Vous créez un département informatique? [fermé]

Je ne sais pas si c'est le meilleur endroit pour poser cette question, mais je pourrais vraiment utiliser quelques suggestions / conseils. Je viens d'être embauché dans une petite entreprise (10 employés dans l'entreprise, plus environ cinq hors site) qui n'a pratiquement pas de service informatique. J'ai été à l'origine embauché pour aider avec ce que l'entreprise fait régulièrement (divers types de vérification), mais depuis qu'ils ont découvert que je suis diplômé en informatique, j'ai été chargé de créer un département informatique. Je travaille maintenant avec le développeur et j'ai besoin d'organiser tous les logiciels / matériels pour l'ensemble du bureau. Je ne sais pas trop comment procéder. Je recherche des suggestions sur l'installation, l'organisation, les choses à demander, etc.

Quelques spécificités:

Notre développement est PHP et Java (ce dernier avec lequel j'ai de l'expérience)

Nous utilisons Windows 7 sous Lenovo PC et un système téléphonique Konnect.

Nous utilisons, je crois, la sécurité iolo (mais je n'en suis même pas sûr).

J'ai récemment commandé quelques agrafes qui manquaient; de nouveaux tapis de souris, de meilleurs claviers, de meilleurs haut-parleurs, etc., mais je dois travailler à partir de zéro avec un logiciel d'organisation et avoir un placard plein de divers. le matériel et les câbles, ainsi que nos serveurs sur place (je ne les ai vraiment pas encore examinés).

J'ai également besoin de mettre en place un système de messagerie inter-bureaux, ainsi qu'une connexion à distance pour moi pour travailler à domicile. (Je prévois d'utiliser logmein) Des idées autres qu'une charge de Zip-ties? Quelle est votre façon préférée d'organiser ou quelles sont les meilleures solutions?

Vous ne mentionnez rien au sujet du budget, je vais donc supposer le pire et vous dire comment je ferais chacun à bon marché. ;)

Premièrement, j'examinerais ce qui est exigé du ministère. Quels services attendent-ils de vous? Ensuite, je commencerais par trouver comment je peux utiliser le personnel existant pour m'aider à créer le département, car cela demande beaucoup de travail à une personne pour organiser, inventorier, rédiger des politiques et des procédures, etc. Alors, quelles sont les compétences des autres ? Est-ce que quelqu'un ne semble pas être trop occupé et possède de grandes compétences organisationnelles? Hmm, génial. Je les mettrais au travail en inventoriant tout ce que vous avez à votre disposition. Si personne n'est disponible, c'est toujours la première tâche pour vous. Découvrez avec quoi vous travaillez et voyez comment vous pouvez l'utiliser au mieux pour atteindre les exigences définies pour votre service. Formulez ensuite un plan d'action,

Ensuite, avec ce plan, je le ferais passer par la hiérarchie de l'entreprise uniquement à l' ACY .

Les choses que j'examinerais dans ce plan seraient:

1. Pouvez-vous utiliser l'un des matériels et logiciels existants, ou allez-vous avoir besoin de budget pour de nouvelles choses.
2. Avez-vous du personnel? Sinon, comment pouvez-vous automatiser les choses pour ne pas être trop occupé avec des tâches subalternes.
   3. Enfin, comment allez-vous fusionner 1 et 2 ensemble pour rendre le projet aussi efficace que possible en termes de temps.

C'est essentiellement ainsi que je commencerais. J'organiserais ensuite tout l'équipement restant en une pile obsolète et potentiellement utile dans la future pile et j'obtiendrais l'autorisation de vider la pile obsolète. Croyez-moi, si elle n'a pas été touchée dans 6 mois, elle ne sera plus jamais touchée et vous finirez par la thésauriser jusqu'à ce que l'enfer gèle et dans un environnement de petite entreprise (du moins d'après mon expérience), l'espace est primordial.

Une fois le plan lancé, gardez un œil sur ce que vous faites et continuez à demander "pourquoi je fais ça?". L'efficacité est la clé pour assurer le bon fonctionnement du service et l'automatisation est utile si vous manquez de main-d'œuvre ou s'il s'agit d'une exposition individuelle.

En ce qui concerne le matériel et les systèmes que vous utilisez, c'est une préférence personnelle, mais je préfère utiliser des noms de marque (tels que les téléphones IP Cisco et les ordinateurs de bureau Dell) qui ont des systèmes de support pour vous soutenir. Sinon, vous vous enlisez dans les bases du service informatique. Vous pouvez également utiliser un intranet avec un système de billetterie d'assistance afin que les gens n'obstruent pas votre courrier électronique ou votre téléphone pour demander de l'aide.

