Quelles méthodes sont disponibles pour montrer à vos collègues les avantages d'une solution de base de données + application par rapport à Excel?

Je travaille dans une entreprise où il y a des feuilles de calcul Excel partout. Comme mes collègues ne sont pas des programmeurs, je suis sûr qu'ils n'ont pas envisagé qu'il pourrait y avoir une façon meilleure / plus facile / plus productive de gérer leurs données. Naturellement, je préconise une application de toutes sortes qui peut tirer parti des fonctionnalités que vous trouvez dans les bases de données relationnelles et les frontaux interactifs, adaptées aux besoins des différents flux de travail actuellement répartis sur des feuilles de calcul disparates.

Le problème que j'ai, c'est que j'ai essayé d'expliquer les avantages de tels systèmes à diverses parties, mais à moins de les écrire à partir de zéro, j'ai du mal à les convaincre, ou même à les exposer à l'herbe plus verte. Les gens en général comprennent Excel (même s'ils ne sont pas des utilisateurs expérimentés) mais peuvent devenir flous lorsque le mot «base de données» apparaît ou que vous commencez à parler de «code».

Quelqu'un peut-il suggérer une méthode, avec des preuves de l'amélioration d'un flux de travail en passant des feuilles de calcul à une application réelle?

Lorsque les gens gèrent des données, il existe trois façons fondamentalement différentes de valoriser:

1. L'informatique
2. Stockage et récupération
3. Transfert et partage.

Pour l'informatique au niveau de l'arithmétique simple, vous ne pouvez pas battre Excel. Même si vous êtes un programmeur expérimenté, vous pouvez créer une feuille de calcul en une fraction du temps qu'il vous faudra pour écrire et déboguer un programme informatique. Vous pouvez même regrouper les données dans des tableaux et utiliser les fonctions de recherche pour obtenir certains des avantages que vous obtenez avec les requêtes. Le tableau croisé dynamique et les fonctions graphiques rendent le résumé des données simple et facile.

Pour le stockage et la récupération au niveau du fichier / document, Excel est à peu près aussi utile que MS Word ou MS Access. Pour la récupération au niveau des requêtes SQL, MS Access fonctionne beaucoup mieux qu'Excel, bien qu'Access soit sévèrement limité, comme vous le saurez si vous avez déjà comparé Access à un SGBD de puissance industrielle.

Pour le partage de données, Excel est extrêmement primitif. La plupart des magasins qui adoptent Excel par contagion ont des problèmes à ce stade. Votre question suggère que c'est le cas dans votre boutique.

Il existe plusieurs problèmes lors de l'introduction de bases de données dans un endroit qui n'est pas prêt pour les bases de données. L'un est politique. Les personnes qui jockey leurs feuilles de calcul peuvent reconnaître le problème à l'échelle du système, mais ils sont extrêmement satisfaits du contrôle qu'ils ont sur leur propre petit morceau de données. Vous pouvez vous attendre à une résistance si vous essayez de substituer une gestion et un contrôle centralisés à la solution décentralisée que vous avez actuellement. Une partie de cette résistance est justifiée.

Un autre est le coût des bases de données. Comme cela a déjà été indiqué dans une autre réponse, les inconvénients de la base de données peuvent l'emporter sur les avantages.

Un autre est la crédibilité des bases de données. Les personnes qui mettent des données dans des bases de données le font généralement parce que c'est leur travail ou peut-être pour gagner quelque chose pour elles-mêmes, comme passer une commande sur un site Web. Ils ne le font pas par esprit communautaire. Du moins, pas grand-chose. Sans bonnes entrées, la base de données ne gagne jamais en crédibilité.

Une solution sur laquelle je travaille actuellement sur un site où les feuilles de calcul sont en train de se développer consiste à créer un prototype de base de données dans MS Access. Il y a un inconvénient distinct à cela: les gens peuvent apprendre la mauvaise chose au sujet des bases de données, quelque chose qu'ils devront désapprendre à un stade ultérieur de l'évolution. Je pense également que les fonctionnalités de rapport d'Access font cruellement défaut. et si vous pensez à des utilisateurs simultanés, vous devez penser au-delà d'Access bien qu'Access fasse des progrès à cet égard.

