Salut, je travaille comme graphiste / imprimeur principal dans une enseigne. Nous avons un flux de travail constant qui est sans arrêt. La pression fluctue mais est assez constante.

Je voudrais savoir si quelqu'un a des conseils ou des systèmes que je pourrais mettre en œuvre pour aider à gérer et à se sentir sous contrôle dans la gestion et le processus de conception.

Je date actuellement le travail le jour où je le reçois et commande la pile du plus court au plus long. Mon directeur me demande de viser à obtenir le travail dans les 2 jours, mais je ne suis tout simplement pas suivre.

Non seulement je jongle avec les tâches d'impression des projets, mais je laisse également du temps pour les travaux urgents qui continuent d'avancer.

Avez-vous des conseils ou des façons dont d'autres ont géré leur charge de travail? Il s'agit de mon premier travail de conception auquel je travaille depuis 3 ans et demi et je pense simplement qu'il pourrait y avoir des moyens plus intelligents de rendre mes journées moins stressantes!

La réponse simple serait de faire entrer un autre designer, mais ce n'est pas vraiment à moi :)

Avez-vous déjà essayé quelque chose comme Trello ?

Trello est un bel outil pour organiser les tâches au sein des projets et est incroyablement convivial. Et c'est gratuit pour une utilisation basique. Il a été conçu pour les entreprises qui pratiquent le développement agile, mais il est idéal pour tous ceux qui souhaitent suivre ce qui se passe à tout moment dans le développement d'un projet (je l'utilise à mon travail quotidien et pour mes propres projets personnels).

Un exemple de la façon dont vous pouvez configurer les choses:

1. Créez une nouvelle carte pour chaque client.
2. Sur ce tableau, créez des colonnes pour suivre les étapes de progression.
3. Dans les colonnes Live Cards pour chaque projet / mission.

Un exemple de la façon dont vous pouvez suivre l'avancement d'un projet donné ( les éléments en gras sont les noms des colonnes):

• Projets reçus: c'est là que commence un projet. Lorsqu'une nouvelle affectation est reçue, quelqu'un crée une carte pour elle et y ajoute le ou les concepteurs qui y travailleront. Vous pouvez également ajouter des étiquettes spéciales ou même des dates d'échéance aux cartes qui changent de couleur à l'approche de la date.
• Remue-méninges: lorsque quelqu'un est prêt à travailler sur le devoir, déplacez la carte dans cette colonne, puis faites un remue-méninges et ajoutez des photos de vos tableaux ou croquis de tableau blanc que vous pourriez avoir.
• Maquettes: Déplacez la carte ici, et une fois que vous avez des compositions basse fidélité, vous pouvez les attacher.
• Révisions: déplacez la fiche dans cette colonne pour montrer que le concepteur est en train d'intégrer les commentaires du client ou de ses pairs. Vous pouvez ajouter des commentaires sur ce qui a été discuté lors des réunions ou par téléphone. Les commentaires sont horodatés, très utiles si vous devez y revenir plus tard.
• Pré-presse: Si votre projet est en cours d'impression, déplacez la carte ici pour indiquer que les modifications ne sont plus effectuées et que les fichiers sont prêts à être imprimés.
• Terminé: La meilleure colonne! Lorsque la carte se déplace ici, il y a un historique complet de tout ce qui s'est passé pendant la durée de vie du projet. Et si vous avez créé un tableau pour chaque client, vous avez un guichet unique organisé pour revenir en arrière et voir tout ce que vous avez fait pour eux.

Ce n'est qu'un exemple. Vous pouvez également avoir une seule carte massive et utiliser une nouvelle carte pour chaque client + projet. Celui qui correspond le mieux à vos besoins. Je suggère de jouer avec (car c'est gratuit) pour voir si cela correspond bien à votre flux de travail et à votre style.