En ce qui concerne les systèmes de messagerie, il y a quelques systèmes de messagerie intra-bureau open source décents que j'aime. Vous pouvez passer de Pidgin à RabbitMQ (gratuit pour un usage commercial également). Ou en tant que maison PHP / Java, vous pouvez toujours rouler la vôtre.

Je me rends compte que ce n'est pas une réponse très complète, mais j'espère que c'est un début et peut-être d'une certaine utilité. J'ai de l'expérience en faisant exactement ce que vous faites et je suis à la maison dans mon entreprise actuelle en faisant cela avec un petit budget. Attention, cela prendra deux fois plus de temps que vous le pensez. Je pensais que je serais opérationnel dans 6 mois, mais après 9 mois, je suis à environ 60% du chemin!

Il s'agit de l'ordre que je ferais:

1. Apprenez tout. Il s'agit sans aucun doute des étapes les plus importantes. Parlez aux développeurs de ce qui fonctionne sur les serveurs et de leur interaction, lisez le manuel du système téléphonique, suivez les câbles. Demandez à certains employés de vous faire une liste rapide des logiciels qu'ils utilisent beaucoup et lisez ces programmes s'ils ne sont pas des choses que vous connaissez. Assurez-vous de comprendre qui sont les fournisseurs de services informatiques et de savoir qui, dans l'entreprise, traite ces factures et a accès à ces comptes. Voici la chose la plus importante à savoir, cependant: découvrez qui est responsable de ou comprend chaque système, de sorte que si vous ne le comprenez pas, vous savez à qui demander.
2. Inventoriez tout, vous avez donc une idée de ce que vous avez et de ce dont vous avez besoin. Optez pour des solutions d'inventaire open source, comme Tracmor (version SaS payante disponible sur tracmor.com ).
3. Analysez vos besoins. Les employés manquent-ils d'ordinateurs? Quelque chose vieillit et doit être remplacé? travaillez avec vos supérieurs pour déterminer votre budget et faire un plan pour remplacer ou acheter du nouveau matériel pour répondre aux besoins du moment.
4. Découvrez s'il y a des problèmes qui doivent être résolus dès maintenant. Parlez à tous les employés (face à face si vous le pouvez, il n'y en a pas beaucoup) et voyez s'ils sont conscients de problèmes avec l'environnement informatique en ce moment. Faites un plan pour y remédier.
5. Configurez les communications. C'est une petite entreprise, donc c'est facile. Assurez-vous que tous les employés savent qui vous êtes et qu'ils peuvent vous signaler des problèmes. Ayez une sorte de manière formelle et enregistrée pour eux de le faire. Si vous avez envie, vous pouvez mettre en place un tracker de ticket, ou tout simplement toujours les envoyer par e-mail et trier les e-mails.
6. Vous êtes maintenant prêt pour l'entretien. Continuez à en savoir plus sur les systèmes, passez votre temps libre à creuser davantage et surveillez tout ce qui ne fonctionne pas de manière optimale.
7. Et c'est la partie amusante: commencez à améliorer les ressources informatiques. Découvrez ce que les employés pensent pouvoir rendre leur travail plus facile ou plus efficace, et recherchez des solutions. Il existe de nombreux produits (dont beaucoup sont des logiciels libres) qui prétendent améliorer votre entreprise, rechercher ceux qui, selon vous, le feront réellement et élaborer un plan pour les mettre en œuvre.

Faites des plans et suivez-les : avoir beaucoup de tâches à faire peut devenir écrasant, alors gardez-les très bien organisés et hiérarchisez-les. Quand vous avez une idée claire de ce qui doit être fait et quand, c'est moins stressant.

Communiquez : assurez-vous que les autres employés savent comment vous contacter et restez en contact avec la façon dont les choses fonctionnent et comment les choses pourraient mieux fonctionner. Dans un magasin technique, vos «clients départementaux» résolvent probablement la plupart des problèmes par eux-mêmes, ce qui peut être à la fois une bénédiction et une malédiction. Dites-leur de vous faire savoir quand ils rencontrent un problème avec un système et de vous dire comment ils l'ont résolu s'ils l'ont fait (de cette façon, vous savez comment le résoudre si cela arrive à quelqu'un d'autre).

Il existe de nombreux outils gratuits qui peuvent être votre meilleur ami. Regardez dans Spiceworks , sa version gratuite à support publicitaire minimal va guider votre réseau local, vous connecter à tous les ordinateurs et inventorier leur matériel et leurs logiciels. Il garde une trace de tout cela et surveille les problèmes (logiciels obsolètes, matériel défaillant, etc.). Le tout avec un système de ticket d'incident simple intégré.