J'aime trois choses à propos d'Access: c'est simple, rapide et bon marché pour produire des prototypes primitifs. Il n'y a presque pas de courbe d'apprentissage, surtout si vous comprenez déjà l'analyse des données et la composition des tableaux.

Deuxièmement, c'est moins intimidant qu'un gros SGBD centralisé. Lorsque les utilisateurs sont montrés comment ouvrir une table Access en mode tableau, en cliquant simplement dessus, ils perdent leur peur des tables. Et le fait qu'un seul fichier stocke les données, les définitions de données et l'application garde les choses simples pour les personnes qui ne pensent pas en termes de systèmes.

Troisièmement, il fonctionne bien avec Excel et Word. copier un tableau ou une requête dans une feuille de calcul Excel est aussi simple que de cliquer sur un bouton.

Avant de pouvoir arriver à ce point, j'ai dû surmonter une attitude un peu snob que j'avais à propos d'Access. Ce n'est pas SQL Server ou Oracle. Mais il a ses utilisations, tant que vous comprenez les limites

Cela dit, vous serez toujours confronté à une tâche monumentale lorsque viendra le temps de déplacer votre boutique de nombreuses petites bases de données Access vers une seule base de données intégrée à grande échelle, avec une gestion professionnelle et des ressources partagées.

Je voudrais ajouter quelques idées / réflexions à la belle réponse de @ WalterMitty.

Il a raison en ce que cela dépend vraiment de la finalité des fichiers Excel. J'ajouterais cependant que s'ils contiennent des règles ET des données complexes, vous pourriez penser à tirer parti de la puissance des moteurs de règles. Les moteurs de règles tels que Drools , OpenRules ou OpenL Tablets vous permettent d'utiliser des fichiers Excel pour stocker les règles métier et (au moins pour les Drools que je connais), de mettre à jour ces règles à la volée.

C'est un excellent moyen pour les gens soucieux des affaires de garder le contrôle de leur ... entreprise, et de bien séparer l'entreprise du datan qui est votre travail, ou du moins le travail du département informatique. Je pense que les gens d'affaires conviendraient que le stockage, la maintenance et la sauvegarde devraient leur être retirés. Vous devriez les effrayer un peu avec la partie sauvegarde en fait:

• Que se passerait-il si le disque dur du gars venait à mourir?
• Que se passerait-il si le fichier était corrompu, supprimé, réinitialisé par inadvertance?
• Si nous migrons vers Excel 2013 à partir d'Excel 2007, tout ira-t-il bien?

Maintenant, si vous allez de cette façon, pensez aussi sur le fait que si vous ajoutez des bases de données, il sera votre travail pour maintenir leur santé et leur intégrité. Autrement dit, vous devez concevoir un moyen ou préparer votre infrastructure informatique pour conserver les sauvegardes de données. Bien qu'il ne soit pas aussi sophistiqué que les bases de données Oracle ou IBM, Microsoft Access peut produire des sauvegardes (bien que je ne suis pas sûr que cela puisse être automatisé).

Enfin, s'ils acceptent, n'oubliez pas que vous auriez besoin de quelqu'un pour analyser les données de l'entreprise, concevoir la base de données, préparer un plan de migration, permettre aux hommes d'affaires de soumettre des plans d'évolution, etc. Selon la quantité de données, il peut s'agir d'un projet informatique d'une certaine taille, et vous en serez probablement responsable . Préparez vous! :-)

Lorsque vous essayez de convaincre les gens des avantages d'utiliser un autre système, vous devez éviter de les persuader.

Je sais que cela semble très étrange.

