Voici un problème courant de flux de travail de conception, probablement le plus pertinent pour les concepteurs internes, mais aussi pour les agences qui ont beaucoup de personnel de rédaction ou de recherche non spécialisé dans la conception, ou les pigistes qui travaillent avec des rédacteurs internes. Beaucoup de designers le rencontrent et ont un moyen de le gérer: je suis intéressé par ce que notre expérience de conception collective peut proposer pour la meilleure façon de le gérer.

Voici le problème:

• Je fais une mise en page de texte et d'images, et je dois envoyer les premiers brouillons aux rédacteurs pour les modifier.
• Ces écrivains n'ont pas de logiciel de conception et n'en auront jamais: l'acheter n'est pas une option. Supposons qu'ils disposent de MS Office et que peut-être une personne au bureau dispose d'Acrobat mais qu'ils ne peuvent pas y accéder facilement. (Dans mon cas, ces personnes sont des écrivains et des experts en recherche, il y en a beaucoup, et la copie, l'écriture et l'édition pour les conceptions ne sont qu'une petite partie de ce qu'elles font)
• L'édition de copie dépend quelque peu de la mise en page: les rédacteurs doivent être en mesure de voir le flux de la page pour voir comment chaque bloc s'intègre et combien d'espace ils ont pour chaque bloc. Je pense à des cas comme des infographies et des diagrammes avec des étiquettes détaillées où le texte, les images et la mise en page vont de pair, plutôt qu'à des cas comme des livres ou des mises en page de magazines où nous dirions simplement "donnez au concepteur entre les mots XXX et YYY et leur faire confiance ".
• La disposition à ce stade n'a pas besoin d'être exacte de leur côté, mais ils doivent pouvoir s'en faire une idée. Peu importe si ce qu'ils me renvoient est un peu désordonné visuellement, je vais juste extraire et utiliser leur texte édité

Alors, quelles sont les meilleures méthodes pour donner aux gens une approximation approximative modifiable d'une mise en page?

Toute réponse devrait idéalement être meilleure que ma méthode actuelle - qui consiste à envoyer par e-mail des PDF montrant la mise en page approximative aux côtés de documents Word plats avec le texte, en espérant que les rédacteurs comprendront et respecteront la mise en page et comprendront l'espace dont ils disposent ... le font rarement ... et comme la rédaction et l'édition de copies pour les conceptions ne représentent qu'une petite partie de ce qu'elles font, cela ne devrait pas changer.

Idéalement, cela devrait être moins maladroit et plus long que la création d'un formulaire PDF séparé et la recréation de chaque zone de texte en tant qu'élément d'entrée pour créer une sorte de PDF modifiable, ou recréer une approximation de la mise en page à la main dans quelque chose comme Word.

J'accepte les réponses commençant par n'importe quel logiciel de conception courant. Dans mon cas, c'est principalement Illustrator, mais les astuces qui fonctionnent à partir de conceptions dans InDesign, Photoshop, Corel, Inkcape, etc. sont toutes pertinentes.

J'ai fait mes propres recherches et trouvé une option qui semble fonctionner correctement. Il donne à l'auteur une version imparfaite mais presque précise de la mise en page et ne prend presque pas de temps à un travail réel pour le produire.

C'est basé sur la transformation d'un PDF en un document Word ... dont l'idée me fait me sentir impur ... mais cela semble fonctionner, et le rédacteur que j'ai utilisé en tant que cobaye expérimental a dit qu'il trouvait plus facile de travailler à définir mises en page de cette façon.

• Source un programme qui fait un travail décent à mi-chemin de transformer les PDF en documents Word. Nitro PDF Pro est jusqu'à présent étonnamment correct / non horrible, et il existe une version en ligne gratuite si cela ne vous dérange pas d'attendre 20 minutes et de faire confiance à votre travail avec un service tiers distant. J'ai également vu une recommandation pour cet autre outil en ligne gratuit mais je ne l'ai pas essayé
• Enregistrer / exporter au format PDF, utilisez ledit outil pour le convertir
• (facultatif) Lavez-vous les mains et le visage et demandez pardon aux dieux du design
• (facultatif) Ajoutez des changements de piste, des notes et de laide mise en évidence de mots jaunes aux bits clés nécessitant une attention particulière, pour rappeler à toutes les personnes impliquées (y compris vous-même) que ce n'est pas censé avoir l'air bien, c'est un document Word ... et que ces bits où le texte est coupé de façon aléatoire, ça va, vraiment, ça va ...
• Envoyez-le aux rédacteurs ou aux rédacteurs en chef avec des instructions claires
• Copiez à nouveau leurs modifications dans le vrai programme de conception, et jetez ce mot doc - qui est maintenant probablement déformé de façon grotesque - dans l'abîme, pour ne plus jamais en parler. Il a rempli son objectif.

Ce dont vous avez besoin, c'est d'un workflow InCopy avec InDesign. InCopy fait exactement ce dont vous avez besoin (et est fait exactement pour cette tâche). Franchement, il n'y a rien d'autre qui n'implique pas de solutions de contournement klugy.