Je suis sûr que vous en avez vu un million, mais Splunk est vraiment un outil utile pour diagnostiquer ces serveurs, et c'est gratuit pour un petit environnement. Si le personnel de développement ne l'utilise pas déjà, ils trouveront probablement que c'est aussi un outil utile pour eux.

Courez, courez pour les collines!

Savez-vous sérieusement dans quoi vous vous embarquez? C'est ce que me dit un responsable informatique qui travaille dans l'industrie depuis plus de 20 ans.

Je ne doute pas de vos capacités, mais il est déjà assez difficile pour un vétéran chevronné d'entrer dans une entreprise dotée d'une infrastructure informatique établie et de prendre en charge sa gestion, sans parler d'avoir le double coup dur sans infrastructure ET vous apprenez la gestion informatique à la volée .

Maintenant, sur une note plus formelle: votre organisation n'est pas si grande, je suppose qu'ils ont confiance en vos capacités et vous le faites ...

1. Identifiez l'objectif commercial si vous ne l'avez pas déjà fait.
2. Identifiez les systèmes et services clés qui aident l'entreprise à faire ce qu'elle fait et assurez-vous que tout est documenté - vous devez avoir à la fois des procédures opérationnelles standard pour les événements critiques critiques et un plan opérationnel principal qui comprend les SOP + la reprise après sinistre et les plans de continuité des activités. .
3. identifier les principales parties prenantes (personnel et fournisseurs) dans tous les aspects de ce que vous êtes là pour faire et les tenir au courant, solliciter leurs: conseils, souhaits, préoccupations et expérience.
4. Identifiez les risques et les expositions informatiques qui empêcheront l'entreprise de faire ce qu'elle fait.
5. Mettez une valeur sur les coûts de ne pas faire des affaires pour une période de temps.
6. Identifiez les ressources dont vous disposez déjà pour atténuer les risques (sauvegardes, kit de rechange, sites distants, etc.).
7. Identifiez le manque d'atténuation des risques et combien il en coûtera pour réparer le trou.
8. Vérifiez si vous disposez d'un budget pour atténuer les risques et décidez de ce que cela vous permet de faire.
9. Ce n'est que lorsque vous avez un plan solide pour tout ce qui précède que vous pensez même à mettre en œuvre de nouvelles choses et à apporter plus de changements au-delà de ceux que vous devez faire pour ce qui précède. Certaines tâches peuvent se chevaucher, mais les principes fondamentaux doivent également être exacts.

Ok, vous pouvez vous approvisionner en quelques claviers et tapis de souris de rechange, mais qu'en est-il lorsque la climatisation commence à couler de l'eau sur une partie du kit dans la salle des serveurs (si vous en avez un) - nous l'avons eu la semaine dernière et avons dû mettre en place des contingences alors que la température montait à 30 ° C et tous les serveurs ont commencé à sonner comme s'ils allaient décoller alors qu'ils conduisaient si durement leurs ventilateurs de refroidissement.

Vous restez calme dans une crise, n'est-ce pas!?

J'espère que ça se passe bien.

C'est pour l'approche stratégique. Les petites entreprises se développent souvent beaucoup en très peu de temps. Ce serait un cadre pour vous afin de ne pas vous épuiser si une telle situation se produit.

Comme je viens d'une école de commerce (gestion informatique), ma réponse peut différer de ce que j'ai lu jusqu'ici. J'utiliserai une approche stratégique plutôt que technique. Vous pouvez également excuser mes compétences en écriture car ma langue principale est le français. Cela peut ne pas être directement applicable car c'est une très petite entreprise, ce n'est pas un cadre pour une armée informatique unipersonnelle, mais en commençant par le bon chemin, vous serez prêt pour la croissance. Il s'inspire du cadre ITIL pour la gestion des services informatiques, utilisé par les grands corps du monde entier.

De mon point de vue, la première étape de la "création" d'un service informatique n'est pas de savoir ce qu'il possède mais de savoir ce qu'il offre (ou d'un autre point de vue quels sont les autres départements / business units qui ont besoin de vous). Le service informatique propose un service . Suite à cela, vous devriez toujours être en mesure de planifier, d'évaluer, d'obtenir des budgets et de fournir un bon service (parfois en refusant avec de bons points certains emplois par rapport aux ressources disponibles pour le service informatique) (parler la langue des affaires: tout est possible si vous me donnez 2000 hommes et une trésorerie infinie).

