous n'êtes pas diligent pour rogner la pile régulièrement, elle s'accumule au fil du temps jusqu'à ce qu'elle devienne écrasante. Si vous ne le faites pas, vous pouvez commencer à souffrir de ce que j'aime appeler le syndrome de " Shlemiel le peintre ", où vous passez tellement de temps à parcourir les tâches résiduelles que vous n'obtenez jamais vraiment les choses importantes / urgentes.

Quant à la gestion simultanée de différents projets ... Utilisez un livre pour chaque projet.

Considérez votre cerveau comme un ordinateur. Si les tâches de commutation étaient comme faire un changement de contexte (pas très cher mais gênant pour le travail), alors changer de projet serait comme faire un échange de cache complet (cher parce que vous devez décharger toutes les informations que vous utilisez actuellement et charger toutes les informations liées à la autre projet.

J'utilise Toodledo pour gérer mes listes. Vous pouvez également le synchroniser avec votre téléphone. Il est en ligne, vous pouvez donc y accéder partout où vous avez un téléphone intelligent ou Internet.

Pour le processus, je recommande de lire le livre "Getting Things Done" de David Allen. Il vous aidera à apprendre à gérer efficacement et efficacement vos tâches.

Je passe d'un bloc de papier sur lequel je note des choses à une tâche lorsque j'utilise Ubuntu. J'aime le fait que vous pouvez attribuer la priorité, ajouter autant de notes à la tâche que vous le souhaitez et masquer les tâches terminées.

Il y a longtemps, j'ai lu comment diviser les tâches en 4 catégories selon deux axes: vous avez donc important / pas important; urgent / pas urgent.

1. Important, urgent.
2. Important, pas urgent.
3. Pas important, urgent.
4. Pas important, pas urgent.

Passez la plupart de votre temps à faire 1 et 2 activités et le reste se chargera de lui-même.

Pour la solution électronique

J'aime utiliser l' outil de mindmapping Freemind (open source gratuit)

Il est facile et intuitif à utiliser, ce qui signifie que je peux passer des mois sans l'utiliser et me souvenir toujours des raccourcis clavier:

• insérer - ajouter une cellule
• supprimer - supprimer la cellule
• espace - basculer réduire / agrandir la cellule
• ctrl + B - gras
• ctrl + X - couper la cellule
• ctrl + V - coller la cellule
• ctrl + C - copier la cellule
• ctrl + K - ajouter un lien
• f1-f8, shift + f1-f8, ctrl + f1-f8 - change la couleur du texte de la cellule (j'ai quelques favoris mémorisés).

Pour la première couche de cellules, je leur fais des nuages ​​codés par couleur (ctrl-shift-b puis changez la couleur du nuage avec un clic droit + format + "couleur du nuage") pour une identification facile. Chaque cloud est une catégorie majeure. Ex, j'en aurai un pour le personnel, un pour chaque grand projet, un pour l'école, etc ...

Au sein de chaque nuage, le premier niveau de cellules est la priorité:

• Maintenant (tâches critiques)
• Demain (tâche critique qui n'a pas besoin d'être résolue immédiatement)
• Futur (tâches non critiques)
• Concept (bonnes idées sur lesquelles je peux parfois mijoter pendant les pauses)
• Différé (tâches différées indéfiniment sauf si je n'ai rien d'autre à faire)

Remarque: Comme vous pouvez vous en douter, les tâches différées deviennent souvent non pertinentes à long terme et peuvent être entièrement supprimées.

Je préfère une carte mentale pour trois raisons, je peux me déplacer très rapidement dans la hiérarchie avec juste le clavier, je peux réduire tout ce que je n'ai pas besoin de voir en ce moment, et il est vraiment facile de déplacer des choses d'une catégorie à une autre (simple copier / coller).

Quoi que vous fassiez, n'utilisez pas un programme qui utilise des notifications contextuelles. Sinon, vous commencerez à souffrir de ce que j'appelle «twitterbrain» où, vous devenez si adapté à être constamment interrompu tout le temps que vous commencez inconsciemment à l'anticiper (vous empêchant vraiment de pouvoir entrer dans votre «flux» normal. Si vous faites des notifications d'utilisation définir un intervalle que vous attendez cela ne veut pas interrompre votre travail (comme tous les jours au déjeuner).

Je vois tant de blogueurs et (soi-disant) journalistes qui se plaignent que "l'Internet est à blâmer pour leur déficit d'attention!"; parce qu'ils ne sont plus capables de s'asseoir pour lire un livre pendant plus de 10 minutes. Ce qu'ils ne tiennent pas compte, c'est qu'ils transportent des appareils électroniques qui ont la capacité inouïe de les interrompre 24/7/365 avec des annonces arbitraires.

Windows le fait également avec des fenêtres qui volent le focus (comme les notifications de mise à jour de virus). Je ne savais pas à quel point cela me dérangeait jusqu'à ce que je commence à utiliser Linux Mint comme mon système d'exploitation principal (qui suit les directives strictes de l'interface utilisateur qui ne le permettent pas). Voler l'attention est cruel, c'est comme avoir un employé de bureau qui vous tape sur l'épaule toutes les 15 minutes pour vous raconter la dernière blague de Chuck Norris.

/ diatribe

Remarque: j'utilise toujours Windows pour le développement, mais seulement une installation minimale sans antivirus / pare-feu (je bloque les mauvaises choses sur le routeur et évite les pages suspectes) pour réduire le nombre de programmes qui aiment voler le focus.

