Oui, je sais que c'est une vieille question, mais j'ai une nouvelle réponse. : P
Diviser la réunion.
Nous avons divisé notre réunion de planification de Sprint en 3 mini-réunions distinctes.
- Arriéré de toilettage
- Sélection de l'histoire
- Répartition des tâches
Nous faisons chacun un jour différent, juste après notre Scrum quotidien - dès que le quotidien est terminé, nous passons directement à l'activité de planification, puis nous sommes libres des réunions (planifiées régulièrement) le reste de la journée.
Alors oui, nous avons planifié notre planification: -O
J'entrerai dans les détails dans une seconde, mais laissez-moi vous expliquer comment nous en sommes arrivés là.
Comme vous, nous avons eu un problème avec les réunions de planification de Sprint vraiment affreuses. Nous avions tous les éléments nécessaires, mais tout a duré une éternité et nous devions vraiment nous épuiser mentalement et émotionnellement.
Ensuite, j'ai eu cette idée après avoir lu cet article de Business Insider sur le quotidien de 5 minutes de Pivotal sur la division de nos réunions en sessions plus courtes et leur mise en place au début de chaque journée.
Je l'ai évoqué avec l'équipe lors d'une rétrospective. Certains membres de l'équipe ont tout de suite aimé l'idée , d'autres ont eu un peu peur, mais notre stagiaire a ensuite mentionné une étude qu'il avait lue sur la technique du pomodoro et a commencé à en parler, ce qui a vraiment aidé l'idée à gagner du terrain.
Nous avons donc décidé de l'essayer.
Nous avons divisé notre réunion de deux heures en trois séances de 25 minutes. (oui, ce sont des calculs flous, mais tout le monde a trouvé nos réunions trop longues et ne voulait le faire que si nous gagnions du temps).
Et ça a marché! Nous le faisons depuis environ 6 semaines sur deux projets distincts (6 sprints au total sur deux semaines) et cela a fait toute la différence.
Nous sommes plus productifs. Nous économisons une tonne de temps.
Nous obtenons de meilleurs résultats. Et nous ne redoutons plus nos réunions de planification.
Et honnêtement, notre chronométrage de 25 minutes est assez lâche - certaines sessions vont très vite, comme 5 à 10 minutes sur certaines de nos séances de toilettage, et certaines sont longues, comme lorsque nous finissons par identifier de nouvelles histoires ou devoir briser des histoires et ré-estimer pendant la négociation. Globalement, cela ne prend en moyenne qu’une heure et demie pour tout le shebang, et je pense que c’est la raison pour laquelle cela fonctionne si bien.
Sur les détails .....
Arriéré de toilettage
C'est assez simple: nous passons en revue les articles prioritaires, en discutons et nous nous assurons que nos estimations sont bonnes.
Nous ré-estimons les récits si nécessaire - par exemple, nous avons estimé quelque chose il y a plusieurs mois et, une fois que nous nous sommes rendu compte de ce qu'un récit similaire a réellement pris, nous pourrions accepter de procéder à une nouvelle estimation. (Nous utilisons des points d’histoire sans unité , et nous n’estimons pas les tâches ).
En outre, si le responsable de projet a ajouté de nouvelles histoires qu'il considère comme hautement prioritaires, le moment est venu de les estimer.
Étant donné que nous ne sélectionnons pas d'histoires avant le lendemain, ce processus donne un peu plus de temps à l'OP pour lui permettre de se prononcer de manière définitive sur ce qu'il est le plus important de faire lors de la prochaine itération - ce qui s'est avéré très utile.
Cette réunion a tendance à être courte avec certains OP et longue avec d'autres. (personnellement, je pense que c'est un excellent indicateur d'odeur de la façon dont votre bon de commande se porte)
Sélection de l'histoire
Obtenez votre Chris Voss , il est temps de négocier.
Lors de cette réunion, nous prenons les articles prioritaires et définissons un DoD pour chacun. Nous négocions ce que chacun impliquera - diviser et combiner les histoires au besoin - jusqu'à ce que nous puissions tous nous mettre d'accord sur nos objectifs de Sprint.
Nous avons beaucoup à gagner de la fraîcheur des idées et de l'énergie du matin pour cette réunion - et savoir que nous aurons à faire les tâches un autre jour nous permet de passer le temps nécessaire pour bien négocier et comprendre nos engagements.
les tâches
Ok, donc je serai le premier à dire, les tâches était mon MOINS partie préférée de la planification dans nos vieilles réunions d'un jour.
Nous n'avons tout simplement jamais atteint notre objectif avec cela. Nous avons essayé d'économiser des tâches jusqu'à la fin de la réunion - mais nous étions tous épuisés à ce moment-là et c'était vraiment improductif. Nous avons essayé de définir les tâches en même temps que notre DoD lors de nos négociations, mais nous avons trouvé cela trop gênant et trop encombrant - nous nous épuisions avant de sélectionner toutes les histoires. En outre, il était vraiment difficile de continuer à faire la navette entre l'estimation, la négociation, la sélection des histoires et la génération de tâches. Nous nous sommes battus et ça a été nul, et cela a rendu nos réunions affreuses.
Mais maintenant, en définissant le DoD un jour et en ne faisant pas de tâches avant le lendemain, nous ne sommes pas épuisés, nous sommes toujours dans le bon état d'esprit et cela nous laisse toute une journée pour mariner sur l'histoire et vraiment. réfléchissez et comprenez toutes les tâches avant de commencer.
Cela seul, à mon humble avis, est un changeur de jeu total.
Mettre tous ensemble.
Voici donc à quoi ressemble notre calendrier de la cérémonie de sprint:
- Monday - Daily scrum -> Revue de sprint
- Mardi - Mêlée quotidienne -> Entretien du carnet de commandes
- Mercredi - Scrum quotidien -> Sélection de l'histoire
- Jeudi - Scrum quotidien -> Tâches
- Vendredi - Scrum quotidien -> Rétrospective
Cela a très bien fonctionné pour nous. Si vous tentez votre chance, j'aimerais entendre ce que vous pensez.