Avec InCopy, vos éditeurs et rédacteurs de copie travaillent avec la mise en page exacte, ils peuvent voir exactement comment la copie se déroule et où elle va se superposer, mais ils ne peuvent pas changer la mise en page ou gâcher la conception. Ce n'est pas une courbe d'apprentissage abrupte pour un rédacteur expérimenté. Vous avez également des styles de paragraphe exacts avec lesquels ils peuvent travailler, vous n'avez donc aucun doute sur ce qui finira dans la mise en page. Anne-Marie Concepcion , qui est l'une des meilleures du secteur à ce sujet, a des tonnes d'informations ici et sur lynda.com . Il y a un excellent livre blanc ici .

Je travaille dans l'industrie de l'édition depuis 15 ans et c'est vraiment un défi. Ma conclusion est que le flux de travail doit changer; jusqu'à présent, il n'y a pas de solution parfaite à ce problème. Si l'éditeur gagne du temps, vous ne le faites pas. Si vous gagnez du temps, il ne le fait pas;)

La plupart des éditeurs n'ont pas d'abonnement Adobe. Dans ce cas, oubliez InCopy et surtout oubliez de donner vos fichiers modifiables.

L'enregistrement d'un PDF en tant que texte vous obligera à réinsérer tout le texte révisé dans Indesign. Si cela vous convient, cela peut fonctionner pour vous. C'est bon pour un dépliant, mais c'est une autre histoire pour les livres. J'ai également découvert que j'obtiens de meilleures phrases fluides lors de l'exportation de PDF vers XML / HTML que .doc. La conversion en Word à partir de PDF peut parfois briser toutes vos phrases et créer de «fausses» césures.

Dans tous les cas, un gros montage doit toujours être fait AVANT la mise en page. Pour la relecture, c'est différent parce que les révisions sont généralement petites et qu'il n'y a pas de gros montage requis. Un client responsable (ou averti) paiera d'abord un véritable éditeur pour réviser la structure du texte, vérifier les sources, séparer les chapitres et paragraphes, etc. Ensuite, un relecteur sera payé pour revoir le fichier et se concentrer sur la grammaire. Ces 2 emplois sont totalement différents même si beaucoup de relecteurs adorent s'appeler éditeurs. Enfin, un texte final est remis au dessinateur, une épreuve sera produite, envoyée au relecteur et des ajustements mineurs seront effectués. Jusqu'à ce que la preuve soit entièrement approuvée.C'est le véritable flux de travail pour cela et de loin le plus efficace pour tout le monde et le plus économique en temps et en argent. Peut-être que vous ne pouvez tout simplement pas le faire de cette façon.

Indesign avec un fichier texte / Word lié

Sauf si vous avez importé votre fichier Word dans Indesign sous forme de lien, ce fichier Word ne mettra pas à jour le texte dans Indesign même s'il est modifié. Mais il est possible de lier un fichier Word de la même manière que vous liez une image dans Indesign, et lorsque le fichier Word sera mis à jour, le texte Indesign sera également mis à jour. Cela ne fonctionne pas dans l'autre sens cependant; changer le texte dans Indesign ne mettra pas à jour le fichier Word!

C'est donc toujours une option si l'éditeur n'a besoin que de la relecture et de l'édition de base. Pas très bon pour une édition réelle (par exemple, changer une phrase entière en quelque chose d'autre, ajouter des phrases, etc.) C'est un autre type de flux de travail qui a certaines limites, par exemple, vous devrez peut-être ajuster le fichier Indesign après une mise à jour si vous aviez beaucoup d'éléments graphiques mélangés avec le texte. Cette solution est meilleure pour les rapports, romans, fiches techniques, etc.

Sans voir votre mise en page, il semble que vous puissiez vous rapprocher le plus possible "[les éditeurs] peuvent éditer dans la mise en page, ou du moins, dans une approximation de cette mise en page".

L'éditeur peut voir une approximation de la conception puisque vous pouvez faire correspondre vos feuilles de style de Word avec Indesign. Ainsi, même lorsqu'ils mettent à jour un style de texte dans Word, il sera également mis à jour dans Indesign (si vous le souhaitez). Je pense que vous pouvez toujours ajouter les images dans le fichier Word mais forcer InDesign à les ignorer; l'ajout des images dans Word ne servirait que de référence aux éditeurs / relecteurs.

Commentaires sur Adobe Acrobat

C'est ainsi que j'ai trouvé le plus flexible, polyvalent et efficace jusqu'à présent. Tout le monde peut utiliser Acrobatto pour ajouter des commentaires, cela laisse une trace des changements, c'est facile à suivre, il y a même des cases à cocher pour marquer les révisions qui ont été faites ou non, etc.

Cela ne détruit pas votre mise en page mais vous devez mettre à jour chaque révision une par une dans Indesign ou le logiciel que vous avez utilisé pour la mise en page ...! Alors oui, cette option peut être un peu déprimante lorsque vous n'avez pas obtenu de texte final et que vous recevez un PDF avec 150 commentaires.

