Comment améliorer ma communication par e-mail

Paraphrase d'un e-mail que j'ai envoyé à un collègue

J'ai remarqué un problème avec le système A. J'ai déterminé qu'il n'est pas causé par X. Je soupçonne qu'il est causé par Y. (puisque vous êtes en charge de Y) Pouvez-vous s'il vous plaît jeter un coup d'œil?

(La partie entre parenthèses n'était pas incluse dans mon email car ce collègue sait très bien qu'il est en charge de Y ... il faut comprendre que c'est pour ça que je lui envoyais l'email)

Je rencontre le collègue une demi-journée plus tard et je dis: "Avez-vous déjà examiné le problème avec le système A?" et il répond: "Oh, oui, j'ai reçu votre e-mail à propos du système A en panne mais j'ai supposé que c'était probablement dû à X, alors j'attendais que vous vérifiiez cela."

Évidemment, mon message n'a pas été communiqué. C'est un résultat trop courant des e-mails que j'envoie et c'est très décourageant ... pourtant, je ne sais pas comment rendre mes e-mails plus clairs. Ils sont toujours aussi brefs, clairs et précis que je peux les faire. Aucune suggestion? Peut-être y a-t-il quelque chose d'inhérent au moyen du courrier électronique qui n'est tout simplement pas efficace pour ces types de communications?

Vous pouvez essayer de le réorganiser afin de leur dire ce que vous voulez au début de l'e-mail.

J'ai remarqué un problème avec le système A que j'aimerais que vous regardiez. J'ai déjà regardé X et déterminé que ce n'est pas la cause. Cela peut être dû à Y, c'est pourquoi j'ai besoin de votre aide. Ce problème empêche So & So de faire son travail, donc si vous pouviez regarder Y à votre première convenance, je l'apprécierais vraiment.

Merci!

Vous pourriez essayer quelque chose comme ça.

En outre, la ligne d'objet est encore plus importante que le corps parfois. Pour cet e-mail, je ferais dire au sujet:

Objet: Problème avec le système A, veuillez cocher Y

Ce ne devrait pas être un e-mail.

Il devrait aller dans votre système de suivi:

• L'entrée de cas est le rapport de défaut.
• Initialement attribué à vous et avec la première réponse à noter que ce n'est pas une conséquence de X parce que vous avez vérifié (avec toute information supplémentaire pour étayer cette conclusion).
• Il est ensuite attribué à votre collègue avec une note que vous pensez qu'il pourrait s'agir de Y

À ce stade, il devrait être assez clair que c'est son problème ...

Éditer:

En fait, c'est, à certains égards, une mauvaise réponse à la question car elle ne le fait pas - mais le point qu'elle fait est valable, c'est-à-dire que l'envoi d'un e-mail sans (pour citer le terme de vente) un "appel à l'action" spécifique, c'est-à-dire quelque chose cela montre clairement que c'est maintenant le problème des destinataires à traiter.

Dans le cas d'un e-mail - vous pouvez commencer par quelque chose du genre "Pourriez-vous jeter un coup d'œil au problème suivant ..." mais mieux de l'avoir explicitement marqué comme tâche au-delà du texte du message

Ne prenez pas cette diatribe personnellement, je suis aussi coupable.

C'est ce que je déteste à propos de l'utilisation des e-mails. Cela devrait être envoyé en tant que tâche / Todo que votre système de messagerie l'appelle. Avec une date d'échéance. Peut-être y a-t-il un problème de culture d'entreprise à propos de l'envoi d'une tâche, car il ne semble pas que cela soit bien, mais plutôt comme donner une commande. Cela ne devrait pas être le cas, car le destinataire peut rejeter la demande (ce qui aurait été un plus dans votre cas.) Et fixer une heure différente.

Les demandes de réunion sont des éléments de calendrier. Cela est particulièrement douloureux lorsque quelqu'un demande si vous pouvez avoir une réunion et qu'il ne donne aucun délai et que c'est un coup de pied dans l'estomac lorsqu'il a accès au calendrier de mai.

