Faut-il documenter les réunions debout?

Une autre équipe de mon entreprise commence à documenter leurs réunions debout, mais je pense que c'est une perte de temps. Pour autant que je sache, les réunions debout sont destinées à la communication et non au rapport de situation (veuillez me corriger si je me trompe)

Alors, faut-il documenter les réunions debout?

L'un des avantages d'Agile est que chaque équipe peut déterminer ce qui fonctionne le mieux pour elle et l'accompagner.

Cependant: devez-vous prendre des notes? Non; d'après mon expérience, à la minute où une équipe décide de revenir en arrière sur certains des principes fondamentaux tels que:

• les individus et les interactions sur les processus et les outils (mêlées documentées qui commencent à ne plus ressembler à des mêlées) ET
• logiciel de travail sur une documentation complète (minutes de mêlée un jour, qui sait quelle serait la prochaine)

alors cette équipe commencera à s'éloigner d'Agile et à adopter une approche de travail plus lourde et à faible vitesse de documentation.

Dans «Ce n'est pas seulement debout» de Martin Fowler , il n'est pas fait mention de la prise de notes ou de la documentation des «procès-verbaux» d'une réunion debout. Tout ce que vous devriez retirer de cette réunion debout sont les CADEAUX:

• Pour bien commencer la journée
• Pour soutenir l'amélioration
• Renforcer la concentration sur les bonnes choses
• Renforcer le sens de l'équipe
• Communiquer ce qui se passe

En tant que dispositif mnémonique, pensez aux CADEAUX: bon départ, amélioration, concentration, équipe, statut

Cependant , si quelqu'un a un bloqueur dont vous avez besoin pour l'aider et que vous prenez note de ce qu'il dit, c'est totalement différent. - assommez-vous avec ça.

En tant que référence, je suis un Product Owner et je suis le mentor du ScrumMaster en ce moment dans mon entreprise, et de toutes les réunions Agile que nous avons (scrum, planification du sprint, revue du sprint, rétrospective du sprint), la seule que nous prenons officiellement minutes of est la rétrospective, car cela donne à l'équipe quelque chose de concret vers lequel travailler et auquel se référer dans le prochain sprint (et ces "minutes" sont quelques ensembles de puces courtes).

Votre mêlée devrait être:

• Sur quoi j'ai travaillé
• Sur quoi je travaille ensuite
• Tous les bloqueurs

C'est ça. Rapide et au point. 5-10 min max. Absolument pas besoin de documenter, mais si quelqu'un a besoin de noter quelque chose à l'action, cela ne devrait pas être un problème.

Dans la dernière entreprise pour laquelle je travaillais, nous ne documentions que les grandes décisions prises lors des réunions debout.

Comme vous l'avez dit, les réunions debout sont destinées à la communication à l'intérieur d'un petit groupe de personnes, et cela ne concerne que ce groupe spécifique de personnes ... de toute façon ... parfois ... quelqu'un dit quelque chose d'intéressant qui peut être important et peut éventuellement influencer la façon dont le projet est réalisé (il s'agissait souvent d'avertissements sur des bugs délicats à traiter ou de points techniques très importants à connaître). C'est pourquoi nous avons commencé à documenter UNIQUEMENT les points «importants pour un avenir meilleur».

Je pense que documenter les réunions debout est intelligent si vous êtes absolument sûr de l'importance du contenu et seulement si vous pouvez dire que cela aidera votre équipe dans un avenir proche ou lointain.

Traitez le stand-up comme une réunion informelle - sans attendre que les déclarations soient formelles, finales, etc., ce qui rendra les gens moins susceptibles de soulever des sujets avec lesquels ils ne sont pas encore à l'aise - mais comprenez simplement que tout ce qui est important devrait avoir la discussion continuez ailleurs même s'il ne s'agit que d'un simple e-mail à l'équipe. En plus d'aider à empêcher le standup de se transformer en une réunion de projet complète, cela évite également d'exclure toute personne qui ne pourrait pas se rendre à un standup particulier.