Il y a beaucoup, beaucoup, beaucoup de lunes, j'avais un travail dans un environnement de production qui nécessitait une rotation rapide des "conceptions". J'utilise des guillemets car en réalité, il s'agissait bien plus de composition et de mise en page ou de production que de conception réelle.

C'était vraiment une position inestimable pour ma carrière dans son ensemble. Cela m'a donné une solide assise dans la production qui ne m'a bien servi au fil des ans. Donc, même si cela peut être plus de production que de conception, il y a beaucoup à dire pour passer quelques années dans ce type d'environnement.

Quand je travaillais dans ce poste, je recrachais habituellement 70 à 100 projets par jour . (aucune exagération, j'ai gardé une trace) Certes, beaucoup d'entre eux étaient simples "mettre un nom sur un modèle de carte de visite" ou des choses de cette nature. Mais il y avait une montagne de travail et seulement moi pour traverser tout cela. C'était avant l'époque d'Internet, le retour avec 8 Mo de RAM était ÉNORME (oui MEGAbytes). Avec Photoshop 3/4, Illustrator 7/8 et QuarkXPress 2/4 (YUCK!) ... Alors ... c'était il y a longtemps. Les systèmes étaient plus lents et tout prenait beaucoup plus de temps, alors habituer mes collègues à me laisser respirer a pris un certain effort.

Ce que j'ai appris pour aider à l'organisation ...

1. CHAQUE travail doit avoir un bon de travail décrivant ce qui est requis. Ces billets doivent être remplis par le collègue qui demande le travail. Des billets incomplets ou imprécis ne feraient que retarder la production et les retards étaient dus au collègue, pas à moi. Cela a permis d'obtenir des tickets de travail précis et clairs la plupart du temps.
2. Les bons de travail ont été empilés dès leur première réception, leur première exécution, sans exception . De nouveaux billets ont été placés au bas de la pile.
3. Personnellement, je n'ai jamais sauté la pile. Ce qui était au-dessus ... c'est ce sur quoi j'ai travaillé ensuite, peu importe ce que c'était ou ce que j'avais "envie" de travailler. Le ticket de travail le plus élevé était le prochain à être fait dans tous les cas.
4. Dans mon poste, 6 personnes avaient déposé des fiches de travail. J'ai fourni à chacune de ces personnes seulement 2 opportunités de "rush" par semaine. Oui, vous obtiendrez à plusieurs reprises des demandes de "sauter la ligne", mais tout ce qui se produit est de provoquer des accumulations. Donc, en offrant 2 chances de demander une précipitation, ils les ont utilisées avec parcimonie plutôt que pour CHAQUE billet.
5. Les erreurs / corrections dues à mes erreurs ont toujours été traitées comme des projets urgents et terminées "suivant". Il n'y a donc jamais eu plus d'un jour de retard avec correction. Ces types d'erreurs étaient le plus souvent des erreurs comme des fautes de frappe ou des désalignements - des solutions rapides et faciles.
6. Les erreurs / corrections dues à un bon de travail défectueux étaient toujours terminées à 10 h le lendemain. Il n'y a donc jamais eu autant de retard avec ceux-là non plus. Mais ces erreurs impliquent probablement plus qu'une simple correction de faute de frappe.

Au-delà de la gestion de l'afflux de travail, il est également impératif de conserver une structure de fichiers bien organisée sur l'ordinateur . La façon dont vous organisez les choses n'est pas aussi importante que le degré d' intuitivité de l'organisation pour vous. Vous devez vous assurer que vous utilisez des conventions de dénomination de fichiers et de répertoires qui vous permettent rapidement de trouver des choses. Ne nommez pas tous les fichiers de carte de visite "BusCard1.indd", ce qui n'est pas utile. Utilisez des identifiants uniques dans tous les noms de fichiers - nom de l'entreprise + type de fichier (par exemple McDonalds_BusinessCard.indd) ou quoi que ce soit, tant qu'il n'est pas générique. Cela vous permet de rechercher plus précisément et d'identifier le contenu du fichier simplement par le titre du fichier.