Après 3-4 va-et-vient d'un e-mail de sentence, il est temps de décrocher le téléphone ou au moins de discuter. Cela vaut également pour l'explication de 47 paragraphes de quelque chose que je n'ai pas besoin d'avoir archivé dans le texte.

En parlant d'archivage. Pourquoi est-ce que je reçois des e-mails concernant un client qui ne vont que dans «ma» boîte de réception? Lorsque je quitte l'entreprise, quelqu'un peut vouloir cela et il ne recevra pas ma boîte de réception. Je pourrais le transmettre à la personne qui «peut» reprendre mon compte lorsque je serai parti. Alors maintenant, je dois copier l'e-mail dans un système de documents ou être comme tout le monde et avoir 50 dossiers dans un e-mail pour chaque client et le faire glisser vers là-bas. Et quand je suis parti, un pauvre ventouse passe par tous ces dossiers et continue de recevoir le spam envoyé à mon ancienne adresse e-mail (Honnêtement, je ne suis pas allé sur ce site porno.).

Lorsqu'un e-mail de BigBoss@OurMostImportantClient.com, il doit aller à un emplacement central pour quiconque doit y accéder maintenant ou à l'avenir peut l'obtenir. Si c'est directement sur MyBigBoss, alors peut-être pas. Mais il devrait avoir la capacité d'acheminer les e-mails importants des clients et partenaires commerciaux.

Wiki et SharePoint et les applications du marché vertical qui intègrent la gestion des contacts sont agréables, mais ils ne gèrent pas les e-mails. Quelqu'un doit nettoyer ce gâchis jusqu'à ce que nous nous en débarrassions.

Désolé, la réponse à votre question se trouve quelque part. Tout comme notre système de messagerie.

Il doit y avoir un meilleur moyen et ce n'est sûrement pas Twitter.

• Gardez votre message court et succinct.
• Privilégiez les listes à puces à la prose de style paragraphe.
• Connaissez vos destinataires (c'est-à-dire évitez le jargon technique lorsque vous parlez à des non-programmeurs).
• Utilisez les e-mails avec parcimonie.
  • Si vous communiquez de façon excessive, les gens vont vous exclure.

Gérer votre exemple spécifique via le mécanisme de suivi des bogues de votre choix est, comme d'autres l'ont dit, probablement la meilleure solution. Cela dit, votre question plus large sur la communication par e-mail mérite un examen plus approfondi.

• Étant donné que vos e-mails sont aussi clairs que vous le prétendez (et je n'ai aucune raison de douter de cela sur la base de votre question très clairement exprimée ici)
• Et étant donné que les gens reconnaissent avoir reçu et lu ces e-mails
• Et étant donné que ce n'est pas un événement isolé ou rare
• Ensuite, je doute que le problème soit la clarté de vos e-mails.

Vous semblez le soupçonner autant lorsque vous demandez "Peut-être y a-t-il quelque chose d'inhérent au moyen du courrier électronique qui n'est tout simplement pas efficace pour ces types de communications?" Mais je doute que vous ayez du succès sur tout autre support. Je soupçonne que la source de votre frustration est plus probablement basée sur votre relation avec votre équipe.

Il me semble que les membres de votre équipe ne vous prennent pas au sérieux et c'est un problème plus large que celui qui peut être résolu avec un changement de médium ou de style de communication. Si vous voulez que votre communication soit prise au sérieux, alors vous devez comprendre les raisons pour lesquelles vous n'êtes pas pris au sérieux et les corriger. Il y a beaucoup de facteurs possibles qui peuvent être au cœur de ce manque de respect (vous êtes nouveau, ou jeune, ou culturellement différent, ou non prouvé, ou vous avez eu tort dans le passé) et chacun indique une approche différente à l'assainissement. Et les différentes équipes répondent différemment aux différents types de personnalité. Donc, sans en savoir plus, j'hésite à donner des conseils sur la façon d'aller de l'avant à partir d'ici.

S'il s'agissait d'un film de prison, je vous suggère de trouver le plus grand gars de l'équipe et de le sauter. Obtenir le respect d'une équipe de programmeurs peut être plus difficile (bien qu'il y ait généralement moins de chances de se retrouver à l'hôpital).