Partant de cette prémisse, vous devriez commencer par obtenir les services attendus de votre service . Il peut s'agir de tout ce qui concerne l'informatique (à ce stade, il peut sembler qu'ils demandent plus que ce qui est faisable, il vaut mieux le savoir au début et obtenir des ressources que d'obtenir un bon burnout) quelques exemples:

à l'échelle de la société: - un réseau téléphonique VoIP fonctionnel; - une infrastructure informatique fonctionnelle (intranet, LDAP / annuaire actif, e-mails, imprimantes, etc.) - une infrastructure de sauvegarde; - postes de travail;

pour des services spécifiques: - logiciels (comptabilité, achats, facturation, inventaire, RH, gestion des connaissances, etc.) - Support informatique;

Vous pouvez ensuite rédiger des accords de niveau de service (SLA) pour les services que vous êtes censé offrir. C'est un contrat. Cela vous aidera à évaluer les ressources (temps, argent, humains) dont vous aurez besoin pour remplir votre devoir. Cela garantira également que toutes les parties sont conscientes de ce qu'elles obtiennent. Cela vous protégera de la surcharge de tâches car votre planification était basée uniquement sur ces services et si quelqu'un vient vous demander, par exemple, de gérer 6 nouveaux serveurs, vous savez que vous aurez plus de correctifs à appliquer, plus de sauvegardes, etc. et vous aurez besoin de plus de ressources. Les SLA peuvent inclure la disponibilité, les fenêtres de maintenance, les incidents aknowledge_time response_time resolution_time et un accord sur les mesures utilisées pour évaluer les services fournis par votre service informatique.

Maintenant que vous (et vos clients: les autres départements) savez ce que vous devez faire, vous voudrez savoir ce que vous avez à faire. Temps d'inventaire , voir les articles ci-dessus. le mieux serait que votre base de données d'actifs soit mise à jour automatiquement. Utiliser des outils / scripts de découverte pour saisir les données comme le micrologiciel des serveurs, les logiciels, les bases de données et les versions de système d'exploitation, etc. Comme c'est une petite entreprise, il est toujours possible de le faire à la main. Cette base de données, appelons-la la base de données des éléments de configuration (CMDB) devrait vous survivre dans le corp. Vous l'utiliserez lorsque des vulnérabilités critiques seront découvertes pour savoir quels hôtes sont vulnérables, pour effectuer vos achats, pour évaluer les besoins des correctifs, pour mémoriser l'adresse IP spécifique de host.wtf, les dates de début et de fin des licences (avec rappels 1 mois avant l'expiration) ), contrats de maintenance, etc.

Vous savez maintenant quoi faire, comment le mesurer et ce que vous avez. Étant donné que chaque service fonctionne avec un budget , votre service informatique en a besoin pour être respectable. Évaluez et rédigez un budget, selon l'entreprise, il se peut que l'on vous demande de le faire sur une base trimestrielle. Si vous laissez cela aux autres ... bonne chance.

Il y en a beaucoup plus, mais il y a 3-4 mois à plein temps dans ce domaine ... du moins, car vous n'avez pas de responsable pour le faire pour vous et vous avez également vos tâches habituelles à accomplir. Que cela vous aide.

Conseils divers:

• faites votre travail: c'est-à-dire faites-le, n'achetez pas, ne faites pas d'électricité, ne réparez pas la machine à café. Par exemple: préparer le bon de commande, obtenir le devis du fournisseur mais laisser la commande et suivre à quelqu'un qui le fait déjà.

Pour un système de messagerie, nous utilisons des applications Google. Vous pouvez utiliser votre propre nom de domaine pour le compte gmail, les conversations peuvent être enregistrées si vous le souhaitez et vous pouvez utiliser à peu près n'importe quel client de chat que vous souhaitez.

Comme d'autres l'ont mentionné, l'inventaire est une grande chose. Matériel et logiciel. Documenter les licences (!).

Si vous créez quelque chose de nouveau, documentez-le. Si vous apprenez quelque chose de nouveau, documentez-le. Si vous comprenez comment fonctionne un service actuel, documentez-le. En d'autres termes, pensez à cela comme le début de votre bibliothèque de documentation .

Travaillez avec la direction pour trouver ses besoins (car il lui manque un service informatique), puis hiérarchisez ces besoins. Obtenez ensuite leur approbation pour la priorisation.

Vous allez être le gars incontournable, vous devez donc essentiellement comprendre comment tout fonctionne, de la mise en réseau à l'administration du serveur en passant par la prise en charge du bureau.

