La meilleure façon de convaincre la direction de dépenser de l'argent pour les dépenses informatiques est de comprendre la relation qu'entretient l'informatique avec l'entreprise dans son ensemble et comment le service informatique peut aider au mieux l'entreprise à prospérer. De nombreux propriétaires et gestionnaires d’entreprises ne considèrent l’informatique que comme un centre de coûts, souvent en raison de leur méconnaissance de la technologie; de même, de nombreux administrateurs système considèrent les opérations commerciales comme fournissant un budget et un rack de serveurs, sans aucune visibilité sur les raisons pour lesquelles l'entreprise a besoin de l'informatique.
Mark Burgess (le créateur de cfengine ) a des idées fascinantes sur l'alignement business-IT , notamment:
Si nous demandons comment aligner les activités commerciales et informatiques, il est logique de trouver un terrain d'entente. La science et les affaires ne sont pas si différentes. Les deux font de la «gestion de l'incertitude». Un scientifique essaie de réduire au minimum les éventuels malentendus et de documenter des principes durables pour l'avenir. Les administrateurs système et les ingénieurs tentent d'apporter cette prévisibilité aux utilisateurs. Les gens d'affaires tentent de créer des flux de revenus prévisibles dans un environnement instable. [...]
Quelle sera la forme professionnelle des administrateurs système à venir? Ils devront être de plus en plus en phase avec les divers objectifs de leur organisation. Ils demanderont: quelles sont les principales promesses de mon organisation et qu'est-ce que j'ai fait pour tenir ces promesses aujourd'hui?
Pour relier cette idée à votre situation actuelle, essayez d'examiner les problèmes que vous traitez du point de vue de l'entreprise dans son ensemble. Au lieu de demander à la direction de vous donner 10 000 $ pour acheter l'un ou l'autre article, préparez une analyse coûts-avantages des choses que vous souhaitez acheter qui touche la plupart des points suivants:
- Quels sont les problèmes commerciaux que j'essaie de résoudre?
- Assurez-vous de communiquer avec la direction au sujet de ses plans pour l'entreprise; ils envisagent peut-être d'entrer sur un nouveau marché, ce qui pourrait nécessiter de nouveaux logiciels non compatibles avec le serveur actuel, ce qui changerait complètement votre analyse, etc.
- Quels sont les coûts potentiels pour l'entreprise de ne pas résoudre ces problèmes?
- Essayez d'être très clair sur ce point. N'exagérez pas ("le serveur va tomber et tout le monde va MOURIR !!"), mais ne sous-vendez pas non plus; si les coûts sont importants, la direction doit pouvoir en tenir compte.
- Quelles sont les solutions que j'ai envisagées, et les coûts et avantages de chacune?
- Cela n'a pas besoin d'être très technique, mais cela aidera à persuader la direction que vous avez fait vos devoirs. De plus, lors de la préparation de la liste, vous pourriez trouver une solution que vous n'aviez pas envisagée auparavant.
- Comptez votre temps de mise en œuvre et de support comme un coût; les services d'externalisation (tels que la configuration de Google Apps pour gérer les e-mails au lieu d'utiliser Exchange) peuvent coûter de l'argent, mais le temps que vous économisez en ne gérant pas un serveur Exchange peut avoir une valeur commerciale substantielle.
De nombreux administrateurs font l'erreur de voir un problème uniquement en termes techniques; par exemple, un système obsolète doit être mis à niveau car il est obsolète (il peut avoir de mauvaises performances ou être incompatible avec les applications les plus récentes, etc.). Bien que cela puisse être la meilleure pratique d'un point de vue technique, gérer une entreprise consiste à équilibrer les coûts et les avantages et à gérer les risques. Si l'avantage pour l'entreprise est relativement faible, il ne vaut peut-être pas la peine d'accumuler les coûts de licence, de test, de temps pour mettre en œuvre la mise à niveau, ainsi que le risque accru de problème.
Si vous apprenez à développer et à présenter des propositions comme celle-ci, vous trouverez quelque chose d'intéressant: vous commencerez à voir l'informatique comme une partie de l'ensemble de l'entreprise plutôt qu'une unité indépendante, et la direction commencera à devenir beaucoup plus réceptive à vos demandes lorsque ils réalisent que vous avez cette perspective. Vous apprendrez à aligner ce que vous demandez avec ce que la direction veut faire de toute façon, et ils s'assureront que vous obtenez toutes les ressources dont vous avez besoin.