Mise à jour:

J'ai juste jeté un œil à tasque parce que je ne l'ai jamais utilisé auparavant et les classes de priorisation sont étonnamment similaires à celles que j'utilise (Remarque: je n'ai jamais utilisé d'application de liste de tâches avec priorisation avant non plus). Il s'avère que je ne suis pas très intelligent / original après tout :). Je n'ai jamais vraiment trouvé que les classes arbitraires de priorité élevée / moyenne / faible fonctionnent bien car elles ne sont pas attachées à une valeur réelle. Mentalement, la classe de priorité «élevée» peut facilement passer de «aujourd'hui» à «cette semaine». Mes priorités ont tendance à dériver lorsque je commence à tergiverser. En utilisant des gravures valorisées dans le monde réel, la chronologie est gravée dans la pierre. Que la relativité soit maudite.

J'aime utiliser Google Calender ... mais si vous avez des informations sensibles, je ne les publierais pas là-bas. Tant que vous avez l'habitude de le regarder régulièrement, cela peut être très utile. En plus de la partie calendrier, vous pouvez répertorier les tâches que vous devez accomplir et j'imagine que vous pourriez y faire des priorités assez décentes, même si je n'ai pas utilisé cette partie pour plus de quelques tâches à la fois ...

La plupart des développeurs sont à leur bureau / ordinateur / ordinateur portable la plupart du temps, donc toute application qui facilite la saisie des notes avec un système de rappel (popup, message texte) devrait fonctionner. Si vous étiez un vendeur mobile ou si vous deviez vérifier des tâches hors programmation (ramasser du lait), quelque chose pour un téléphone intelligent pourrait être mieux. Les liens vers les documents et les dossiers de fichiers vous aident si vous avez une documentation de projet périphérique.

Vous devez l'utiliser et vous y fier. Au travail, j'utilise Outlook. Si quelqu'un m'attrape dans le salon de café et a une préoccupation / demande, je lui demande de m'envoyer un e-mail ou de m'envoyer une tâche (cela dépend où il se classe dans l'entreprise).

J'ai du mal avec les réunions parce que vous n'avez jamais d'ordinateur disponible dans une salle de conférence. Ensuite, il faut apporter un bloc de papier et entrer toutes les notes et faire des rappels lorsque je reviens à l'ordinateur. Heureusement, je peux passer des semaines sans réunion.

Je jure par le mode org d'Emacs . Cela a été une bouée de sauvetage totale pour gérer toutes mes tâches et informations de travail. Bien sûr, vous devez déjà avoir acheté Emacs.

J'ai utilisé différentes méthodes, parfois plusieurs méthodes (dupliquées): calendriers électroniques spécialisés et listes de tâches, blocs-notes, tableaux blancs, notes de présentation, et probablement plus. Ils avaient chacun certains avantages et pièges. J'ai récemment redécouvert le kanban personnel, et il semble qu'il ait un bon potentiel en fusionnant certains des meilleurs aspects de plusieurs méthodes.

Essentiellement, le kanban personnel utilise:

• un tableau blanc comme surface que vous traitez comme organisateur. L'organisation de la surface est similaire à la méthode du projet backlog / sprint, mais à un niveau personnel avec des tâches personnelles entrelacées.
• ruban de peintres ou lignes de marqueur divisant la surface en trois colonnes (un tas de todos sur la gauche; la liste des tâches actives au milieu, qui respecte ce que vous vous attendez raisonnablement à tenter et éventuellement terminer dans la journée; et la liste terminée à droite ).
• notes autocollantes, de préférence de différentes couleurs pour indiquer le type de tâche. Utilisez une couleur pour les tâches personnelles, une autre pour les tâches techniques du projet, une pour les activités de travail hors projet comme les réunions de division ou les revues, éventuellement une couleur pour les réunions avec les clients; cependant, «étiqueter» chaque note collante de la même couleur de papier avec une bande ou une bordure de marqueur de couleur ou tout autre schéma que vous aimez, pourrait être aussi efficace que du papier de couleur différente.

Il existe de nombreux articles de blog et vidéos / webcasts qui expliquent beaucoup mieux la motivation générale et les mécanismes à travers les interwebs, si vous voulez quelque chose de plus en profondeur. Je l'aime parce qu'il offre quelque chose de physique, il est simple à utiliser, toute personne qui entre dans votre région peut avoir une idée de votre occupation ou de ce sur quoi vous vous concentrez pour la journée, et vous pouvez capturer et faire évoluer chaque tâche autant ou aussi peu que nécessaire.

Jetez un œil à ToDoList sur Codeproject. Il a beaucoup de fonctionnalités intéressantes, c'est gratuit et il est toujours activement développé.

J'ai une instance JIRA installée sur mon propre VPN (compte linode.com de base), Atlassian le vend pour 10 $ pour les start-ups (ou vous pouvez utiliser le bugtracker que vous voulez). Ce n'est pas un outil de mindmapping, donc j'utilise des balises pour garder les dépendances entre les tâches. Il permet également de créer des types de tâches personnalisés au-delà de ceux de base (bug / fonctionnalité). Il permet de fixer des priorités, des dates d'échéance et d'ajouter des métadonnées (comme des photos de documents à corriger).

Je me demande donc pourquoi ne pas utiliser un bugtracker?