Mais je veux dire ceci:

Les gens aiment utiliser le système actuel. Cela fonctionne pour eux. Il est facile à utiliser et rapide à apporter des modifications. Pour persuader les gens d'utiliser un autre système, traitez-les comme des adultes:

Présentez les avantages et les inconvénients d'Excel et d'une approche de base de données. Expliquez les conséquences à court et à long terme de chacun. Si vous pouvez mentionner tous les avantages des DEUX et toujours persuader les gens de changer, vous avez fait un argument suffisamment convaincant. La clé est de les laisser prendre la décision qu'une approche de base de données est meilleure en fonction des faits et des concepts que vous avez présentés.

Le problème que nous avions était celui de différentes feuilles Excel avec des objectifs différents mais avec les mêmes contacts. Ensuite, lorsqu'un contact changeait d'adresse, il était difficile de synchroniser tous les fichiers Excel et bien que leur adresse soit modifiée dans la feuille Excel 1, il recevait toujours du courrier car la feuille Excel 2 n'était pas mise à jour.

Nous avons résolu ce problème avec une base de données centrale de clients.

J'ai travaillé pour une organisation qui avait des feuilles de calcul partout, principalement parce que les ressources informatiques étaient désespérément débordées. Ils auraient déplacé cela vers une application si c'était possible - ce n'était tout simplement pas possible.

L'une des choses que j'ai faites après avoir quitté cette organisation a été la création d'un outil pour générer des programmes de maintenance de table C # / SQL Server à partir de feuilles de calcul Excel. Il suppose que l'en-tête de colonne est le nom de la colonne à des fins de construction de table et d'étiquetage de champ. Cependant, c'est un instrument brut. Il a fini par s'habituer à des choses n'ayant rien à voir avec Excel.

Les problèmes que nous avions rencontrés se répartissaient en plusieurs catégories:

• Validation: Lorsque les règles de validation sont compliquées, les gens doivent garder les procédures en tête. Il est possible de concevoir la feuille de calcul avec des déclarations «si» partout, tant que les gens comprennent comment cela fonctionne.

• Partage: comme indiqué ailleurs, si une personne a une feuille de calcul de partage réseau ouverte pour la lecture / écriture, les autres utilisateurs ne peuvent que lire. Nous n'étions pas au point où nous pouvions ouvrir une feuille de calcul en mode collaboration. C'était une autre chose que les informaticiens ne pouvaient pas gérer à l'époque.

• Cohérence du schéma: dans la situation où je me trouvais, nous avions une feuille de calcul pour chaque état: le format était courant mais les données état par état circulaient dans des fichiers séparés. Si quelqu'un faisait une utilisation créative d'une colonne, tout le monde devait se mettre d'accord sur cette utilisation, ce qui n'était pas toujours assuré.

Les feuilles de calcul étaient toujours sur un partage réseau et le serveur était sauvegardé chaque nuit, donc rien de tout cela n'était un problème. Il y avait également la possibilité distincte que l'un d'eux soit accidentellement envoyé par courrier électronique à une destination à laquelle il n'appartenait pas. Alors que la probabilité d'un préjudice réel était faible dans ce cas, l'organisation en était une où «montrer l'exemple» était essentiel à sa crédibilité. Ce genre de gâchis aurait été embarrassant.

J'ai vu une annonce sur Craigslist où quelqu'un avait besoin d'un "Excel Guru". J'ai transmis cela à un ami qui était entre deux emplois, et il a constaté que l'entreprise avait un système d'estimation des contrats de construction fonctionnant sur des sites dans tout l'État. Quelqu'un ici avait arbitrairement falsifié le système pour «le faire fonctionner plus dans son style». Quel que soit ce style, il avait causé beaucoup de dégâts. Il a passé plusieurs jours à le réparer. A peine avait-il rendu son travail et été payé qu'ils l'avaient rappelé pour en réparer un autre dans une autre ville. Même histoire: quelqu'un l'a arbitrairement «réparé» pour faire ce qu'il voulait. Celui-ci était encore pire.

Les systèmes compliqués comme celui-ci doivent être «hors de portée» de la personnalisation ad hoc.