Voir plus de détails ici:

Comment ajouter des notes cachées aux développeurs dans les maquettes de conceptions?

Autre

Il existe des plugins disponibles pour cela. Malheureusement, je ne peux pas en recommander car je ne les ai jamais entièrement testés sur les produits Indesign ou Adobe. Mais vous pouvez toujours enquêter là-dessus.

Je suis juste tombé par hasard sur cela aujourd'hui en faisant quelque chose de complètement différent, et j'ai dû revenir en arrière et l'essayer, et il semble que cela puisse réellement fonctionner. Jusqu'à présent, je ne l'ai fait qu'avec un seul plan de travail .ai; Je n'ai pas essayé plusieurs pages.

• Enregistrez le fichier .ai au format pdf. (J'ai .ai 5.5)
• Ouvrez le pdf dans Adobe Acrobat Pro (j'ai 10.1.15)
• Enregistrer sous: Microsoft Word. Il a fallu environ une minute pour se transformer en un document Word, et le fichier Word était d'environ 7 Mo, mais il conservait parfaitement sa présentation et sa maléabilité de type, donc si votre rédacteur voulait modifier légèrement le texte ou la présentation, il semblerait que cela fonctionnerait.

Je recherche cette fonctionnalité depuis des années! Est-ce une nouvelle fonction? Je ne l'avais jamais vu auparavant, mais on dirait que ça marche! (Je suis toujours incrédule). Cela existe-t-il depuis toujours et je viens de vivre sous un rocher? Tout à fait possible.

Peu importe si ce qu'ils me renvoient est un peu désordonné visuellement, je vais juste extraire et utiliser leur texte édité

Si vous n'en avez pas besoin pour vous présenter une mise en page nette, je pense en fait que votre solution actuelle est la meilleure, avec un peu de peaufinage.

Marquez la mise en page (dans le programme de mise en page) avec les points problématiques. Mettez une grande boîte rouge autour du texte surdimensionné, ou coloriez-le magenta, ou autre chose. Dites quelque chose dans l'e-mail comme "vous voyez la section en surbrillance? J'ai besoin que vous en coupiez environ 20 mots. Veuillez modifier le document Word en conséquence."

Exportez un PDF standard avec la mise en page approximative et joignez un document Word. Ensuite, l'auteur édite le document Word, que vous remettez en page, et à partir de là, vous pouvez affiner.

Peut-être que la partie problématique du processus est que vous ne donnez pas aux rédacteurs une orientation claire sur ce qui doit se produire pour résoudre le problème de mise en page.

Avez-vous essayé un outil de vérification en ligne comme ProofHQ ? Il vous permet de partager plus de 100 types de médias et ces réviseurs / commentateurs n'ont pas besoin de l'application d'origine dans laquelle ils ont été créés. ainsi, les gens internes ou externes qui ont besoin de contribuer, peuvent, sans être eux-mêmes concepteurs.

Si quelqu'un essaie toujours de résoudre ce problème, accédez à Adobe Acrobat Professional et exportez vers PPT. Fonctionne à merveille!

Si vous avez déjà la copie, ne pouvez-vous pas la copier / coller dans le document, puis exporter un pdf? C'est ce que je fais d'habitude. Les modifications apportées à la copie peuvent être effectuées assez rapidement dans Illustrator / InDesign / etc., et voir la copie réelle in situ est souvent utile si j'essaie de faire un point comme "nous devons réduire la quantité de copie" ou "ceci la liste des articles doit vraiment être présentée de telle ou telle manière ".

Si je ne traite que de la mise en page (ou si je n'en ai pas encore de copie), j'aime toujours Lorem Ipsum. Certes, vous devez expliquer de temps en temps ce que «ce truc latin», mais c'est toujours une méthode très efficace pour montrer le flux de texte, etc. J'envoie toujours un fichier .pdf car c'est une norme de facto et ne nécessite pas une présentation financière pour le lecteur (pour l'enregistrement, vous pouvez également ouvrir des fichiers Illustrator dans Acrobat Reader).

Si vous avez un client qui a un ordinateur mais refuse d'installer un lecteur .pdf de nos jours, cela semble un peu étrange - pour un examen simple des documents, c'est la méthode de partage la plus simple et la moins chère (et a été en fait inventée pour cette raison même). Cela me fait penser à un client pour lequel je faisais la mise en page Web pour cela, jusqu'à il y a quelques mois, insistait pour afficher toutes les pages en utilisant IE6. Peut-être pourriez-vous suggérer qu'ils installent Acrobat Reader (ou leur lecteur .pdf gratuit préféré) comme méthode de "rationalisation du processus de révision" (ou un autre euphémisme politiquement correct). Ils peuvent également voir le fichier directement dans un navigateur Web sans avoir à installer un lecteur .pdf (vos résultats peuvent varier selon le navigateur et la version).