Après tout cela, vous pouvez commencer à vous soucier de la sécurité, des politiques et des procédures, des extensions, des cycles de fin de vie du matériel, des achats, etc., etc., etc. :) Vous serez très occupé!

Ceci est la partie tactique. Cela garde à l'esprit que votre entreprise pourrait croître rapidement. C'est la différence entre travailler pour vous ou travailler pour une entreprise (enfin, c'est ce que je pense).

----> Gestion des stocks

Obtenez un espace réservé et verrouillé pour votre inventaire informatique. (Redondance à 3 clés, il peut s'agir d'une pièce, d'un casier, ..?) Essayez de le diviser en emplacements (boîtes, étagères, utilisez quoi que ce soit pour diviser l'espace).

Créez une convention de dénomination pour votre matériel et vos emplacements.

Obtenez une étiqueteuse (comme une P-Touch) et une étiquette en suivant la convention.

Gardez un inventaire. Le comptable peut déjà avoir un logiciel qui pourrait vous aider à en garder la trace et cela a la plus-value qu'il l'aidera à faire l'amortissement de l'inventaire. Évitez le bloc-notes ou vous le paierez un jour. Excel / Free Office Calc avec des règles d'intégrité des données peut être acceptable car il peut être importé facilement dans une future application d'inventaire. Lansweeper est un joli logiciel gratuit pour cela (nécessite MS SQL Server).

METTEZ À JOUR VOTRE INVENTAIRE. Lorsque vous déplacez des éléments, lorsque vous obtenez de nouveaux éléments, etc. ou informez les utilisateurs de cette manière.

----> Messagerie inter-bureaux, accès à distance, etc.

N'oubliez jamais les sauvegardes . Et testez vos sauvegardes. Ok, ce point est fait. Selon votre infrastructure informatique actuelle, LogMeIn n'est peut-être pas la meilleure solution. Y a-t-il des pare-feu, des proxys, etc. sinon, vous en aurez besoin ne faites pas confiance aux utilisateurs.

Une approche plus professionnelle serait de mettre en place un VPN sécurisé sur vos serveurs administratifs et / ou intranet pour l'informatique à distance.

Pour la messagerie inter-bureaux, tout est permis, vous ne devez rechercher que quelque chose que vous pouvez contrôler . Ce qui a été suggéré par Ryan M. y ressemble. Si quelqu'un est renvoyé, ce n'est pas amusant s'il peut parler au client car il est dans l'entreprise.

----> Organisation

Élaborez une liste de contrôle pour les nouveaux employés de ce que vous devez faire et demandez aux RH ou à toute personne qui embauche de vous envoyer un e-mail avant l'arrivée d'un nouvel employé. Ce n'est pas amusant de savoir le jour exact où l'employé arrive et vous avez une application qui plante et attend qu'une commande arrive pour avoir à créer un nom d'utilisateur et un mot de passe, etc. pour cette nouvelle arrivée. Et puis, lors de l'impression du papier pour le nouveau gars, l'imprimante se bloque.

Apprenez à utiliser un agenda ou un PDA ou Outlook ou quelque chose comme ça. Il existe des cadres pour l'utilisation de ceux comme «Getting chose Done». Vous recevrez des demandes de la planète entière et parfois même d'autres planètes. Planifiez des tâches comme «faire l'inventaire» et «tester les sauvegardes».

Écrivez de la documentation sur ce que vous faites techniquement lorsque vous le faites. Et développer un système de classement des connaissances.

Dessinez des diagrammes de processus métier . Vous pouvez utiliser le framework BPMN par exemple. Donc, tout le monde sait comment les choses se font, le flux de travail et il est facile de former de nouvelles personnes.

Demander des demandes par courrier électronique N'acceptez pas de faire des choses lorsqu'on vous le demande à la volée pendant que vous faites autre chose.

Préparez les formulaires pour les demandes les plus courantes Vous vous assurerez d'obtenir toutes les informations dont vous avez besoin la première fois et ne perdrez pas de temps à demander les détails dont vous avez besoin. Vous pouvez désigner «les demandes les plus courantes» par «demandes de service». Je sais que c'est bureaucratique, mais vous pouvez ajouter un numéro unique à ceux-ci, vous pouvez donc rapidement vous référer à «J'ai besoin du formulaire Win-102 pour cela».

Obtenez un vulcan, ils n'ont aucune émotion et une bonne mémoire.

Le respect de tous ces principes devrait vous éviter de frapper beaucoup le ventilateur. Montrez-le à votre patron et demandez une augmentation. Deux relances, puisque vous faites 3 jobs.