Dans le monde d'aujourd'hui. J'imagine que la plupart des tickets de travail que je possédais seraient désormais des e-mails. Donc, je mettais en place une adresse e-mail spécifique pour les bons de travail uniquement et configurais quelques dossiers de boîte de réception ... Nouveau, terminé, différé, précipité. Tous les nouveaux e-mails de ticket seraient déposés dans le dossier Nouveau, puis déplacés vers les autres en conséquence. Triez le nouveau directeur par ordre décroissant et quel que soit l'e-mail en haut de la liste, le prochain projet sera terminé.

Je ne sais pas si tout cela vous aidera spécifiquement. C'est juste la façon dont j'ai géré les choses. Une chose importante que j'ai apprise est de parler si vous vous sentez trop poussé. Personne ne décidera simplement de vous accorder une journée supplémentaire pour quelque chose. Tout ce que vous touchez est probablement recherché HIER !!!!!!!!. C'est donc à vous de fixer les attentes. Habituer les gens à un délai de 2 jours pour les nouveaux tickets en raison de votre charge de travail et à 1 jour pour les modifications, les corrections ou les mises à jour ... alors, vous pourrez éventuellement les adapter à un délai de 3 jours pour les nouveauxdes billets. Cela vous donnera un peu de marge de manœuvre. La vérité est que je gère toujours les choses de cette façon aujourd'hui. Les nouveaux projets sont toujours définis avec plusieurs jours ou semaines avant la livraison initiale - tandis que les modifications, corrections ou mises à jour des projets existants sont toujours terminées dès que possible.

Cela ne signifie pas que je laisse tout tomber dès qu'une correction / mise à jour arrive. Mais plutôt, lorsque je travaille sur un nouveau projet et que j'arrive à un point où je dois prendre une pause ou je dois en donner pour que je puisse le regarder avec des yeux "frais", je prends les corrections / mises à jour et les recrache. Je ne démarre tout simplement pas un "nouveau" projet tant que le dernier "nouveau" projet n'est pas prêt et qu'il n'y a plus aucune correction / mise à jour à faire.

J'ai également l'habitude de passer la première heure ou deux de la journée à faire des trucs de travail comme des corrections / changements / mises à jour. Étant donné que l'esthétique est probablement déjà triée, il faut moins de puissance créative pour ceux-ci. Donc, c'est traditionnellement un bon moyen pour moi de me préparer pour des choses plus créatives plus tard dans la journée.

Aucune distraction

La chose la plus importante est: vous ne devez pas être dérangé toute la journée par les demandes des vendeurs, le téléphone et d'autres distractions. Si vous travaillez avec une équipe, l'une des équipes doit être le manager et s'occuper de toutes ces choses.

Non seulement les distractions entraînent une perte de temps, mais elles provoquent également des erreurs car elles détournent l'attention de vous et de votre équipe. D'après mon expérience, c'est un facteur énorme qui affecte la productivité. Si vous devez beaucoup répondre au téléphone, cela doit être changé; les gens devront plutôt s'habituer à vous écrire, à parler au responsable ou à utiliser le système de dossiers que je mentionne au point suivant. C'est vraiment important.

Dossiers

Chaque projet doit avoir un dossier avec un numéro. Tous les fichiers doivent être nommés en conséquence pour une récupération rapide lorsqu'ils sont archivés ou lorsque vous devez y travailler.

Chaque dossier doit être rempli par le vendeur avec des instructions claires; il devrait y avoir une place pour la taille, les couleurs, la date de réception, la date de livraison et les notes sur les fichiers qui sont déjà fournis. S'il y a précipitation, celle-ci doit être approuvée par le service d'estimation ou quiconque fixe les prix des projets. Sinon, vous finirez par faire du rush qui ne sont pas vraiment du rush.

