Comme Rafael l'a suggéré:
Aucun caractère spécial et espaces dans les noms de fichiers, et tout bien trié dans les dossiers.
En général
Pour nommer mes dossiers principaux, j'aime utiliser mes "numéros de projet" et cela correspond également aux numéros de facture.
Je l'aime parce que je peux utiliser la commande de recherche ou simplement ouvrir mon dossier "work-in progress" et taper les premiers numéros d'un projet pour y accéder. Il est également plus facile de trouver la facture correspondante et la feuille de temps du projet de cette façon si j'ai besoin de vérifier les détails à ce sujet.
De plus, il est satisfaisant de regarder tous les dossiers numérotés bien triés! Je suis maintenant dans mon dossier # 1700, c'est vraiment le meilleur système que j'ai trouvé pour ne pas se perdre si vous avez beaucoup de projets et 5-10-15 ans d'archives. Il donne un aperçu rapide du nombre de projets en cours et je n'ai pas besoin d'ouvrir 2-3 dossiers pour obtenir mes coordonnées; tout est sur le nom du dossier principal (par exemple, client, version, type de projet, numéro de facture, etc.)
Les versions des épreuves et des fichiers obtiennent un numéro différent à la fin du nom de fichier. Je le préfère de cette façon car de nombreuses révisions peuvent être faites sur des projets urgents dans la même journée. Pour cette raison, je n'utilise pas de dates.
Exemple pour différents ensembles de premières ébauches:
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-2
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-3
Exemple pour différents ensembles de révisions:
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 02-1
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 03-1
Lorsque j'ai besoin d'insérer ce fichier dans un "fichier d'épreuve" avec les versions, j'y ajoute les coordonnées, le numéro de projet, la date, les couleurs et la note de propriété intellectuelle. Je nomme ce fichier quelque chose comme "12345A_AbrevOfClient_ProjectName PF01 " et chaque page de l'épreuve a un gros 01A - 01B - 01C - 01D. Le client peut alors simplement me revenir avec ses révisions en mentionnant "J'aime le titre du 01B et le corps du texte du 02A" par exemple.
Lorsque j'obtiens une révision du même projet plus tard (par exemple après que le projet est archivé et approuvé) , ce projet a un nouveau dossier créé mais je le changerai en lettre "B", etc. De cette façon dans les archives c'est facile à trouver et je sais toujours quelle est la dernière version.
Exemple pour différentes versions d'un même projet une fois archivé:
12345 A _AbrevOfClient_ProjectName01-1
12345 B _AbrevOfClient_ProjectName01-1
12345 C _AbrevOfClient_ProjectName01-1
J'utilise uniquement un dossier client avec le nom du client pour mes archives. Sur mon disque de travail principal, je préfère que lorsque le dossier des projets commence par le numéro de facture / projet, il soit plus facile à trouver et je n'ai pas besoin d'ouvrir 2 dossiers pour accéder à mon projet.
Les exemples ci-dessous sont la structure de mes projets de conception graphique; vous devrez probablement ajuster cela selon vos propres préférences. Ma structure de dossiers est un peu différente pour les sites Web; J'aurai un dossier de sauvegarde, un dossier d'image (optimisé), un dossier graphique (calques, vecteurs) et le dossier final contiendra tout ce qui est sur l'hôte (y compris des notes sur les paramètres personnalisés, xml, etc.) De cette façon, je ayez toujours une sorte de sauvegarde prête. Je déplace les fichiers que je modifie dans le dossier de sauvegarde. J'ai généralement besoin de renommer la fin des fichiers ou de les trier dans un dossier avec un numéro pour afficher la version (1-1, 1-2, etc.)
La structure principale du dossier de chaque projet:
- Mon fichier principal est toujours celui du premier niveau. Pas de confusion.
- Je n'écrase pas les fichiers révisés, je garde les fichiers "refusés" dans un dossier séparé, je change plutôt le numéro à la fin du nouveau nom de fichier par exemple. 01-1, 02-1, etc. Le client change parfois d'avis, c'est bon pour ça.
- J'ai un dossier pour les épreuves et les épreuves sont également numérotées. Je garde les preuves refusées pour référence
- Le dossier des fichiers finaux contient les derniers fichiers finaux. De cette façon, lorsqu'un client demande de renvoyer la finale, il est bien identifié et facile de trouver la dernière version
- Je garde toujours toutes les communications et les images originales (et leur basse résolution d'origine si j'ai suggéré d'autres images mais ne les ai pas achetées.)
Dénomination des fichiers:
- Je préfère utiliser le même système de numérotation pour mes fichiers importés (graphiques et haute résolution de Photoshop) de cette façon, je sais toujours quelle est la dernière version et à quel projet spécifique elle appartient.
- S'il n'y a aucun changement dans un fichier, je garde le nom du fichier du projet d'origine dont il est issu. Cela évite beaucoup de liens erronés pour avoir des noms précis comme celui-ci aussi.
- Je garde les fichiers de calques dans un dossier séparé (j'aime aplatir mon .psd et importer des .eps dans le logiciel de publication)
- J'utilise toujours des extensions
- Si j'ai besoin de réviser un fichier final, je renommerai simplement la fin du fichier final "v2, v3, etc."
Emails
Toute ma communication par e-mail commence clairement par une structure comme celle-ci, donc c'est facile à suivre:
- 01 PROOF - Nom du projet ici
- 02 PREUVE - Nom du projet ici
- DOSSIERS FINAUX - Nom du projet ici
- FINAL FILES v2 - Nom du projet ici
- etc.
Les archives
Le dossier de chaque projet est envoyé dans le dossier d'un client avec son nom
Et j'archive sur 2 sauvegardes externes sur différents disques durs (une sauvegarde et une sauvegarde d'une sauvegarde.) Je change ces HD tous les 3-4 ans pour de nouvelles.
Journal
Je n'ai pas vraiment besoin d'utiliser un journal; Je peux simplement utiliser mon logiciel de comptabilité ou de facturation pour les journaux et y rechercher si j'ai besoin de quelque chose (par exemple, FreshBooks, Quickbooks, etc.) Tous les détails sont là et correspondent aux noms de mes projets.