D'après mon expérience, les stand-ups sont un excellent moyen d'obtenir un «battement de cœur» de l'endroit où l'équipe est sur le projet. Ceux que j'assiste sont de quelques minutes chacun, ce qui n'est pas vraiment assez long pour mériter d'être documenté, mais ils sont parfaits pour avoir une idée de l'état d'avancement du processus et pour m'avoir informé de tout ce qui pourrait m'impacter. le terme immédiat.

Si quelque chose de particulièrement important ressort d'une réunion debout, vous devriez documenter cela et le diffuser séparément, mais je ne prendrais pas l'habitude de documenter chaque réunion chaque jour.

Il n'y a pas (il ne peut presque pas y avoir) de réponse absolue à cela - c'est très bien et cela dépend ...

De façon pragmatique, si vous faites "qu'est-ce que j'ai fait, qu'est-ce que je vais faire, voici mes problèmes", alors il pourrait bien y avoir du mérite, pour certains (ceux qui sont théoriquement responsables), à enregistrer cela pour que vous puissiez vérifier il lors de la prochaine réunion (bien que "travailler sur" devrait également être apparent par d'autres moyens) - mais pas particulièrement au-delà de cela, c'est un élément d'information qui devrait cesser d'avoir une valeur une fois la prochaine réunion terminée.

De plus, s'il y a des questions / réunions découlant du standup, il est potentiellement utile d'enregistrer celles-ci pour savoir si les suivis ont effectivement eu lieu (bien que je sois sûr à nouveau que l'on me dira que cela devrait principalement apparaître par d'autres moyens ).

Des minutes formelles cependant? J'aurais pensé que c'était contraire à l'esprit de la chose.

Dans mon entreprise actuelle, nous avons 2 équipes Scrum avec des standups séparés et les documentons en envoyant un e-mail récapitulatif à la fin de chaque standup. Cela fonctionne assez bien, ce qui rend les informations importantes immédiatement connues de tous les membres de l'autre équipe. Cependant, nous ne conservons pas particulièrement l'historique des courriers à des fins d'archivage.

Mon conseil serait donc:

• Pour une seule équipe, la documentation des prises de position ne vaut peut-être pas le temps passé. Le Scrum Master peut simplement transmettre oralement des alertes ou des informations importantes à qui il le juge opportun.

• Pour plusieurs équipes dont le travail est étroitement lié, la documentation des prises de position est un moyen de diffuser des informations susceptibles de changer la donne immédiatement après la réunion sans attendre qu'un Scrum of Scrums se produise.

Je ne vois aucun problème à s'éloigner d'une telle réunion et à envoyer un e-mail au groupe pour rappeler / clarifier une décision importante qui a été prise ou des actions qui sont survenues. Après tout, vous ne voulez pas risquer d'oublier ou de laisser le temps effacer la mémoire de ce qui a été discuté.

Mais en ce qui concerne la documentation formelle de la réunion, comme vous pourriez le faire pour une réunion plus traditionnelle ... eh bien, cela semble contre-intuitif. De telles réunions sont censées être simples et agiles, donc les enliser avec trop de «processus» semble contre-productif.

Est-ce que cela ajoute de la valeur? Les gens consultent-ils plus tard la documentation des réunions? Sinon, c'est juste une perte de temps. Et je doute sérieusement qu'ils le soient. Écrire un document que personne ne lit est une perte de temps.

À un moment donné, nous avons effectivement documenté et archivé les changements de statut de notre mêlée quotidienne, c'est-à-dire qui a travaillé sur quelle tâche, qui a effectué un examen par les pairs, etc. Cela n'a été fait que parce que quelqu'un l'a jugé nécessaire pour être exigence de traçabilité de l'exigence système au code car nous développions des logiciels pour les dispositifs médicaux.

Plus tard, nous avons réussi à convaincre la direction que ce n'était pas vraiment le cas, et la pratique a été abandonnée avec beaucoup de joie pour les responsables de cette documentation.

Oui .

Prenez-vous des décisions concernant (a) qui est responsable d'un élément de travail et / ou (b) l'importance d'un élément de travail par rapport à d'autres éléments?

Si vous l'êtes, notez ces décisions. Sinon, vous les remanierez, et les décisions comme elles, sans fin.

Sinon, ne tenez pas les réunions.