Lorsque vous recevez un dossier, si ces instructions ne sont pas claires ou incomplètes, le responsable (ou vous) doit le renvoyer au vendeur avec une note sur ce qui manque. Ce dossier remonte à la fin de la ligne! Au fil du temps, les vendeurs finissent par être plus prudents car ils souffrent de leur manque de soins et d'attention; mais vous économiserez beaucoup de temps de cette façon et votre flux de travail ne s'arrêtera pas ou ne ralentira pas à cause de cela.

Les instructions vous permettent également de vérifier plus facilement votre propre travail. Les instructions doivent être écrites sous forme de puces, comme 1.2.3.4 .... Une fois que vous avez terminé une ligne d'instructions, vous pouvez mettre une coche à côté. De cette façon, vous n'oublierez rien. Les instructions ne doivent pas être écrites en gros paragraphe ou cela sera source de confusion.

Vous pouvez créer ces "dossiers" en utilisant une enveloppe brune normale ou en créer des surdimensionnés que vous pouvez réutiliser; et dans chacun d'eux, utilisez des feuilles imprimées de 17 x 11 "pliées en 2, et imprimez les champs et les lignes comme une brochure qui sera remplie par vos vendeurs. Chaque jeu d'épreuves devrait avoir son propre dossier pour éviter toute confusion. Et toutes ces les feuilles doivent être facilement trouvées dans l'enveloppe; de ​​cette façon, vous avez toujours des références si vous avez besoin de vérifier quelque chose des épreuves / demandes précédentes.

Remplir des documents peut parfois sembler ennuyeux, mais lorsque vous avez écrit des choses, vous avez des preuves et vous avez également des références en lesquelles vous pouvez avoir confiance si votre mémoire vous fait défaut. Surtout avec beaucoup de stress, cela aide vraiment d'utiliser un système avec une trace papier comme celui-ci. Cela oblige également les autres départements à faire leur travail correctement afin que vous n'ayez pas à perdre du temps à faire des "puzzles" ou à passer du temps sur des choses que vous ne devriez pas. Vous n'avez pas besoin de vous lever pour changer une planche, il vous suffit de remplir vos dossiers et de les mettre avec la preuve.

se ruer

Il n'y a aucun moyen que vous puissiez l'arrêter et certaines entreprises gagnent beaucoup d'argent simplement parce qu'elles peuvent fournir une précipitation que d'autres ne peuvent pas. Il est possible que vous travailliez pour l'un d'eux! Donc, la seule chose que vous pouvez faire est de vous assurer que vous disposez d'un flux de travail efficace et qu'aucun projet ne le ralentit.

Mais il y a des limites à ce qui peut être fait. Ce qui doit être fait en premier lieu est d'évaluer combien de projets peuvent être réalisés en une journée et combien de précipitation en moyenne doivent également être effectués.

Habituellement, votre service d'estimation ou les personnes qui ont fixé les prix des emplois doivent savoir combien d'heures sont censées être consacrées à chaque projet et vous devez également en être informé. Logiquement, si vous travaillez 8 heures par jour, ils doivent prévoir environ 5-6 heures maximum de projets normaux et vous laisser 2-3 heures pour la précipitation. Encore moins si vous comptez votre pause déjeuner et vos pauses. De cette façon, vous aurez le temps pour un certain nombre de projets qui doivent être réalisés ce jour-là et vous aurez toujours du temps supplémentaire pour les urgences imprévisibles. Et si vous ne vous précipitez pas un jour, vous commencerez simplement les projets du lendemain! C'est ainsi que vous aurez toujours tout fait à temps.

Vos gestionnaires ne peuvent pas vous donner 14 heures de travail en une journée et ajouter de la précipitation, et s'attendre à ce que vous soyez à l'heure; à un moment donné, la qualité diminuera et / ou vous vous épuiserez! Et de toute façon, cela n'a pas de sens; vous ne pouvez pas créer de temps, vous ne pouvez que mieux l'utiliser! S'ils le souhaitent, ils devront embaucher plus de designers ou un gestionnaire afin que vous puissiez travailler en paix et à temps plein sur les projets.

