Quelles sont les meilleures pratiques pour la structure des dossiers commerciaux?

12

Dans le passé, nous avons eu tendance à avoir des dossiers départementaux (Ventes, Marketing, etc.) sur un seul partage, puis à ajouter des dossiers en dessous de ceux-ci au fur et à mesure de leurs besoins.

C'est devenu un peu compliqué - j'ai été chargé de créer une «hiérarchie de dossiers».

Quelqu'un a-t-il des meilleures pratiques pour organiser une structure de dossiers?

Nous exécutons SBS2011 sur le serveur de fichiers actuel.

windows best-practices directory

— jidl
source

6

S'il y a une vérité que j'ai trouvée en imposant l'organisation aux autres, c'est celle-ci: ils sont nés slobs et mourront de cette façon avant de les changer. En réponse à cela, j'ai des dossiers départementaux sur un partage. En dessous, ils créent ce qu'ils veulent. Chaque mois, un script "nettoie" le dossier en déplaçant tout ce qui n'a pas été modifié depuis 6 mois vers un "ancien" sous-dossier. Cela empêche les dossiers du département de devenir complètement hors de contrôle.

— Chris S

Votre script fait-il la distinction entre "date d'accès" et "date de modification"?

— 2014

Non, car trop de choses touchent à "la date d'accès", ce n'est pas une représentation précise de la dernière fois que le fichier a été ouvert.

— Chris S

17

Quelqu'un a-t-il des meilleures pratiques pour organiser une structure de dossiers?

Non.

Croyez-moi, vous ne voulez pas posséder la hiérarchie des dossiers pour un service (sauf peut-être le vôtre). Vous ne savez pas quels sont leurs besoins, vous n'avez pas les connaissances ou l'expérience des autres services pour faire de bons choix et vous ne voulez pas être le concierge de l'entreprise.

Et si vous pensez qu'ils en font un gâchis, ce n'est rien comparé au désordre que vous ferez des choses. Je sais que vous dites que vous avez été chargé de faire cela, mais la meilleure chose que vous puissiez faire pour vous-même est de vous en débarrasser rapidement. Ceci est un exemple de mise en place pour échouer - peu importe comment vous le faites, quelqu'un va avoir un problème avec cela et se plaindre de vous ou de vous à cause de cela.

La meilleure pratique est littéralement "[chef de département], voici votre part de département. Vous êtes responsable de la structure et de l'autorisation en dessous de ce niveau. Configurez-le selon vos besoins."

— HopelessN00b
source

Excellente réponse, mais elle ne semble pas claire concernant un très gros problème. De nombreuses organisations avec lesquelles j'ai eu affaire ne sont pas d'accord sur la question de savoir si l'autorisation doit être à ce niveau et en dessous ou en dessous de ce niveau . C'est une décision critique qui doit venir des gens avec C dans leurs titres.

— Tim Brigham

1

@TimBrigham Un détail que je laisse à quelqu'un d'autre dans la mesure du possible. Partager donne à tous les membres du service des autorisations et s'ils souhaitent des autorisations différentes sur les dossiers en dessous, ils peuvent les configurer eux-mêmes. Être le concierge des autorisations dans une hiérarchie de dossiers compliquée n'est pas beaucoup mieux qu'être le concierge des fichiers, après tout.

— HopelessN00b

2

Il n'y a pas de «taille unique», mais je recommanderais que les gens pensent à garder les choses aussi fermées que possible à l'univers physique. Quand je vois une personne avec une recherche profonde de 10 dossiers, je sais qu'elle n'a aucune idée de quels fichiers elle a et ne trouve jamais rien.

Dans la "vraie vie", vous avez:

File Cabinets
  --> Drawers
        --> Folders
            --> Documents

Gardez-le comme ça dans les fichiers informatiques. Pas plus de 3 à 4 dossiers imbriqués.

Selon le type de fichiers, les catégories sont soit par date, soit par sujet. Les noms de fichiers auraient le type de nom aaaa-mm-jj-subjectoffile.ext.

— ETL
source

2

Je n'ai pas eu de chance pour que les utilisateurs adhèrent à un protocole de dénomination des fichiers. J'ai pensé à avoir une structure assez plate, puis à utiliser des balises pour faciliter la recherche. Quelqu'un a-t-il eu de la chance avec cette approche?

— 2014