Si votre patron vous demande des demandes spéciales, faites-les, mais elles devraient de toute façon s'inscrire dans le type de système mentionné ci-dessus. Il est tout à fait normal qu'il fasse cela et devrait simplement être considéré comme une ruée; mais si vous pouvez lui parler librement et lui demander si cela peut être fait comme un projet normal, il se fera un plaisir de vous laisser plus de temps pour ces demandes. C'est son affaire et il est là pour l'argent après tout.

Programme

Comme expliqué ci-dessus, chaque projet doit avoir une période de temps précise calculée pour chacun d'eux. Vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt s'il peut vous aider à mieux visualiser le flux de travail, mais franchement, c'est quelque chose que les services qui préparent le travail pour vous devraient utiliser. Avec un flux de travail rapide de 2 jours, il est presque inutile de perdre du temps à fixer le graphique.

Une chose: ne promets pas trop de plaire aux autres. Être réaliste. Je ne sais pas comment est l'environnement dans lequel vous travaillez, mais généralement tous les départements finissent par implorer les concepteurs pour des demandes supplémentaires ou plus d'attention à leur propre projet. Vous devez être prudent à ce sujet et continuer à suivre les horaires de vos propres dossiers et respecter les dates de livraison pour les projets qui devaient être réalisés et la vraie ruée. Sinon, vous finirez par vous pénaliser ainsi que les autres collègues bien organisés.

Dénomination des fichiers

C'est un système qui fonctionne très bien:

Quelle est votre convention de dénomination de fichier que vous utilisez pour le contrôle de version?

Quand je travaillais sous un flux constant de tâches anciennes et nouvelles, mes meilleurs outils étaient Gmail, Finder sous OS X, notes de bloc-notes et InDesign.

Dans Gmail , mes clients (ou peut-être votre directeur) m'enverraient des e-mails avec les tâches. Les e-mails ont une date et parfois même une date limite, c'est donc pratique. Vous pouvez également créer des dossiers, c'est pratique aussi. Si vous continuez à organiser vos e-mails dans des dossiers, ou laissez peut-être ceux pour les tâches en cours au-dessus de votre boîte de réception, au moment où vous allumez votre ordinateur le matin, vous regardez les e-mails des travaux en cours et peut-être les délais comme bien.

Dans le Finder d'OS X , j'ai généralement daté chaque dossier que j'ai créé et créé un dossier pour chaque nouvelle tâche. Par exemple, "2015-08-05-Client-name-project-name". Un nom comme celui-ci est très important car c'est ainsi que vous pouvez rechercher sur votre ordinateur tout ce qui a été fait dans "2015-08" par exemple, et trier facilement les résultats par nom ou date de modification. De plus, vous pouvez laisser les dossiers avec le travail en cours ouverts dans votre Finder, car le Finder rouvre les dossiers qui ont été laissés ouverts au démarrage.

Dans InDesign , qui est l'endroit où la plupart du travail se produit pour de nombreux concepteurs, de nombreux projets peuvent être ouverts en même temps. Et, tout comme Finder, il rouvre les projets en cours chaque fois que vous fermez et rouvrez l'application. Par conséquent, vous pouvez avoir 15 projets dans des onglets côte à côte dans InDesign et passer de l'un à l'autre jusqu'à ce qu'ils soient terminés. S'ils sont ouverts dans un onglet, cela signifie qu'ils sont inachevés, juste là, sous vos yeux. Lorsque vous avez terminé de les exporter et de les envoyer à l'imprimante, vous pouvez fermer l'onglet.

Finalement, garder des notes dans un cahier est également un bon moyen de s'organiser. Énumérez toutes les tâches en cours, écrivez la date limite pour chacune d'elles et effacez-les ou noircissez-les avec un gros marqueur quand elles sont terminées. De cette façon, vous ne verrez que ce qui reste à faire. Réécrivez parfois sur une nouvelle feuille les tzsks actuels ou après une réunion avec votre patron.